¿Cómo analizo las ofertas recibidas por mis proveedores?
Para optimizar los resultados de su empresa, debe controlar sus compras. Sus resultados se construyen desde el momento de la compra. Tiene que saber leer entre líneas sus ofertas para poder comprar el producto o servicio adecuado al precio adecuado al proveedor adecuado.
Como hemos visto, el proceso de compra de una empresa requiere rigor, con etapas muy precisas. Una vez lanzada la licitación, hay que preseleccionar las mejores ofertas recibidas. Esta etapa es tanto más importante cuanto que, en caso de elección equivocada, toda la empresa podría verse afectada.
¿Cómo puede analizar las ofertas recibidas de sus proveedores para protegerse de estos riesgos? Empezaremos presentando un método de análisis basado en criterios de selección pertinentes para clasificar las ofertas más competitivas. A continuación, le mostraremos cómo utilizar un cuadro comparativo de ofertas para ayudarle en el proceso de toma de decisiones, hasta la creación de una lista de proveedores preseleccionados.
Sommaire
Definir los criterios de selección
La pertinencia de un buen análisis multicriterio exige coherencia entre la formulación de la necesidad y el producto o servicio adquirido. Por lo tanto, los criterios a priorizar en sus ofertas de proveedores se conocen desde la elaboración del pliego de condiciones.
Tras la consulta a los proveedores, el comprador está en condiciones de preseleccionar las ofertas en función de criterios eliminatorios : competencias técnicas específicas, zona de influencia predefinida, etc. Todos estos factores facilitan una decisión inmediata.
Los proveedores que superan esta primera selección son los que ofrecen soluciones a priori adaptadas a la necesidad expresada. A continuación, se puede proceder a un análisis preciso y formal de las respuestas. Formalizar el análisis garantiza la transparencia de la información con sus empleados, y también con sus proveedores, para que puedan desarrollar su competitividad en el futuro.
He aquí una lista de los principales criterios de selección que debe utilizar para su análisis multicriterio:
Criterios de calidad
La calidad del producto o servicio influye en su compra. Por ejemplo, las devoluciones de productos ralentizan su cadena de producción. Por el contrario, una compra de calidad garantiza que el producto se utilizará durante mucho tiempo. Las certificaciones como la norma ISO son a menudo buscadas, e incluso prioritarias, ya que demuestran la capacidad de sus proveedores para cumplir sus requisitos de la mejor manera posible.
Coste total de adquisición
El precio y las condiciones comerciales siguen siendo un criterio clave en la selección de una oferta. En un contexto de control permanente de los costes, hay que prestar mucha atención a este criterio. Lo más barato no siempre significa lo más ventajoso. Así que cuidado con las ofertas demasiado tentadoras: el dicho «es demasiado bueno para ser verdad» es una realidad con demasiada frecuencia. Las condiciones generales y de pago también deben estudiarse con detenimiento para evitar sorpresas desagradables.
El criterio del plazo de entrega
El plazo de entrega es un factor clave en las decisiones de compra. Establecer plazos le permite coordinar su proceso de producción con su proceso de compra. En un momento en que la demanda de proveedores es cada vez mayor, los plazos de entrega, puesta en marcha y disponibilidad son criterios clave a la hora de analizar las ofertas de los proveedores.
Otros criterios
Hay tantos criterios como características específicas de cada empresa. Un comprador público no comprará en las mismas condiciones que un comprador privado. Estos criterios deben ser relevantes para su mercado, tener en cuenta el posicionamiento de sus competidores y ofrecer una garantía de la salud y estabilidad de su empresa.
Se trata, pues,de una lista no exhaustiva de todos los criterios que podrían influir en su decisión. El trabajo inicial de RFI (Request For Information) le permite realizar una primera selección de proveedores. Garantiza que el producto/servicio propuesto se ajusta a sus necesidades y facilita las negociaciones futuras.
Para perfeccionar su estrategia de compras y consolidar su análisis, elabore un cuadro comparativo de las ofertas recibidas.
