Les étapes pour réaliser un Audit Qualité
Un audit qualité est un processus méthodique, distinct et documenté fondé sur des preuves et observations pour évaluer objectivement la conformité d’un système aux normes qualités (Par exemple : ISO 9001). La personne en charge de l’audit (l’auditeur) apporte une analyse grâce à un œil neutre et impartial pour détecter les non-conformités afin de permettre la mise en place, par la suite, d’actions correctives par l’entreprise. La préparation, la mise en œuvre et le rapport d’audit sont les 3 étapes clés pour bien comprendre de manière simplifiée le travail d’un auditeur.
En guise d’exemple : l’audit fournisseurs représente l’un des 3 types d’audits réalisés dans le cadre de la surveillance Qualité. Il permet d’évaluer la performance des fournisseurs ou prestataires externes au regard des exigences client et règlementaires. Ceci permet en effet d’évaluer la conformité des produits et process et de détecter des risques dans les processus du fournisseur. Dans la contractualisation avec le prestataire externe, l’audit sera alors un élément de décision.
Sommaire
Préparation et planification
Il y a une phase de préparation et de planification pour mener un audit Qualité. Notamment, définir les objectifs et les besoins pour effectuer l’audit : les processus à auditer, la localisation, le périmètre et la période souhaitée. À partir de ces informations, l’auditeur élabore un plan d’audit qu’il transmettra à l’entreprise auditée qui pourra, si elle le souhaite, le refuser et/ou le modifier. Auquel cas l’auditeur proposera un nouveau plan d’audit jusqu’à ce que l’entreprise accepte le plan proposé. Le plan d’audit tient compte du contexte actuel de la structure par exemple : nouvelles activités, nouveau périmètre, changements d’organisation, etc.
Finalement, c’est le résultat d’un échange entre l’auditeur et l’audité qui aboutira à la proposition du plan d’audit par l’auditeur en tenant compte du contexte actuel et des nouveautés dans le périmètre analysé.
Mise en œuvre
Une fois le plan d’audit accepté par les deux parties, l’audit peut démarrer en suivant le plan initialement signé en commençant par une réunion d’ouverture. La réunion d’ouverture est organisée afin d’expliquer et de mettre en avant l’enjeu de l’Audit.
Elle vise à créer un environnement de confiance en rassemblant les acteurs impliqués dans l’audit. Les auditeurs et les différentes personnes concernées par l’audit assisteront à la réunion d’ouverture.
Observations
Cette étape permet de savoir si les normes et procédures applicables sont connues et bien appliquées par le personnel audité. C’est une phase de terrain puisque c’est une méthode d’observation d’activités et des modes de fonctionnement au regard des référentiels applicables.
Questionnement
Les auditeurs peuvent mener des entretiens avec les employés de l’entreprise. C’est un excellent moyen d’évaluer la compréhension, la connaissance et la bonne application des procédures. En fait, les examinateurs peuvent remplir un formulaire pour chaque fonction exercée et peuvent recueillir, analyser et utiliser ces informations.
Admettons que plusieurs collaborateurs du même service se contredisent dans la manière dont ils effectuent les tâches qui leurs sont données. L’auditeur comprendra donc rapidement que les procédures n’ont pas été assimilées de la même manière par l’ensemble des personnes auditées.
Analyse de documents
Cette méthode se base sur les examens de documents écrits en analysant les pratiques déjà existantes de la société.
L’auditeur peut accéder aux indicateurs de performance, aux registres des réclamations clients et même aux rapports d’audit précédents afin d’avoir une base documentaire solide.
L’objectif est, grâce à ses 3 méthodes d’évaluer la conformité aux nouvelles normes applicables et aux processus de l’entreprise.
Une fois l’audit terrain terminé, une nouvelle réunion, appelée réunion de clôture, est organisée. La réunion de clôture permet de mettre en avant l’état actuel de la structure audité et de tirer des conclusions de l’audit. Cette étape compare les informations recueillies précédemment aux critères du référentiel de l’audit définis au moment de la préparation. L’auditeur présente les points faibles et les axes d’améliorations sans oublier de mentionner les points forts en matière de référentiels applicables.
À noter que son rôle n’est pas de proposer ou de donner des recommandations à l’entreprise mais bien d’évaluer de manière objective grâce à des faits la conformité à des critères d’audit.
Rapport d’audit
L’auditeur rédige un rapport d’audit en y décrivant les résultats, les conclusions ainsi que les observations. Il y décrit le nombre de non-conformités observées et les possibilités d’amélioration. Le rapport d’audit est basé sur une période et un lieu donné donc le rapport d’audit de l’année N ne sera pas le même que celui de l’année N-1.
C’est pourquoi il est important pour une entreprise soucieuse de sa performance de mener régulièrement des audits afin de rendre le système conforme aux nouveautés définis par un référentiel qualité.
Il est important d’ajouter que l’auditeur mentionne dans son rapport ce qui est déjà conforme et bien avancé en matière de référentiel qualité au sein de la structure analysée. L’objectif n’étant pas seulement de relever les défaillances mais aussi d’assurer l’ensemble du travail qualité effectué antérieurement.
Article rédigé par Aqceptance, Conseil et Expertise en Qualité & Management de Projets
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