La réduction du panel fournisseurs

La réduction du panel fournisseurs est une stratégie achats de réduction des coûts avec l’objectif de rationalisation des fournisseurs afin de réaliser des volumes par famille d’achat.

Cet exercice est le plus souvent mené par une direction achat, car des enjeux forts gravitent autour de ce sujet. Sécurisation des matières première, incidence sur les sites de production, rupture de stock. La gestion des fournisseurs est une des premières stratégies d’une entreprise, cette mission doit donc être très réfléchie.

Ainsi, pour savoir comment réduire son panel fournisseurs, il est important de connaître les différentes méthodologies pour obtenir une amélioration des coûts et optimiser ainsi sa rentabilité. 

1 – Les méthodologies de réduction du panel fournisseurs

L’extinction de références

• D’une part, il convient de sortir de l’ERP les références qui n’ont pas été mouvementées depuis plus de X années sauf si la gestion des stocks ou le client interne précise que cette référence est encore nécessaire.
• Une attention particulière est préconisée afin de ne pas oublier l’étude d’autres références livrées à l’entreprise par ce même fournisseur, ce qui pourrait compromettre la suppression du fournisseur.
• Les références avec de très faibles mouvements. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier avec la logistique d’exploitation et l’après-vente, ceci afin de faire une idée des quantités nécessaires avant son extinction. Le cas échéant, il faudra constituer un stock d’extinction.

Le passage d’un fournisseur de rang 1 à rang 2

Il s’agit de faire gérer un fournisseur par un autre fournisseur. Le fournisseur éliminé devient par conséquent fournisseur (rang 2) du fournisseur de rang 1. Il s’agit alors dans les faits d’un transfert de gestion.

Il faut toujours s’assurer que le fournisseur de rang 1 a compris ce qui lui a été demandé : il ne s’agit pas d’une gestion administrative (passage de commande et refacturation). Le fournisseur de rang 1 est également garant du fournisseur de rang 2 et par conséquent en est responsable.

Les coûts de gestion approchent généralement 10% du chiffre d’affaires fait avec le fournisseur de rang 2. Mais globalement en diminuant tous les frais de gestion d’un fournisseur la perte sera très faible, voire nulle.

Le resourcing

L’idéal reste de traiter plusieurs fournisseurs à la fois, afin de faire jouer l’effet volume bien que l’on parle généralement dans ce cas de petites séries. Il est conseillé de ressourcer chez un fournisseur déjà au panel, mais ce n’est pas une nécessité : rentrer un fournisseur au panel peut être intéressant s’il permet la suppression de plusieurs autres. Dans tous les cas ne sous-estimez pas la logique industrielle !

Cette méthodologie peut être très lourde, notamment lors du transfert de pièces techniques : déplacement d’outillages, réalisation de stocks de sécurité, audit du nouveau fournisseur, présentation d’échantillons initiaux représentatifs de la série, validation des produits en interne.

2 – Les outils à utiliser

Les tableaux de bord

Ce sont des outils indispensables à la réussite du projet. Il s’agit avant tout d’une mission de pilotage, il est donc impératif d’avoir à la fois une vision globale et synthétique du travail déjà fait et des tâches à venir eu égard au grand nombre de fournisseurs (parfois plusieurs centaines) et de références (de quelques centaines à plusieurs milliers).

 Un tableau de bord fournisseurs

Ce tableau liste l’ensemble des fournisseurs au panel ainsi que nombre d’informations utiles :

• Chiffre d’affaires
• Métier
• Typologie d’extinction
• Date de sortie du panel prévisionnelle
• Planning…

 Un tableau de bord des références fournisseurs

Ce tableau liste l’ensemble des références des fournisseurs au panel ainsi que le nombre d’informations utiles :

• Fournisseur
• Désignation produit
• Quantités sur 3 ans
• Prix
• Chiffres d’affaires …

Le reporting

Outil indispensable pour présenter de manière claire, concise et synthétique les résultats mois après mois. Il doit présenter le nombre de fournisseurs, le nombre d’entrées et de sorties du panel fournisseurs mois après mois et par typologie, les objectifs pour le mois suivant, les écarts entre le prévisionnel et la réalisation …

Il est important de se limiter à un nombre restreint de tableaux, la multiplication des bases de données entraînant irrémédiablement l’effet inverse à celui escompté :

• Dispersion de l’information
• Niveaux d’informations différents selon les interlocuteurs
• Saisie fastidieuse …

En conclusion, plusieurs indicateurs facilitent la décision d’une réduction du panel fournisseurs. Une analyse des produits achetés ou encore un audit des sites avec une cartographie des achats bien définie en font partie. Utilisez des outils tels que les tableaux de bord pour centraliser les informations utiles afin d’avoir une vision globale des actions effectuées ou à effectuer.

Une évaluation régulière permet également une synthèse claire des mouvements et doit guider vos relations fournisseurs. D’autres méthodologies on l’a vu peuvent aider à réduire votre gestion comme la délégation d’un fournisseur à un autre.

Pour bien être effectuée, cette mission d’un service achat ou d’une direction, doit être complétée avec une évaluation des enjeux et risques de la rationalisation d’un panel fournisseur.

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Louis LANGUENOU

Ancien Directeur des achats de plusieurs entreprises internationales, Louis Languenou a notamment managé les achats de 5 usines dans le monde. Il exerce depuis 15 ans le métier de consultant en organisation achats et il est, en parallèle, formateur en France et en Afrique dans le domaine des achats ainsi qu’au sein d’écoles supérieures.