La communication, pilier d’une collaboration à distance réussie !

Les changements réussis dans les processus d’achats et d’approvisionnement d’une entreprise dépendent d’une communication fluide, concise et respectueuse aussi bien en interne avec vos équipes qu’avec les acteurs externes de ce processus (fournisseurs, partenaires). Il existe ainsi deux types de flux de communication : un flux interne et un flux externe.

Le télétravail, de plus en plus important dans le monde professionnel, affecte ces flux de communication. Cette mutation de l’organisation du travail nécessite en effet un ajustement de votre manière de communiquer. Ce concept essentiel, en entreprise comme dans la vie, se doit d’être concis et clair afin d’assurer la bonne transmission de l’information et donc la compréhension des parties prenantes de votre entreprise.

Les nouveaux défis sont nombreux avec cette transition numérique, et la communication n’est pas épargnée (perte de lien social, mauvaise transmission de l’information, soucis de connexion ou encore la mauvaise interprétation des messages).

Dans cet article, vous trouverez quelques informations et conseils afin de préserver vos flux de communication et d’optimiser votre organisation de travail à distance.

Boostez la productivité de vos équipes

La communication interne désigne l’ensemble des interactions qui s’opèrent au sein même d’une entreprise, ou d’un même service. L’équipe en charge des achats par exemple peut inclure des analystes, des acheteurs, des gestionnaires, ou encore une direction achat dans sa meilleure composition. Dans son fonctionnement, cette équipe communique impérativement avec des parties impliquées indirectement dans ce processus : opérationnels, approbateurs, comptabilité…

Voici quelques conseils qui vous permettront d’améliorer la communication au sein de votre équipe :

• Planifiez une réunion quotidienne. Cela permet à chacun d’informer sur l’avancement des livrables en cours et de remonter les besoins de vos collaborateurs et éventuels points bloquants. Les réunions sont un vrai moment d’échange et de partage qui dynamise le travail collaboratif.
• Favorisez les rencontres en ligne. Cela aide les membres de l’équipe à maintenir des connexions entre eux et offre un espace qui leur permet de s’exprimer ou de faire des commentaires sur le nouveau processus et la nouvelle méthode de travail.
• Contextualisez vos messages. Précisez la situation dans laquelle vous vous trouvez pour susciter de l’empathie mais aussi instaurer de la confiance et de la compréhension de la part de vos collègues. Restez simple et concis afin d’être certain que vos destinataires comprennent vos messages.
• En cas de doute, n’hésitez pas à demander une clarification ! Il n’y a rien de pire que de recevoir un message ambigu qui crée une confusion supplémentaire et vous amène à faire des hypothèses erronées qui, in fine, vous retardent.

La principale recommandation que nous pouvons vous faire afin de mettre en pratique ces conseils et optimiser la communication au sein de votre entreprise est de vous digitaliser. De nombreux outils existent pour simplifier et organiser les flux de communication et ainsi favoriser la collaboration, le travail et la productivité de vos équipes. Ainsi, en plus d’un workflow achats collaboratifs, Weproc propose un système de traçabilité qui permet aux différents acteurs du processus de communiquer sur chaque dossier achat.

Développez de bonnes relations avec vos fournisseurs

L’enjeu d’une communication fluide et transparente avec les acteurs externes de votre processus d’achats est tout aussi primordial. Le moindre changement impacte en effet l’organisation d’une entreprise : retards, variations de prix, annulations… Ces informations sont essentielles et nécessitent de la transparence car elles affectent directement votre chaîne d’approvisionnement.

Voici donc ce qui doit prévaloir avec vos fournisseurs dans le but de bâtir des relations honnêtes et de se prémunir des risques selon la période :

• Priorisez une communication régulière avec les fournisseurs. Selon la conjoncture économique, les besoins d’approvisionnement évoluent et les risques d’une entreprise aussi. Nous vous conseillons de rester transparent à propos de votre propre situation.
• Renforcez la confiance avec vos fournisseurs afin qu’ils se sentent à l’aise avec vous et puissent vous informer de l’état de leur propre processus de production et de fabrication.
• Préparez-vous aux pires scénarios. Les fournisseurs peuvent augmenter les prix au-dessus de votre budget, annoncer des retards de livraison ou, pire encore, révoquer le contrat de manière inattendue en raison de leur propre chaîne d’approvisionnement mise à mal par la situation économique.
• Commencez chaque conversation avec un état d’esprit de collaboration plutôt que de suspicion. Tout le monde essaie de relever les défis à venir, y compris vos fournisseurs. C’est l’occasion idéale pour élever la relation, développer l’empathie et la bonne volonté, et créer une connexion significative et humaine.

Enfin pensez à allumer votre caméra lors d’appels en visioconférence et encouragez vos fournisseurs à le faire également. Cela ne se fait pas naturellement et c’est dommage car ça en vaut la peine. Il est en effet plus facile de collaborer lorsqu’il y a un sentiment de proximité, ce qui est plus facile à obtenir avec des discussions virtuelles en face à face.

En conclusion, il est primordial de maintenir un lien autant avec vos équipes qu’avec vos collaborateurs externes. La clé du travail à distance est la communication ! Habituellement, la plupart des salariés passent leurs journées à proximité les uns des autres, ce qui signifie que la communication est facile, fluide et ne requiert aucun effort. Vous devez donc maintenir votre équipe engagée et informée !

Et il en est de même avec vos fournisseurs. Bien qu’ils n’aient pas la même proximité que vos équipes, la communication avec ces partenaires est directement impactée quand le travail à distance se met en place. C’est pourquoi vous devez vous doter d’outils pour être en mesure de les sonder, et de mutualiser cette information en interne afin que les risques soient maîtrisés.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.