Gestion des dépenses en temps de récession : les clés de la réussite

Dans le climat économique incertain d’aujourd’hui, il est plus important que jamais que les entreprises soient proactives pour se préparer à d’éventuels ralentissements. Une façon d’y parvenir consiste à gérer efficacement les dépenses.

La pandémie, la guerre, la flambées des prix des matières premières, mais également le prix des énergies qui ne font que monter … sans oublier les problèmes d’approvisionnements et les livraisons qui s’étirent à n’en plus finir …Autant de problèmes qui peuvent vous pousser à chercher des solutions quant à la maîtrise de vos dépenses.

La gestion des dépenses représente le processus de contrôle et d’optimisation des dépenses de l’entreprise, depuis les achats jusqu’à la gestion des factures. En mettant en œuvre une solide stratégie de gestion des dépenses, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs coûts, mais également accroître leur efficacité et améliorer leurs performances globales.

Dans cet article, nous aborderons les principaux moyens par lesquels la gestion des dépenses peut aider à protéger votre entreprise contre la récession et vous fournir un avantage concurrentiel. Vous avez les questions, Weproc a les réponses !

Qu’est-ce qu’une récession économique ?

Une récession économique se définit généralement comme une période de ralentissement de la croissance économique caractérisée par une baisse de la production, de l’emploi et des revenus. Cette situation est souvent liée à une diminution de la demande des consommateurs et des entreprises pour les biens et services. Chaque maillon de la chaîne d’approvisionnement est impacté, et se répercute également sur les entreprises qui en découlent : fournisseurs, transporteurs…

Dans le contexte des achats en entreprise, la récession peut entraîner une baisse de la demande pour les produits et services, ce qui peut avoir un impact négatif sur les ventes et les bénéfices des entreprises. Les entreprises peuvent également réduire leurs achats pour maintenir ou éviter une perte de pouvoir d’achat, ce qui peut affecter négativement les fournisseurs et les fabricants.

Le taux de croissance de l’entreprise étant en baisse, cela impacte directement ses fournisseurs et partenaires. En conséquence, les entreprises doivent souvent adopter des stratégies d’achat et de gestion des dépenses pour naviguer à travers une période de crise économique.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses ?

Le but fondamental de la gestion des dépenses est d’améliorer constamment les dépenses d’une organisation. Contrairement à la réduction des coûts – qui comprend souvent des licenciements, des réductions d’effectifs et d’autres mesures drastiques – la gestion des dépenses vise à atténuer les risques financiers tout en tenant compte des priorités plus larges de l’organisation.

De plus, une prévision précise des dépenses a un impact direct sur votre rentabilité future.

Les entreprises sont souvent confrontées à des obstacles à une gestion adéquate des dépenses, notamment des processus complexes, une vulnérabilité aux erreurs humaines et un manque de visibilité des données.

Pour ces raisons, la gestion des dépenses est mieux exécutée avec l’aide d’un logiciel de gestion des dépenses. Weproc rationalise les dépenses pour beaucoup d’entreprises, les aidant à prendre des décisions plus intelligentes en matière de gestion des achats, à automatiser les flux de travail, à gérer les fournisseurs, et plus encore.

Parce que la gestion des dépenses devient de plus en plus axée sur la technologie, les organisations peuvent automatiser les processus de facturation, de paiement, de contrats, d’approvisionnement et obtenir des données en temps réel sur les opportunités. Cela contraste avec les processus traditionnels, qui impliquent généralement une analyse d’approvisionnement trimestrielle ou annuelle.

D’autre part, la réduction des coûts est encore une approche assez manuelle, et elle est souvent à court terme face à une baisse d’activité. Par exemple, une réduction excessive des coûts sous forme de licenciements est risquée, car elle peut entraîner une pénurie de main-d’œuvre à l’avenir lorsque l’entreprise rebondit et reprend une forte croissance.

