E-reporting & factures fournisseurs : maîtriser la conformité côté Direction Financière

À retenir en une phrase.
Dès 2026, la réception d’une facture fournisseur ne se limite plus à son enregistrement comptable : elle déclenche une chaîne d’e-reporting, de validation et de suivi de paiements, connectée directement au Portail Public de Facturation (PPF) via votre Plateforme Agréée (PA).

Avec Weproc PA Connect, vous intégrez nativement la réception, le traitement et la transmission des factures fournisseurs dans un même environnement, sans ressaisie ni risque de non-conformité.

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De la facture fournisseur papier… à la donnée e-reporting

Pendant des années, la facture fournisseur arrivait par mail, PDF ou courrier ; l’équipe comptable la saisissait manuellement dans l’ERP, lançait un circuit de validation, puis payait.
Désormais, ce schéma est bouleversé :

• Les factures entrantes B2B domestiques devront être reçues électroniquement via une Plateforme Agréée (PA) ou le PPF.

• À chaque statut (reçue, validée, refusée, mise en paiement, payée), des informations sont transmises à l’administration par e-reporting.

• Le paiement effectif (date, montant, mode) devient une donnée fiscale obligatoire.

Autrement dit, chaque étape du cycle “facture fournisseur → paiement” alimente l’e-reporting TVA.

Ce que l’e-reporting change pour les DAF et RAF

a. Une responsabilité fiscale nouvelle

Les DAF deviennent responsables de la qualité et de la ponctualité des données envoyées :

• respect du format structuré (Factur-X, UBL, CII) ;

• dépôt automatique des statuts de vie : réception, rejet, mise en paiement, paiement encaissé ;

• conformité des référentiels TVA (taux, bases, catégories).

Une erreur de format ou un statut manquant peut bloquer la transmission au PPF — et donc générer une anomalie de conformité TVA.

b. Un processus collaboratif

Le DAF ne travaille plus seul :

• Achats vérifie le bon de commande ;

• Comptabilité fournisseurs rapproche la facture ;

• Trésorerie envoie le paiement ;

• Informatique maintient la connexion avec la PA.

Le tout doit être tracé, auditable et automatisé.

c. Des bénéfices stratégiques

• Réduction des délais de traitement (validation → paiement) ;

• TVA pré-remplie et plus fiable ;

• Vision temps réel des engagements et du cash consommé ;

• Auditabilité complète pour le contrôle interne et l’audit externe.

Focus : comment fonctionne l’e-reporting à la réception d’une facture fournisseur

Remarque : tous ces statuts sont des données fiscales ; leur transmission via la PA vers le PPF constitue le cœur du dispositif e-reporting.

💡 Weproc PA Connect automatise cette synchronisation : chaque action dans le workflow de validation déclenche l’événement e-reporting correspondant.

Les six champs de données critiques pour les DAF

1. Identifiant de la facture : unique, conforme au format du socle.

2. SIREN fournisseur : obligatoire pour rattachement.

3. Date d’émission / de réception.

4. Montant HT, TVA, TTC (et taux).

5. Statut de traitement (acceptée, refusée, payée…).

6. Date de paiement (preuve de règlement).

Exemple concret.
Une société reçoit 1 200 factures fournisseurs par mois. Avant : saisie manuelle, fichier Excel pour suivre les paiements.
Avec Weproc : chaque facture reçue via PA Connect est enregistrée, routée, validée et le statut “encaissée” est automatiquement envoyé au PPF dès le virement effectué.

E-reporting & délais de transmission

Côté fournisseurs (émetteurs), le dépôt s’effectue selon les décades (1-10 ; 11-20 ; 21-fin).
Côté DAF (récepteurs), le statut “encaissée” doit être transmis au plus tard à la fin du mois suivant le paiement.

Ce rythme impose :

• un workflow fluide, sans goulot d’étranglement ;

• une remontée automatique de la date de paiement bancaire ;

• une supervision centralisée des rejets éventuels.

Les risques de non-conformité

Avec Weproc, chaque rejet est signalé automatiquement : le DAF reçoit une alerte contextualisée, peut corriger la donnée et redéposer sans rupture de conformité.

Le rôle clé de la Plateforme Agréée (PA) : Weproc PA Connect

a. Transmission fiable au PPF

Weproc PA Connect est immatriculée Plateforme Agréée par l’État : elle transmet les factures fournisseurs et leurs statuts directement au Portail Public de Facturation (PPF), sans intermédiaire.

b. Connexion bidirectionnelle

• Entrant : réception et lecture des e-factures structurées (Factur-X, UBL, CII) ;

• Sortant : envoi des statuts e-reporting (“reçue”, “acceptée”, “encaissée”).

c. Interopérabilité

Weproc PA Connect communique avec tous les ERP du marché (Sage, Cegid, SAP, etc.) via API : vos données circulent en temps réel entre la comptabilité et la DGFiP.

