Les 5 étapes d’utilisation d’un logiciel de gestion achats dans le secteur de la fabrication industrielle.

Dans le secteur de la fabrication industrielle, des achats sont à faire. Pourtant, l’approvisionnement est chronophage et génère parfois du stress. C’est là que réside tout l’intérêt de l’usage d’un logiciel de gestion des achats. Comme son nom le laisse clairement entendre, il s’agit d’un outil qui vous permet de gérer efficacement vos achats. Dans le but de vous aider, découvrez dans ce présent article les étapes d’utilisation d’un logiciel de gestion des achats.

1. Comprendre le fonctionnement du logiciel

Avant toute chose, il convient de reconnaître que nombreux sont les logiciels de gestion des achats qui  peuvent être utilisés dans le monde de la fabrication industrielle. Ils ne possèdent bien évidemment pas le même mode d’utilisation. Afin de pouvoir se servir de l’outil comme il se doit, il est nécessaire de commencer par comprendre ses fonctionnalités. En règle générale, cet outil permet :

• La gestion des factures et paiement ce qui vous permet de rentrer les factures dans le logiciel. C’est bien évidemment le cas de celles à régler ou déjà réglées. Un suivi de paiement peut également être fait. C’est cette catégorie qui vous offre la possibilité de faire un réel contrôle de budget.
• La gestion des commandes qui vous offre l’avantage de suivre en temps réel la commande en cours. Le logiciel peut faire office d’un tableau de bord excellemment bien détaillé. L’outil vous permet également de bien faire le suivi des réceptions des commandes.
• La gestion des fournisseurs vous offre la possibilité d’avoir, réunis en un même endroit, toutes les données dont vous souhaitez disposer. C’est donc la meilleure façon pour assurer la digitalisation des achats par secteur.

De nombreuses autres fonctionnalités peuvent se présenter pour un logiciel d’achat. Cela diffère d’un outil à un autre. Il est donc préférable de toujours  connaître le logiciel de gestion d’achat que vous avez choisi afin de tirer profit de tous ses avantages.

2. Gérer les achats

Afin de pouvoir gérer les achats sur votre logiciel, il faut tout d’abord y ajouter un achat. Pour cela, rien de compliqué. Vous n’avez qu’à vous rendre sur le tableau de bord  et de trouver la mention « Achats ». Vous devez par la suite mentionner la date à laquelle l’achat a été effectué. D’autres informations doivent également être mentionnées afin que les données soient bien précises. Plus les informations sont claires, plus il vous est facile de gérer votre achat. N’oubliez pas de les enregistrer !

Sachez qu’il vous est possible de le faire par type. Pour cela, vous devez créer des catégories. Il est nécessaire de les renommer en fonction du type d’achat que vous avez fait. Aussi, vous devez être précis dans les informations que vous mentionnez.

Il vous est possible de modifier l’état de l’achat en cas de changement. Dans la plupart des cas, le module Achats dispose d’une icône Modifier sur lequel vous allez devoir cliquer. Pour que la modification soit faite, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer. Les informations de l’achat peuvent être modifiées selon vos besoins. L’achat peut également être supprimé si besoin. Pour cela, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône Supprimer.

 

3. Gérer les devis

En principe, un logiciel de gestion d’achats permet de gérer les devis dans l’univers de secteur de fabrication industrielle. Fort heureusement que cette opération est d’une grande facilité. Pour cela, vous devez commencer par remplir les informations qui concernent le client. En règle générale, cela se fait de la même façon que la création d’une facture. Ainsi, vous devez entrer des informations comme le nom, le contact, l’adresse, etc.  Il vous est même possible d’ajouter une adresse de livraison.

Comme pour l’achat, vous pouvez en toute facilité modifier les options du devis. Il est possible de changer l’interlocuteur, la date de validité ainsi que le modèle du document lui-même. Certains logiciels de gestion d’achat vous offrent l’atout de définir les modalités de paiement. D’ailleurs, c’est la meilleure façon d’être  clair avec vos clients. Dans le devis, vous devez mentionner les moyens de paiement que ces derniers peuvent faire. 

L’édition d’un devis doit être précédée de l’ajout de documents. Pour cela, vous  avez largement le choix. Il est également recommandé d’ajouter une ligne produite. Cela consiste à la mise en place du nom de ce dernier ainsi que les différentes informations le concernant. Une fois que le devis est bien édité, l’enregistrement n’est pas à oublier. Bien entendu, à tout moment, il vous est possible de changer l’état du devis avant qu’il ne soit livré à vos clients. Sachez que vous pouvez créer un acompte à partir d’un devis. Il est même possible de générer plusieurs acomptes pour un seul devis. Cela peut être pratique notamment dans le secteur du retail.

4. Exporter les achats

Dans le domaine de la fabrication industrielle, tout comme pour le secteur public, les achats peuvent être en grande quantité. Il vous est donc nécessaire de faire une exportation. Effectivement, classer les achats avec le plan comptable ne fait que faciliter la tâche de votre comptable.

Dans certains cas, un paramétrage des types d’achats reste nécessaire. Vous pouvez également compléter le champ de code fournisseur au cas où vous devriez faire l’ajout d’un fournisseur. Vous pouvez joindre au logiciel des  PDF ou des fichiers  Excel qui récapitulent vos achats.

5. Obtenir des informations concernant les achats

Ce qui est intéressant avec les logiciels de gestion d’achat, c’est qu’il vous est possible,  à tout moment, d’obtenir des informations qui concernent l’achat.  Vous pouvez y apercevoir par exemple le montant total des achats ou encore le nombre de factures. Cela se fait en toute rapidité sans avoir à vous casser la tête. 

Le mode d’obtention de ces informations dépend grandement du type de logiciel. Pour cela, il est vivement conseillé de connaître le principe de fonctionnement de ce dernier.

Utiliser un logiciel de gestion d’achat est d’une grande utilité dans le secteur de la fabrication industrielle. Pour bénéficier de tous ses avantages, il est important de bien le choisir. Weproc peut ainsi vous apporter l’aide nécessaire pour gérer au mieux les achats de votre entreprise. C’est une solution efficace pour simplifier les différentes tâches.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.