De même, la fermeture de branches d’une organisation au nom de la réduction des coûts peut la rendre incapable de gérer la production lorsque l’environnement économique s’améliore. Sans parler du fait que le licenciement de salariés entraîne souvent d’autres frais, tels que des indemnités de départ, des coûts de réembauche et des prestations de chômage.

Mais face à une éventuelle période de récession, bon nombre de nos clients ont exprimé leur préoccupation quant à la rentabilité et à la force financière globale de leur organisation. En général, la réduction des coûts en période d’incertitude économique n’est pas nécessairement la réponse.

En fait, de nombreux clients ont été surpris par le retour sur investissement que procure la gestion des dépenses.

Actions à mettre en place pour maîtriser vos dépenses en temps de récession

Dans une période de récession économique, il est essentiel pour les entreprises de maîtriser leurs dépenses afin de garantir leur survie. Pour y parvenir, des actions spécifiques peuvent être mises en place. Nous allons examiner les principales actions à mettre en œuvre pour mieux gérer vos dépenses en temps de récession. En suivant ces conseils pratiques, vous pourrez mieux contrôler vos coûts et améliorer votre trésorerie, ce qui vous permettra de mieux traverser cette période difficile.

Négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs

L’un des moyens les plus efficaces de réduire les coûts et d’améliorer les flux de trésorerie consiste à négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs. En tirant parti de votre pouvoir d’achat et en établissant une position de négociation solide, vous pouvez souvent obtenir des prix et des conditions plus favorables.

Pour y parvenir, les entreprises doivent adopter une approche proactive de la gestion des fournisseurs. Cela comprend la recherche et l’identification de fournisseurs potentiels, l‘évaluation de leurs capacités et de leurs antécédents, et le développement d’une relation de travail solide avec eux.

En établissant une relation avec vos fournisseurs basée sur la confiance et le respect mutuels, vous pouvez créer une situation gagnant-gagnant où les deux parties en bénéficient. En plus de négocier de meilleurs prix, vous pouvez également obtenir des conditions de paiement plus favorables, telles que des délais de paiement prolongés ou des remises pour paiement anticipé.

Rationalisez votre processus d’achat

Un autre aspect clé de la gestion des dépenses est la rationalisation du processus d’achat. En réduisant le temps et les ressources nécessaires à la gestion des achats, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts.

Un moyen efficace d’y parvenir consiste à mettre en place un logiciel de gestion des achats. Cela peut aider à automatiser de nombreux processus manuels impliqués dans les achats, tels que la création de demandes de prix, l’évaluation des offres et la gestion des contrats.

En automatisant ces processus, les entreprises peuvent réduire le risque d’erreurs et d’incohérences, améliorer la précision des données et accroître la transparence. Cela peut aider à garantir que les décisions d’achat sont basées sur des critères objectifs et que les fournisseurs sont sélectionnés en fonction de leur capacité à répondre à vos besoins et exigences spécifiques.

Améliorez votre processus de gestion des factures

Outre les achats, une gestion efficace des dépenses passe également par l’optimisation du processus de gestion des factures. Cela inclut des processus tels que le traitement des factures, l’approbation des factures et le traitement des paiements.

Pour améliorer ces processus, les entreprises devraient envisager de mettre en place un logiciel de pré-comptabilité qui traite automatiquement les factures. Ces outils permettent d’automatiser certaines procédures manuelles liées à la gestion de factures, telles que l’ajout, le stockage, la vérification et la confirmation des informations de facturation et comptables.

Cela peut aider à garantir que les factures sont traitées rapidement et avec précision, et que les paiements sont effectués à temps et conformément aux conditions contractuelles.

Surveillez et contrôlez vos dépenses

Enfin, l’un des aspects les plus importants de la gestion des dépenses est le suivi et le contrôle de vos dépenses. Cela implique de suivre vos dépenses en temps réel, d’analyser les habitudes de dépenses et d’identifier les domaines à améliorer.