Le workflow de validation : levier de conformité et de productivité

Avant : un circuit manuel

• 5 intervenants, 10 jours de délai moyen ;

• courriels, PDF, relances.

Avec Weproc : un workflow automatisé

1. Réception e-facture → déclenche le flux e-reporting “reçue” ;

2. Validation achat / DAF → flux “acceptée” ou “rejetée” ;

3. Ordre de paiement → flux “mise en paiement” ;

4. Virement → flux “encaissée”.

Résultat : traitement moyen divisé par 2 (de 10 → 4 jours), conformité e-reporting 100 %.

Intégrer l’e-reporting à votre contrôle budgétaire

L’e-reporting ne sert pas qu’à la conformité TVA :

• il alimente vos tableaux de bord budgétaires (engagé vs réalisé) ;

• il offre une traçabilité cash : ce qui est reçu, validé, payé.
  Grâce au Plan de Dépenses Prévisionnel (PDP) de Weproc, le DAF suit en temps réel l’impact des factures fournisseurs sur le budget global.

Exemple.
Budget “prestations IT” : 250 k€ ;
Factures reçues : 230 k€ ;
Paiements effectués : 190 k€ ;
Weproc calcule automatiquement la consommation de budget et le reste à payer, e-reporté vers le PPF.

Gouvernance du projet e-reporting côté réception

Étape 1 : nommer un référent conformité e-reporting (DAF ou RAF).
Étape 2 : cartographier les flux fournisseurs :

• B2B domestique → e-invoicing + e-reporting statuts ;

• B2B international → e-reporting complet ;

• B2C fournisseurs (rare) → hors périmètre.
  Étape 3 : choisir la Plateforme Agréée (Weproc PA Connect).
  Étape 4 : automatiser les statuts de paiement (intégration bancaire).
  Étape 5 : suivre les KPI de conformité :

• Taux de dépôts en erreur < 1 % ;

• Délai moyen de traitement < 5 jours ;

• Transmission mensuelle 100 % à jour.

Les points de vigilance à anticiper

1. Qualité du référentiel fournisseurs (SIREN, taux TVA, pays).

2. Mise à jour des formats (Factur-X v2, UBL, CII).

3. Synchronisation bancaire : date de paiement fiable = statut “encaissée” correct.

4. Archivage légal : 10 ans via la PA.

5. Formation interne : acculturer achats & comptabilité à la logique “statuts de vie”.

Exemple complet : cycle de vie d’une facture fournisseur chez Weproc

1. Réception via Weproc PA Connect → e-facture structurée reconnue.

2. Lecture automatique des montants, TVA, SIREN.

3. Rapprochement commande / réception / facture.

4. Validation DAF → statut “acceptée” envoyé au PPF.

5. Ordre de paiement → statut “mise en paiement”.

6. Paiement effectué (virement) → statut “encaissée” transmis automatiquement.

7. Archivage électronique 10 ans.

L’ensemble du processus est traçable, conforme, et 100 % automatisé.

Checklist e-reporting factures fournisseurs (DAF)

Weproc PA Connect : votre partenaire conformité

• Plateforme Agréée (PA) : connectée directement au PPF.

• Module Achats & Factures fournisseurs intégré.

• Automatisation complète des statuts e-reporting (réception, validation, paiement).

• Tableau de bord conformité : taux de rejets, délais, alertes.

• Multisite / multisociété : centralisation des dépôts et visibilité globale.

• Plan de Dépenses Prévisionnel (PDP) : suivi budgétaire et trésorerie.

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FAQ

1. L’e-reporting concerne-t-il aussi les factures fournisseurs ?
Oui. Chaque réception et paiement de facture fournisseur génère des statuts de vie (reçue, acceptée, payée) transmis à la DGFiP via votre Plateforme Agréée.

2. Dois-je déclarer manuellement les paiements ?
Non : si votre ERP ou votre banque est connectée à la PA, le statut “encaissée” est remonté automatiquement.

3. Que se passe-t-il si une facture est rejetée ?
La PA envoie un statut “refusée” au PPF ; vous pouvez la corriger, puis redéposer la version validée. Weproc gère cette boucle de correction sans perte d’historique.

Conclusion : faire de la conformité un levier de performance

L’e-reporting côté factures fournisseurs n’est pas qu’une contrainte fiscale : c’est l’opportunité de

• digitaliser vos processus,

• sécuriser votre TVA,

• gagner en productivité,

• et fiabiliser votre cash management.

Avec Weproc PA Connect, vous alliez conformité réglementaire et excellence opérationnelle : une plateforme unique pour recevoir, valider, payer et reporter vos factures fournisseurs — directement reliée au PPF.

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