E-sourcing ou E-procurement ?
Le recours à des outils informatiques a permis d’améliorer la gestion des achats et les procédures essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Parmi ces outils achats, on peut faire mention de l’e-sourcing et de l’e-procurement. Ces-derniers améliorent le processus achats des entreprises et procurent des indicateurs de performance stratégiques. Pour que ces outils de gestions soient efficaces et génèrent une plus-value dans votre organisation achats, il est essentiel de bien les choisir. Pour y parvenir, nous allons nous attacher à bien les comprendre dans cet article et à passer en revue les critères à définir pour bien les choisir.
Sommaire
Comprendre ce qu’est l’e-procurement et l’e-sourcing
L’e-procurement est le fait de passer par un fournisseur en ligne pour répondre aux besoins d’une entreprise. C’est bien plus pratique que ce qui se fait traditionnellement pour la fonction d’achat en entreprise, c’est-à-dire de manière physique. En effet, cela réduit les centres de coûts pour de l’entreprise et optimise le processus d’achats. De l’autre côté, le fournisseur n’a plus à transiter par diverses personnes pour répondre aux besoins d’achats de ses clients. La commande est claire, conforme à la prescription interne et la facturation électronique assure la rapidité du traitement.
L’e-sourcing est quant à lui l’ensemble des pratiques relatives à la sélection des fournisseurs. Le sourcing, dans le domaine des achats, correspond à la recherche de fournisseurs. Ainsi les solutions de e-sourcing facilitent ces travaux dont l’attention doit être portée sur une multitude de critères. À l’instar de développer des bonnes connaissances du marché fournisseur, ces outils de gestion sécurisent les informations à chercher pour respecter la politique achats de l’entreprise et ses intérêts.
La gestion des achats pour une entreprise comporte plusieurs tâches connexes dont on doit se charger, par exemple :
- Le suivi des évolutions des dépenses,
- L’analyse des informations obtenues pour optimiser la stratégie achat,
- La gestion des contrats fournisseurs et leur négociation,
- La veille du marché fournisseur…
Il existe plusieurs logiciels qui permettent à ce jour d’optimiser ces tâches et d’apporter de la valeur ajoutée à une gestion plus traditionnelle.
La facilité d’utilisation des outils proposés
L’e-procurement, tout comme l’e-sourcing, impliquent l’utilisation de différents outils informatiques. Le rôle du e-procurement est de faciliter la fonction achats d’une entreprise et de la rendre plus optimale. Une plateforme qui vous propose cela, mais avec des outils compliqués et difficiles à utiliser ne remplit pas pleinement son rôle. Il faut donc s’assurer d’être autant à l’aise que possible avec le logiciel d’e-procurement pour que son acquisition soit profitable sur le long terme. Si l’adoption des utilisateurs n’est pas atteinte, vous prenez un risque pour votre société.
Or, c’est justement ce qu’on cherche à éviter. Les mêmes principes s’appliquent à l’e-sourcing et les outils mis à votre disposition ne doivent pas être trop compliqués à prendre en main. En revanche, cela peut être contradictoire avec les solutions proposées par le marché. Par exemple, les logiciels de type ERP sont très performants sur les volets achats. Mais les investissements et temps de déploiement nécessaires sont démesurés au regard des enjeux des petites et moyennes entreprises. Ces solutions sont les plus difficiles à utiliser et vous devrez prévoir un budget formation pour vos collaborateurs ainsi qu’un budget consultants. Plus il y a de fonctionnalités, plus le logiciel risque d’être complexe d’utilisation. C’est pourquoi vous devez mûrir votre réflexion et connaître les fonctionnalités souhaitées, car les outils de type e-procurement ou e-sourcing font souvent largement l’affaire.
Le concept d’IU ou interface utilisateur tient une place importante dans la création de logiciels, autant pour les particuliers que pour les entreprises . L’important est qu’il soit facile à prendre en main, mais aussi agréable. La navigation utilisateur doit être plaisante et le service fluide d’utilisation. Si un logiciel d’e-procurement possède une bonne interface utilisateur, il est plus simple de s’en servir au quotidien. Il en est de même pour les outils d’e-sourcing. De nos jours, avec l’évolution des comportements, cet aspect est essentiel si ce n’est primordial. Veiller au confort pour vos ressources humaines et un environnement de travail ergonome doit se retrouver jusque dans l’utilisation des outils informatiques.
Parmi les points importants, il faut impérativement que les informations cruciales soient bien agencées et qu’on y ait facilement accès. Les différents boutons et autres éléments qui permettent d’utiliser le logiciel doivent également être disposés aux endroits adaptés. Même si un logiciel présente des fonctionnalités intéressantes, cela n’est pas très utile si son interface utilisateur n’est pas optimisée. C’est d’ailleurs pour cela qu’une version démo est proposée aux potentiels acheteurs avant qu’ils ne se décident.
Éviter de faire des dépenses excessives
Pour assurer la qualité de leurs offres, mais aussi pour être rentables, des plateformes d’e-procurement proposent leurs services à des prix variés. Il est essentiel pour vous de bien prendre le temps de comparer les offres disponibles avant de vous décider pour l’une d’entre elles. Par ailleurs, les prix proposés ne sont pas les seuls détails sur lesquels vous devez porter votre attention, la qualité du service compte également pour beaucoup.
Il en est de même pour les outils d’e-sourcing mis à votre disposition. Pour un besoin spécifique, vous pouvez trouver des dizaines de logiciels, chacun ayant ses spécificités et son prix. Il n’est pas nécessaire de se hâter, et au contraire, vous devez bien prendre votre temps pour évaluer le produit avant de vous décider pour son achat. Généralement ces solutions SaaS assurent la mise à jour de leur service dans leur prix ce qui est un élément différenciant face à d’autres logiciels plus traditionnels.
Avec les bons outils d’e-sourcing et d’e-procurement, vous pouvez être sûrs de réunir les conditions favorables à une optimisation de votre processus achats, et il tient à vous de faire les bons choix pour cela. Avec Weproc, offrez-vous l’opportunité de prendre les meilleures décisions possibles et les plus avisées pour la fonction achats de votre activité entreprise.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.