Pour y parvenir, les entreprises doivent mettre en place un logiciel de gestion des dépenses. Ceci peut être utile pour obtenir des renseignements précieux sur les habitudes de dépenses, repérer les secteurs dans lesquels il est possible de réduire les coûts et prendre des décisions plus éclairées quant à l’allocation de vos ressources.

En surveillant vos dépenses en temps réel, vous pouvez identifier les problèmes potentiels dès le début et prendre des mesures correctives avant qu’ils ne s’aggravent. Cela peut aider à garantir que votre entreprise reste agile et adaptable, et qu’elle est capable de résister à toute tempête économique.

Avantages à mettre en place un système de gestion des dépenses en période de récession

Les entreprises qui réussissent à maîtriser leurs coûts sont celles qui sont les plus susceptibles de traverser la crise financière avec succès. Cela est d’autant plus vrai aujourd’hui, alors que les entreprises doivent faire face à une incertitude économique accrue en raison de la pandémie de COVID-19.  Notre équipe vous a résumé les 4 principaux avantages à mettre en place un logiciel de gestion des dépenses :

Votre flux de trésorerie est amélioré

L’amélioration des flux de trésorerie est l’un des principaux avantages d’une gestion efficace des dépenses. En mettant en œuvre une stratégie de gestion des dépenses, les entreprises peuvent mieux surveiller et contrôler leurs dépenses, en s’assurant que l’argent est utilisé de manière efficace et efficiente.

Par exemple, en négociant de meilleurs prix avec les fournisseurs, les entreprises peuvent réduire leurs coûts globaux et améliorer leur résultat net. De plus, en optimisant les processus de paiement et en réduisant les délais de traitement des factures, les entreprises peuvent libérer de l’argent et améliorer leur liquidité globale.

Gestion des dépenses efficace

Un autre avantage d’une gestion efficace des dépenses est une efficacité accrue. En automatisant les processus manuels et en rationalisant les workflows, les entreprises peuvent réduire le temps et les ressources nécessaires à la gestion des dépenses.

Les entreprises peuvent automatiser les processus d’achat et de facturation en utilisant un logiciel de gestion des dépenses, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et réduisant le risque d’erreurs. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également d’assurer l’exactitude et la cohérence de la gestion des dépenses.

Une meilleure prise de décision

Une gestion efficace des dépenses peut également fournir aux entreprises des informations et des données précieuses qui peuvent permettre de prendre de meilleures décisions. En suivant les dépenses et en analysant les habitudes de dépenses, les entreprises peuvent identifier les domaines à améliorer.

En analysant les données sur les dépenses, les entreprises peuvent identifier les domaines dans lesquels elles peuvent dépenser trop et prendre des mesures pour réduire les coûts. Ils peuvent également identifier les domaines dans lesquels ils pourraient sous-investir et prendre des mesures pour allouer les ressources plus efficacement.

De meilleures relations avec vos fournisseurs

Enfin, une gestion efficace des dépenses peut également contribuer à améliorer les relations avec les fournisseurs. En négociant de meilleurs prix et en établissant des processus de paiement plus efficaces, les entreprises peuvent établir des relations plus solides avec leurs fournisseurs, ce qui peut finalement conduire à un meilleur service et à des conditions plus favorables.

Une gestion efficace des dépenses est un levier essentiel pour les entreprises qui cherchent à protéger leurs opérations contre la récession et à réussir à long terme. En négociant de meilleurs prix avec les fournisseurs, en rationalisant votre processus d’achat, en améliorant votre processus de gestion des factures et en surveillant et contrôlant vos dépenses, vous pouvez garder un avantage concurrentiel et vous positionner pour la croissance dans n’importe quel climat économique.

Weproc et la gestion des dépenses

Chez Weproc, nous proposons une gamme de solutions de gestion des dépenses qui peuvent aider votre entreprise à atteindre ces objectifs. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à protéger votre entreprise contre la récession et à réussir à long terme.