Riesgos asociados al proceso de compra: identificarlos, anticiparlos y gestionarlos
La gestión de riesgos es una de las principales tareas de un departamento de compras. Por ejemplo, establecerun mapa de riesgos es una de las mejores formas de garantizar la sostenibilidad del proceso de compras de una organización.
Pero, ¿qué tipos de riesgo están asociados al proceso de compra? ¿Cómo pueden prevenirse o anticiparse? Las empresas deberían adoptar un enfoque más previsor que adaptativo. Como dice el refrán, más vale prevenir que curar. Por último, ¿cómo pueden utilizar las empresas las herramientas de análisis para protegerse de los riesgos?
He aquí, en 3 puntos, las respuestas a estas preguntas para una mejor gestión de los riesgos asociados al proceso de compra de una empresa.
Sommaire
1. Riesgos de las compras
Riesgos externos
Con la globalización de Internet y la dinámica de los mercados internacionales, la competencia perpetua ha aumentado los riesgos de los proveedores. Para asegurar su cadena de suministro, se recomienda buscar proveedores con regularidad. Un cambio en los precios de las materias primas, por ejemplo, tiene un impacto directo en los márgenes de una empresa. Saberlo es una cosa, pero anticiparse con alternativas es un seguro razonable.
La reducción de costes ha llevado a la deslocalización de actividades empresariales estratégicas. Esta externalización favorece el aumento de los riesgos técnicos: falta de control de la cadena de producción, productos defectuosos, retrasos en las entregas, etc. Los riesgos de calidad, debidos a controles drásticos combinados con limitaciones geográficas, dan lugar a abusos y aumentan los riesgos industriales.
Por último, el pago, último eslabón del proceso de compra, puede estar sujeto a riesgos económicos. Tipos de cambio volátiles, evolución de los precios, fluctuaciones del coste de los materiales.
Riesgos internos
La gestión de riesgos también se aplica dentro de una empresa. A menudo complejos, los riesgos internos están en el origen de muchas disfunciones en el proceso de compra.
Riesgos empresariales, por ejemplo, con fallos de organización. Además de los costes de productividad perdidos, la información opaca favorece la aparición de tensiones internas y aumenta la rotación de personal. Establecer un entorno de trabajo saludable es un ejemplo de plan de acción.
El proceso de compras, estrechamente vinculado a la responsabilidad social de las empresas (compras RSE), puede enfrentarse directamente a cuestiones éticas, sociales (compras locales, relaciones sanas con los proveedores) y medioambientales. Una buena estrategia de compras consiste en llevar a cabo un proceso con la ambición de adoptar nuevas normas de cumplimiento y certificaciones.
Un análisis de riesgos realizado antes de una auditoría nos ayudará a comprender mejor las consecuencias de estos riesgos, así como los planes de acción que deben aplicarse. Las señales de alerta serán entonces más fácilmente visibles.
2. Identificar las señales de advertencia
Hay una serie de señales que permiten detectar la aparición de riesgos. Un proceso de compra bien controlado debe ser rápido y rentable. En cuanto aparece un fallo, como un grano de arena en un engranaje, atasca y ralentiza el proceso.
Las relaciones entre empleados son indicadores a tener en cuenta. Las tensiones, por ejemplo, revelan una falta de comunicación en una cadena de suministro. Una mala gestión de la organización de compras puede provocar la recepción de pedidos inadecuados, costes administrativos y retrasos en los pagos a los proveedores.
Las situaciones regulares de falta de existencias no son triviales (a menos que se aplique una política de escasez) e indican un fallo en la cadena de suministro.
Prestar atención a estas señales de alerta ayuda a limitar el impacto en una empresa y a aplicar una estrategia de compras cruzadas con riesgos controlados.
3. Reductores de riesgo: herramientas de análisis
Los riesgos pueden identificarse, priorizarse y controlarse. Se utilizan métodos y herramientas para priorizar los riesgos y reducir su impacto.
La matriz de restricciones se utiliza para evaluar cada riesgo y clasificarlo según el segmento de compra. Se define un índice de ponderación para clasificar su impacto en la empresa. Esta matriz centraliza la información pertinente que debe tenerse en cuenta a la hora de gestionar los riesgos.
Para optimizar el tratamiento de estos datos, es una buena práctica utilizar cuadros de mando actualizados periódicamente. Esto proporciona un resumen factual de los indicadores que deben supervisarse para limitar el impacto en el proceso de compra, como los riesgos de los proveedores.
He aquí algunos ejemplos de indicadores que deben supervisarse para los proveedores estratégicos: plazos de pago, licitaciones competitivas, volumen de negocios de las compras, tasa de dependencia, plazos de entrega o tasa de servicio, etc.
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