Digitaliser ses achats avec un logiciel de gestion

Certaines entreprises se contentent de se servir d’un système de gestion obsolète. Malheureusement, cela peut entraver le développement des activités. Choisir un excellent logiciel de gestion des achats s’avère déterminant pour les entreprises. C’est même un enjeu stratégique. Cet outil permet de simplifier le processus d’achat et d’améliorer la satisfaction des clients internes. De plus, il contribue à améliorer la productivité et optimiser les marges.

Pourquoi recourir à un logiciel de gestion des achats ?

La concurrence entre les entreprises est de plus en plus féroce. Les entreprises sont alors contraintes de s’adapter en permanence. Elles ne peuvent plus se permettre d’accroître leurs prix pour avoir une meilleure marge. Grâce à un logiciel de gestion des achats, elles peuvent créer un effet de levier sur leurs marges. C’est un outil de gestion qui contribue à diminuer considérablement le temps sur :

• La gestion des demandes d’achats,
• La gestion des fournisseurs, de son panel et de leurs évaluations,
• La création d’appels d’offres et le pilotage des mises en concurrence,
• Les démarches administratives,
• Le suivi des commandes d’achat.

Avec un logiciel achats, la gestion des approvisionnements sera facilitée et la maîtrise du stock améliorée. C’est un excellent moyen d’éviter les ruptures. Il permet d’être plus réactif auprès des clients internes et des fournisseurs. De ce fait, votre entreprise va gagner en crédibilité et en efficacité. Certains logiciels de gestion sont plus performants. Ils vous permettront d’identifier les axes d’amélioration de votre organisation.

Quels sont les principaux avantages des logiciels d’achat ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’achat est vraiment avantageuse. C’est un moyen de :

• Gagner en productivité : les tâches les plus chronophages sont assurées par le logiciel. Les collaborateurs pourront alors se consacrer à des activités à valeur ajoutée,
• Augmenter les marges : les tableaux de bords permettent de visionner les bons indicateurs pour aider à la prise de décisions stratégiques et des actions à adopter pour optimiser vos marges. Sans avoir à augmenter les prix de vos produits ou services.
• De maîtriser la gestion des dépenses avec un workflow de validation et une politique d’ achat définie.

L’outil de gestion d’achat contribue à améliorer la performance des achats et accroître in fine celle de votre entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion des achats ?

Grâce à un logiciel d’achat, il sera plus aisé de créer et de mettre à jour la base de données fournisseurs de votre entreprise. Vous pouvez consigner les éléments d’un service d’achat et tracer l’ensemble des flux. Cet outil facilite le suivi et le contrôle des budgets, les commandes, la dématérialisation des factures fournisseurs et les livraisons.

Il doit être adapté pour les entreprises de toutes tailles. C’est en effet un outil qui assure l’optimisation des achats et l’automatisation des étapes du processus achats.

Un outil de gestion des factures et paiement

L’ensemble des factures fournisseurs réglées ou à régler sont intégrées dans le logiciel d’achat. Ainsi, vous pourrez assurer le suivi des paiements effectués. Ce sera plus facile de développer vos marques puisque vous disposez d’une vue globale sur toutes les transactions. C’est un excellent outil puisqu’il facilite le contrôle des factures et des budgets avec une visibilité sur les engagements de dépenses.

Exemple de gestion des factures sur Weproc.

Un outil de gestion des commandes

Si vous souhaitez suivre les commandes fournisseurs en cours, vous n’avez qu’à consulter le logiciel de gestion d’achat. Au besoin, vous pouvez directement éditer les devis et les factures de vos fournisseurs. Grâce aux tableaux de bord détaillés, il sera à la fois rapide et pratique de gérer les commandes. Mais également de maîtriser les validations des commandes ainsi que leur réception.

Exemple de gestion des commandes sur Weproc.

Un outil de gestion des fournisseurs

Le logiciel d’achat vous offre la possibilité d’accéder à votre panel fournisseurs et de les suivre. Les offres et informations sont centralisées au même endroit, vous pourrez vous repérer facilement. Et également administrer la gestion des contrats ou encore votre gestion de catalogue produits.

Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc

Le suivi des réceptions

Avec un logiciel d’achat, vous pourrez aisément suivre les réceptions des commandes, soit un gain de temps considérable. Il ne sera plus nécessaire de faire des vérifications auprès des opérationnels. Et identifier aisément les fournisseurs à relancer et éventuels dysfonctionnements.

Exemple de vérification de la réception des marchandises

Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel d’achat ?

Avant tout, vous devrez prendre en compte la taille de votre entreprise et le budget dont vous disposez. Il est également nécessaire d’adopter un cahier des charges interne. Il devra mentionner vos besoins et les fonds dont vous disposez pour la mise en œuvre du projet. Informez-vous sur la compatibilité de l’outil avec vos logiciels de gestion actuels.

Le logiciel doit être assez dynamique pour qu’il puisse optimiser les achats actuels et anticiper les achats futurs. Il est primordial de privilégier la clarté des informations transmises dans le logiciel et de rendre la donnée exploitable. Ainsi, l’ensemble des salariés concernés collaboreront sur cette solution de gestion en fonction de leur rôle dans le processus d’achat.

Différentes sortes de logiciels sont proposés sur le marché. Orientez-vous vers un outil qui répond aux attentes de votre entreprise. Il est également nécessaire que le logiciel d’achat dispose d’une version mobile, à des fins de validation. Ainsi, la gestion des demandes sera fluidifiée avec des niveaux de validation qui notifient les demandes d’achats à traiter par exemple. Grâce à ces outils de productivité, vous développerez de meilleures relations avec vos fournisseurs et votre organisation sera sans faille.

Accéder à un logiciel d’achat est un enjeu stratégique pour une entreprise. Cet outil peut l’accompagner au mieux dans la croissance de ses activités. Weproc est un logiciel d’achat en SaaS qui offre une visibilité et un contrôle sur les dépenses. L’envoi des commandes et les achats sont ainsi administrés de manière optimale. Les approbations instantanées et automatisées, les dossiers et documents d’ achats centralisés, et enfin les budgets maîtrisés. Comme il s’agit d’une solution pratique et simple, Weproc est immédiatement opérationnelle. Accélérez votre transformation digitale grâce à un logiciel des achats intuitif et performant.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.