Comment la digitalisation des achats réduit les couts cachés ?
Ces dernières années, la digitalisation a pris une place importante au sein des entreprises, quelles que soient leurs tailles et leurs secteurs d’activités. Ses effets positifs ne sont plus à débattre tant ils participent à l’optimisation des coûts de structure d’une organisation. La digitalisation des achats présente également de nombreux avantages car, en plus de générer des économiques d’échelles, elle participe activement à la diminution des coûts cachés. Mais quels sont-ils ? Et comment une solution de gestion innovante permet de réduire la majorité des coûts cachés jusqu’à présent insoupçonnés ?
Sommaire
Les différentes méthodes de digitalisation
Avant d’entrer dans le vif du sujet, faisons un petit rappel de ce qu’on appelle la digitalisation. Il s’agit d’une méthode qui offre la possibilité de transformer un processus ou une tâche au moyen d’un outil digital dans le but d’optimiser la rapidité, le gain, la sécurité et la qualité dans une entreprise. Actuellement, différents domaines ont été recomposés par le digital. Parmi eux figurent le mode de transaction, la manière dont nous écoutons de la musique, notre façon de communiquer… Le numérique n’est pas uniquement un ensemble de technologies, d’équipements et d’outils. Il apporte également des changements dans les manières de travailler et de collaborer.
La totalité des services d’une société sont concernés par la digitalisation, et cela qu’il s’agisse d’une TPE, d’une PME ou d’une firme de grande taille. L’utilisation des outils digitaux est globalement acquis pour le service communication, car elle fait partie des méthodes employées par les firmes pour instaurer une culture du digital. Ces outils de communication peuvent être internes ou externes (discussion instantanée, blog, site web, plateforme de discussion interne, newsletter…).
Outre les moyens de communication, de nombreuses entreprises ont également recours à la digitalisation pour améliorer leur productivité. Les outils utilisés pour aboutir à cette fin varient suivant le secteur d’activité de chaque entreprise. La numérisation s’invite également dans la gestion globale de l’entreprise, surtout dans la gestion des achats et dans la réduction des coûts. Les différents services d’une société peuvent très bien adopter la digitalisation en vue de générer des bénéfices et de gagner en efficacité.
La digitalisation pour une réduction de coûts cachés
Les avantages que procure la mise en place de la digitalisation des achats au sein d’une entreprise sont considérables. Divers experts avancent que la stratégie digitale permet une optimisation des coûts. En effet, la digitalisation offre la possibilité d’accroître la performance et l’efficacité et révèle également l’existence des coûts cachés de manière plus rapide. De manière générale, elle permet de piloter les centres de coûts avec des données nouvelles synthétisées sur des tableaux de bord.
La transformation digitale consiste également à automatiser des opérations, ce qui réduit le besoin d’intervention humaine et le risque d’erreur. Cela signifie que l’entreprise aura une réduction des coûts administratifs. Elle permet, par ailleurs, d’optimiser la productivité et le gain financier. Les coûts d’exploitation sont optimisés et mieux, redirigés car la transformation digitale engendre l’amélioration des processus.
Le numérique est aussi un excellent moyen pour une entreprise de recueillir facilement les données des clients ou de son portefeuille fournisseurs. Elle offre ainsi la possibilité de réduire les coûts directs grâce à la gestion des contrats. Les modes de transaction sont également bouleversés par la digitalisation. Le traitement des factures fournisseurs représente un plan d’amélioration énorme pour les entreprises qui ont un volume important. Les achats spot dits achats de classe C sont le plus souvent attractifs d’un point de vue financier, mais leur traitement recèle des coûts indirects comme le coût de passation de commande. Une facture inférieure à 100 € est le plus souvent une facture sur laquelle une entreprise perd de l’argent, car les coûts totaux mis en œuvre pour son traitement sont équivalents.
Un exemple concret basé sur la digitalisation des entreprises
De nombreuses études ont été effectuées pour déterminer les impacts de la digitalisation des directions des achats des entreprises internationales. Cette analyse a abouti à l’obtention de ces quelques chiffres :
- Des coûts de main-d’œuvre réduits de 21 %
- 2 à 3 fois moins d’erreurs de transaction
- Réduction des effectifs affectés au processus d’achat de 29 %
- Un retour sur investissement (ROI) deux fois supérieur
Pour les entreprises qui n’ont pas encore mis en place la digitalisation, il n’est pas encore trop tard. La gestion des transactions en 2021 est encore aux prémices de ce que réserve le marché pour les années à venir. Il vous suffit de garantir la mobilisation et la formation des collaborateurs, ainsi que la transmission des informations nécessaires auprès de chaque employé et des partenaires concernés par la nouvelle organisation pour réussir au mieux ces projets. Le test des outils digitaux est aussi une étape importante dans la mise en place de la digitalisation, et vous ne devez pas non plus oublier l’analyse des résultats de l’introduction de la transformation digitale au sein de votre entreprise.
La transformation digitale est un processus essentiel et indispensable pour la maîtrise des principaux coûts de votre entreprise. Pour ne pas dépenser inutilement votre argent dans l’utilisation de ce système, surtout dans la gestion des achats, il faut vous tourner vers des logiciels achats en SaaS qui proposent une dématérialisation pas à pas. Weproc se propose de vous aider à organiser la digitalisation de votre entreprise. Ce logiciel vous apporte des solutions en termes de gestion d’achats et d’approvisionnement afin de réduire les coûts opérationnels et d’enclencher les leviers vous permettant d’atteindre vos objectifs.
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Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.