Compare y seleccione sus ofertas en un cuadro comparativo
El cuadro comparativo es un elemento fundamental de su proceso de compra. Elaborado por el personal encargado del expediente, representa una buena práctica en la función de compras. En sus filas figuran los criterios previamente definidos y en sus columnas las ofertas recibidas de sus proveedores.
A continuación, introduzca sus evaluaciones sobre los criterios utilizados para cada oferta recibida. Así dispondrá de evaluaciones ponderadas que le facilitarán el estudio de las ofertas recibidas. El resultado de esta tabla es una clasificación de los mejores proveedores potenciales para su compra.
¿Quiere saber cómo crear un cuadro comparativo de ofertas?
Descubre a continuación los pasos a seguir para un uso óptimo:
- Elabore una lista de los criterios y prioridades esenciales para sus necesidades de compra.
- Defina los coeficientes de ponderación y la escala de evaluación que se aplicarán al análisis de cada oferta. Los valores de 0 a 5 o de 0 a 10 son los más utilizados.
- Cree un expediente de consulta en el que podrá incluir el apartado«Criterios de calidad«, en el que expondrá sus criterios de selección. Este documento puede enviarse a sus proveedores para que respondan directamente, fomentando así la transparencia de la información.
- Rellene los«Criterios del proveedor» sin esperar a recibir las primeras ofertas. Algunos criterios no dependen de la recepción de la oferta para ser evaluados.
- Compare cada una de las ofertas recibidas.
- Sume las evaluaciones ponderadas y clasifique a sus proveedores en consecuencia.
Nuestro consejo: Rellene los criterios de coste en último lugar, para que no influyan en la evaluación de los demás criterios.
Las necesidades varían según el sector de actividad, el presupuesto o la política de compras… Por eso no existe una tabla comparativa estándar. Identifique sus propios criterios y téngalos en cuenta a la hora de elaborar su pliego de condiciones.
Si no encuentra las respuestas por sí mismo, puede buscar soluciones en su personal. La comunicación transparente es esencial en el proceso de compra.
Elabore su lista de preseleccionados
Cuando haya terminado de comparar ofertas, elabore una lista de los proveedores mejor valorados.
Pero, ¿qué es una preselección? Es una herramienta de toma de decisiones basada en una lista corta de los proveedores que más se acercan a sus necesidades. Suele constar de dos o tres proveedores.
Gracias a un método estructurado, puede estar seguro de hacer una elección basada en criterios indiscutibles y tangibles. Elija los dos o tres proveedores mejor situados en su cuadro comparativo.
Esta preselección le permitirá preparar el terreno para futuras negociaciones. Esta próxima etapa es la clave para controlar sus costes, y requiere un conocimiento profundo del mercado de proveedores. Y un buen análisis de las ofertas recibidas conduce a este resultado. Aproveche al máximo este trabajo inicial y afine su lista de preseleccionados para llevar a cabo negociaciones específicas. Así será más productivo y eficaz.
En conclusión, hay que trabajar y preparar un buen análisis de las ofertas de los proveedores. Es una de las etapas clave de una estrategia de compras óptima que logre el equilibrio adecuado entre calidad, costes y plazos de entrega. Frente a un número creciente de proveedores de servicios, es importante centrar la búsqueda en la formalización de un pliego de condiciones preciso. Herramientas como una RFI, una tabla comparativa o incluso una lista restringida le permitirán hacer una selección adaptada a sus necesidades. Por último, este trabajo refuerza su conocimiento del mercado de proveedores y le permite negociar con mayor eficacia.
Hoy en día, la digitalización del proceso de compra facilita el análisis de las ofertas. Licitaciones, consultas a proveedores, comparación sencilla, centralización de ofertas, etc. Weproc es unsoftware de compras SaaS que le permite controlar su proceso de compras y a sus proveedores. Analizar las ofertas nunca ha sido tan fácil
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