Le memento du jeune acheteur

La première mission dans le Métier d’Acheteur lors de son arrivée en entreprise est de réussir sa prise de fonction via son adaptation dans ce nouvel environnement. Comprendre et analyser l’histoire de l’entreprise, son identité, son équipe, sa stratégie… Toutes ces informations permettent à l’acheteur de cerner au mieux les attentes de ses supérieurs et donc de pouvoir remplir ses missions.

Retrouvez dans ce memento, toutes les questions à ne pas oublier pour réussir votre insertion. Réussissez votre prise de poste d’acheteur ou responsable achat et surprenez votre direction générale par votre professionnalisme ! ✅

1- La connaissance de l’entreprise et de ses rouages

Lorsque l’on entre dans une entreprise, il est important de connaitre son identité et son fonctionnement. La composante humaine, les équipes, les objectifs et engagements. Une bonne insertion passe par une maîtrise de la culture de l’entreprise. 🏆

• Quelle est la politique de l’entreprise à court, moyen et long terme ?
• Quels sont les objectifs de l’entreprise à court moyen et long terme ?
• Quelle est la stratégie globale de l’entreprise ?
• Quel est l’organigramme est comment est-il composé ? Qui sont les clients internes ?
• Quelles sont les différentes instances ? Comités ?
• Le glossaire des sigles et acronymes de la société existe-t-il ?
• La Charte Sociale (Responsabilité Sociale, sociétale et Environnementale) est-elle prise en compte ?

2- La politique et les stratégies achats

Assurez-vous de bien connaître la politique d’achat actuelle de façon à adopter les bonnes stratégies. Vous aurez ainsi la garantie que vos missions sont en accord avec les valeurs de l’entreprise.

• Quelle est la politique d’achats à court moyen et long terme ?
• Est-elle connue par tous les acheteurs et par les clients internes ?
• Quelles sont les stratégies achats et les tactiques courantes employées ?
• Quel est le taux de couverture digital des achats ?
• Quelle est la vision de la direction des achats ?
• Quelle est la politique de stocks de l’entreprise ?

3- L’organisation achats

Comprendre l’organisation des achats de son entreprise, c’est comprendre ses missions en tant qu’acheteur et les processus/outils que vous allez devoir utiliser lors de vos missions. Assurez-vous de maîtriser cette composante pour viser la performance achat. 🎯

• Quels sont les principes généraux de l’organisation achat ?
• Comment est composée la direction achat  ?
• L’organisation des achats comprend-elle les achats et les approvisionnements ?
• Quels sont les enjeux achats pour l’entreprise ?
  • La part achats par rapport au chiffre d’affaires ?
  • La part achats production et achats hors production par rapport aux achats totaux ?
  • Les approvisionnements sont-ils sécurisés ?
• Quelles sont les relations du service achats avec les autres services ?
• Quels sont les freins et opportunités en termes de solutions informatiques et de ressources ?
• Une démarche de progrès est-elle initiée ?
• Quels sont les objectifs annuels ou trimestriels ?

4- Processus et procédure achats

Comprendre l’organisation de l’entreprise, ses processus et ses procédures vous aide à appréhender et à cerner les attentes liées à votre métier d’ acheteur. Qu’importe le secteur d’ activité, la gestion des achats est une composante intrinsèque de l’entreprise.

• Le processus achat est-il défini ?
• Les procédures achats existent-elles ? Sont-elles connues et appliquées ?
• Quel est le processus de passation des commandes ?
• Qui participe à la rédaction du cahier des charges ?
• La procédure d’utilisation des appels d’offres ou des consultations est-elle définie ?
• La mise en concurrence fait-elle l’objet d’une procédure détaillée et suivie ?
• Quel est le processus de sélection des fournisseurs et d’attribution des commandes ?
• La prévention des risques est-elle prise en compte dans la sélection des fournisseurs ?
• Quelle est la gestion des risques mise en place ?
• Les achats ont-ils été analysés et classés en familles d’achats homogènes ?
• Les achats importants ont-ils été ciblés ? (Pareto – 80/20 et analyse ABC)
• Comment est faite la répartition du portefeuille achats entre les différents acheteurs ?

5- Critères de choix des fournisseurs

Les critères de sélection des fournisseurs sont propres à chaque entreprise. Avant de commencer votre sourcing, vous devez connaitre les critères choisis  pour prendre les bonnes décisions et mener à bien vos négociations. 🤝

• Quels sont les critères de sélection fournisseurs ? (Qualité, Coûts, Délais, Risques, Autres)
• Quelles sont les pratiques dans l’entreprise ?
  • Utilisation exclusive du panel ?
  • Mise en concurrence hors panel ?
• Quels sont les leviers de gain utilisés dans l’entreprise ?

6- Relations fournisseurs-prescripteurs 

Vous devez vous renseigner sur les relations présentes entre les fournisseurs partenaires et votre entreprise afin de comprendre l’approche que vous allez adopter lors de votre rencontre et de la négociation. Les contrats fournisseurs doivent également être connus avec attention.

• Des relations fournisseurs / prescripteurs existent-elles ? (formelles/ informelles, politiques, historiques)
• Ces relations sont-elles susceptibles de fausser le jeu de la concurrence ?
• Avez-vous accès à tous les contrats-cadres de votre entreprise ?
• Existe-t-il une procédure à suivre pour négocier avec vos fournisseurs ?

La prise de poste est une étape importante et exige des facultés d’adaptation. Vous allez devoir vous posez les bonnes questions afin de recueillir un maximum d’informations et ainsi mieux cerner les enjeux de votre nouvelle entreprise. Grâce à ce memento, soyez sûr.e de ne rien oublier et retrouvez les grands points à analyser pour optimiser votre insertion dans un service Achats. Vous avez désormais les clés pour prendre de la hauteur et faire de votre prise de poste un véritable succès ! 🏆

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Louis LANGUENOU

Ancien Directeur des achats de plusieurs entreprises internationales, Louis Languenou a notamment managé les achats de 5 usines dans le monde. Il exerce depuis 15 ans le métier de consultant en organisation achats et il est, en parallèle, formateur en France et en Afrique dans le domaine des achats ainsi qu’au sein d’écoles supérieures.