Se préparer à la transition digitale
La crise du Coronavirus a forcé beaucoup d’entreprises à revoir leurs méthodes de travail et à passer à un télétravail “forcé”. Cette situation et cette nouvelle organisation a forcément un impact sur le processus d’achats des entreprises. L’adoption de nouveaux outils numériques, bien que pleine d’avantages, nécessite un changement de l’organisation de travail. Ce qui peut faire peur à certains employés.
Dans ces situations de changement, il est utile de rappeler le but recherché et les avantages de cette transformation à distance. Par exemple la numérisation des documents vers le cloud supprime les piles de paperasses sur les bureaux. Une meilleure communication améliore la collaboration interne et renforce les relations professionnelles. Les différentes parties d’une entreprise doivent pouvoir collaborer à n’importe quel moment, pouvoir connaitre et pouvoir négocier avec les différents fournisseurs.
La transition digitale du travail s’accompagne en plusieurs étapes. Commencez par définir un processus concis et facile à suivre par votre équipe, afin de préparer leur état d’esprit. Communiquez sur les nouvelles stratégies mises en place et instaurez un climat de confiance au sein de l’équipe afin que les collaborateurs se sentent à l’aise avec ce changement. Enfin, adoptez une pensée positive afin de la transmettre à votre équipe pour la maintenir motivée et productive ! Dans cet article, retrouvez nos conseils pour mener à bien ces étapes et lisser la transition vers le digital pour mettre en place le travail à distance de vos collaborateurs.
Sommaire
Communiquer sur les nouvelles stratégies
La résistance au changement peut être le fruit d’explications ou d’attentes peu claires. Lors de l’introduction d’un nouveau processus ou d’une nouvelle technologie, il faut clairement définir chaque étape de cette transition. C’est indispensable de la cadrer pour mieux accompagner et inciter les employés à bien effectuer leurs missions. Les processus permettent en effet de maîtriser les risques et d’assurer la continuité d’une nouvelle méthode de travail.
La première étape essentielle à la mise en place du travail à distance est de recueillir les besoins et inquiétudes des salariés. Cela peut se faire via des questionnaires, des enquêtes personnalisées, des rencontres avec les délégués du personnel, des entretiens personnalisés…
Synthétisez le résultat de vos enquêtes pour expliquer quelles raisons ont motivé ces nouvelles stratégies et communiquez clairement dessus. Vos équipes se sentiront ainsi écoutées et considérées, car elles auront participé à la conception de cette stratégie.
Ensuite, il faut définir le cadre du projet. Il peut être formalisé par un document comme une charte de télétravail qui définit les modalités du projet : Quel rythme de télétravail mette en place ? Quels outils mettre en place ? Comment suivre l’activité des personnes à distance ?
Vous l’aurez compris, un changement soulève de nombreuses questions auxquelles il faut répondre en amont pour rassurer et instaurer un climat de confiance entre tous les collaborateurs. La situation sanitaire et économique actuelle n’est pas vraiment joyeuse, à vous de prendre le contre-pied et mettre à l’aise votre équipe afin de bâtir le socle de sa productivité !
Instaurer la confiance
Certaines personnes ont peur du changement et de l’adoption de nouvelles méthodes de travail. Et c’est normal car c’est une réaction humaine. Vous devez offrir à vos collaborateurs un espace sûr pour exprimer leurs opinions et leurs craintes afin de renforcer un sentiment de confiance et de transparence au cours de la mise en place du nouveau processus.
Le télétravail est basé sur la confiance, facteur qui ne peut pas être mesuré. Pour fonctionner la confiance doit être mutuelle. Un manager qui n’a pas la confiance de ses équipes aura peu de chance de réaliser ses objectifs. C’est évident au bureau mais ça l’est tout autant, si ce n’est davantage, à distance.
Cependant la confiance n’exclut pas le contrôle. Sans qu’il soit question de l’imposer avec excès au risque de créer un environnement contre-productif et instaurer un climat de méfiance. Si les règles sont claires, et les objectifs annoncés au préalable, alors il n’y a aucune raison de ne pas faire confiance à vos employés.
Bien sur de leur côté, les salariés doivent s’inscrire dans une dynamique autonome et d’autodiscipline. À vous de trouver le bon équilibre entre confiance et contrôle. Et de façon réciproque, les managers doivent apprendre à faire confiance à leurs équipes. Le travail repose sur la collaboration des équipes. La confiance est la base d’un bon travail et source de productivité.
Avoir une pensée positive
Une crise est un moment difficile et opportun à la fois. Elle nous offre en effet la chance de pouvoir repenser notre façon de travailler, avec à la clé des avantages aussi bien pour les salariés que pour les employeurs.
Nous vous encourageons à garder une pensée positive, à regarder les opportunités et à profiter des avantages qui en découlent. Certes il y aura des défis pour certaines entreprises qui ne sont pas ou très peu digitalisées, mais nous sommes certains que travailler à distance peut concrètement améliorer la productivité, les performances, l’engagement et la rentabilité de l’entreprise. Encouragez votre équipe à découvrir les avantages induits de cette transition. Prenez le temps de tester de nouvelles solutions, et reconnaissez celles qui fonctionnent afin de les améliorer.
En principe, la majorité des télétravailleurs sont satisfaits de leur nouveau mode de travail. Cependant, l’isolement et la perte d’esprit d’équipe arrivent en tête des préoccupations. L’éloignement du collaborateur de son lieu de travail, même partiellement, ne signifie pas le désintérêt de son bien-être (qu’il soit mental ou physique). La charge mentale, le stresse, les postures de travail, les pratiques alimentaires ou encore le sommeil sont des axes de vigilance à garder à l’esprit du manager.
En bref, encouragez votre équipe et aidez-la à adopter une pensée positive. Soyez à l’écoute et présents pour conseiller vos collaborateurs. Apportez une présence et un intérêt sincère. Leur nouveau lieu de travail fusionné à leur lieu d’habitation, il est aussi de votre devoir de les déconnecter. Cette démarche bienveillante est positive et se fera ressentir ainsi. Mettez en avant les opportunités offertes par cette transition, utilisez les bons outils et faites découvrir un environnement digitalisé à vos collaborateurs !
Pour conclure, la transition numérique peut paraitre difficile de prime abord pour les acteurs d’une entreprise. Grâce à un mélange de nouveaux outils numériques, de processus repensés, de flux de communication améliorés et de bonnes mentalités, une myriade d’opportunités se présente à votre entreprise.
Et cela n’épargne pas la gestion de vos achats. La mise en place d’un logiciel pour digitaliser l’ensemble du processus achat est l’occasion de mettre à profit ces opportunités. Vous pourrez en effet appréhender des petits changements tels qu’un nouveau fournisseur ou une nouvelle politique de paiement. Ou encore des changements plus importants comme la mise en place d’un contrat fournisseur. La communication doit être indispensable sur ce logiciel. Votre équipe doit en effet être familiarisée avec ses décisionnaires, ses fournisseurs et les parties prenantes de vos achats. Mais surtout, vous devez prendre connaissance des bénéfices apportés par le logiciel afin de ne pas perdre de vue la rentabilité de votre entreprise !
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