Comment gagner en efficacité grâce à la dématérialisation des commandes fournisseurs ?
Les attentes des clients internes ainsi que les expériences d’ achat ont considérablement évolué ces-dernières années. À l’origine de ce phénomène, la transformation numérique de notre société portée par de nouvelles habitudes des consommateurs. Or la dématérialisation des commandes en entreprise n’a pas encore suivi cette métamorphose du marché avec aujourd’hui des temps de traitement longs dus à un processus manuel.
Cela crée des ambivalences dans le domaine du « B to B » avec une déresponsabilisation des clients internes qui commandent, et donc achètent, avec le portefeuille de l’entreprise. Les clients internes sont pour beaucoup à l’origine du parcours d’achat. Par conséquent, les entreprises doivent s’adapter pour assurer une transformation digitale de leurs processus de gestion afin d’assurer le traitement des commandes clients internes en accord avec la trésorerie de l’entreprise. La dématérialisation des gestions de commandes entre en jeu, quels en sont les avantages en termes d’efficacité ?
Sommaire
Une gestion transparente des commandes
La procédure de gestion des commandes commence une fois qu’un client interne a passé commande. Elle ne se termine que lorsque la facture est rapprochée avec le bon de commande des articles ou services au préalable bien réceptionnés. La procédure doit être aussi transparente que possible pour les collaborateurs concernés et les données essentielles à la résolution d’un litige facilement accessibles. La gestion des commandes doit, au moyen d’une solution de dématérialisation, rendre l’ensemble du processus fluide à tous les niveaux. Elle doit également être irréprochable, de préférence automatisée, de façon à avoir une gestion efficace ses factures fournisseurs.
Avec le système traditionnel, le client interne est souvent confronté à un contretemps ou à une perturbation de l’expérience d’achat globale. De ce fait, il se peut qu’il subisse des temps de traitement longs au détriment de sa productivité. De plus le risque d’erreurs est accru. Le coût de passation de commande se retrouve ainsi alourdi. Sans une dématérialisation efficace de la gestion des commandes, on risque de créer des rouages dans l’organisation de l’entreprise.
Une gestion centralisée
De nos jours, les collaborateurs souhaitent être informés à chaque étape de leur parcours d’achat avec :
- Des notifications régulières,
- Un suivi efficace et rapide,
- Des alertes sur la livraison ou la réception des marchandises.
Sans une solution de gestion des commandes efficace, les risques d’erreurs sont plus nombreux. Elle doit compiler les bonnes informations et concentrer les données en un seul endroit, facilement accessibles.
Grâce à la dématérialisation complète du processus de gestion des commandes, on peut profiter d’un système centralisé. Toutes les informations relatives aux commandes et aux fournisseurs se trouvent en un seul endroit, ce qui permet à chaque membre d’un service d’être bien informé sur l’état d’avancement d’un dossier. Grâce à une vue complète des canaux et des centres de traitement des commandes, un collaborateur peut répondre à la moindre information qu’il s’agisse du besoin, de la livraison / réception ou même des annulations.
La dématérialisation entraîne une réduction drastique du volume des appels ou demandes internes, car les clients internes peuvent suivre l’état de leur commande directement en ligne. Cette centralisation ainsi que la transparence des informations aide également à améliorer le service client dans le cas d’achat revente. Elle facilite également le travail d’un audit fournisseur, car la piste d’audit fiable est assurée via la traçabilité des actions par exemple.
Un temps de traitement optimisé
Le traitement manuel est encore de mise dans beaucoup de petites et moyennes entreprises (PME). La mise en œuvre de ce procédé prend alors des proportions trop longues comparées à ce qu’elles pourraient l’être grâce aux bénéfices de la digitalisation. Et ce, même lorsque l’entreprise est en partie numérisée avec divers outils. En effet, multiplier les outils sans qu’ils soient connectés augmente le risque d’erreur. L’enjeu des solutions de dématérialisation consiste à interconnecter les outils et viser la productivité. Les clients internes doivent faire face à une multitude de tâches, et ils n’ont pas de temps à perdre sur la prescription, la transmission et la réception des besoins inhérents à la conduite de leur activité. Ils souhaitent que leur commande soit exécutée de la bonne manière, au moment et à l’endroit qui leur conviennent le mieux. Les exigences minimales doivent ainsi être prises en compte dans l’implémentation d’un outil et la mobilité de celui-ci favorisée au moyen idéal d’une application mobile.
La dématérialisation de la gestion des commandes fournisseurs a la possibilité d’offrir aux collaborateurs aujourd’hui toutes les options attendues. Que ce soit de l’expression du besoin facilitée à la validation, jusqu’à la facturation fournisseur et l’étape qui précède celle-ci : la réception. L’objectif est de mettre en place une étendue de moyens qui reste encadrée par une procédure conforme à l’entreprise de manière à convenir à l’ensemble des parties prenantes de la structure.
La maîtrise globale de l’approvisionnement
La taille d’une entreprise ne doit pas limiter les possibilités de croissance. La gestion des stocks est un enjeu pour beaucoup d’entreprises, car une rupture de stock peut être dramatique selon le canal de distribution choisi par les opérateurs économiques. Ainsi connaître son inventaire en direct est incroyablement efficace. Et les ERP le maîtrisent très bien aujourd’hui notamment pour les matières premières.
Un système de gestion des commandes électronique améliore les engagements de dépenses et vient parfaire une organisation, même une petite entreprise. Les collaborateurs peuvent voir en temps réel l’avancement de leur chaîne d’approvisionnement et peuvent décider des produits ou services à obtenir selon leurs besoins. Il est alors possible de déterminer le moyen le plus rapide et le plus rentable de livrer les produits aux services, voire les clients.
Contrôler plus finement la gestion des fournisseurs et identifier quels articles doivent être approvisionnés, sur quel canal et en quelle quantité est un avantage. Cela aide à établir des priorités entre les canaux afin de s’aligner sur la demande et augmenter les marges.
Actuellement, investir dans un nouveau système est une question de complexité des réseaux et non de taille de l’entreprise. Quand on a plusieurs magasins, une entreprise multi établissements ou même plusieurs canaux de distribution, la dématérialisation des gestions de commandes s’impose. Contactez Weproc afin de profiter des avantages d’un système efficace. Il offrira une expérience transparente et directe à vos collaborateurs.
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Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.