5 criterios clave para evaluar a sus proveedores
En cualquier evaluación de un proveedor, ya sea nuevo o existente, es importante medir la capacidad de producción, el rendimiento, el riesgo, la calidad y el impacto medioambiental de la empresa. Sin embargo, evaluar estos factores por sí solos no le llevará a ninguna parte si no tiene un enfoque organizado de la evaluación y un marco más amplio para que la información de la evaluación le sirva.
En este artículo, repasaremos algunos de los factores más cruciales a la hora de realizar evaluaciones de proveedores, así como la forma de garantizar el éxito de las mismas. En primer lugar, sin embargo, veremos por qué son importantes las evaluaciones de proveedores y cómo establecer un sistema más amplio de evaluación de proveedores para asegurarse de que puede sacar el máximo partido de sus datos de evaluación.
Sommaire
¿Por qué realizar una evaluación de proveedores?
Una cadena de suministro sólida es la columna vertebral de una empresa de éxito. Sea cual sea su sector, una estrecha relación de trabajo con sus proveedores le permitirá agilizar los tiempos de producción, minimizar los costes operativos y garantizar la calidad de sus productos.
La mayoría de las empresas evalúan periódicamente el rendimiento de sus proveedores
buscando ineficiencias u oportunidades de crecimiento para consolidar la cadena de suministro y reforzar las relaciones con los proveedores. Estas evaluaciones de proveedores son evaluaciones holísticas basadas en medidas cuantitativas verificables y observaciones cualitativas significativas.
Al examinar las capacidades de un proveedor, sus recursos tecnológicos, sus estrategias de entrega y sus prácticas empresariales en general, puede asegurarse de que sus socios comparten sus prioridades y pueden ajustar sus operaciones en beneficio de la competitividad de su empresa. De este modo, puede reducir significativamente sus propios riesgos, mejorar la visibilidad en todas las fases de las operaciones y crear un mayor valor para sus productos y servicios.
Establecer un sistema de evaluación de proveedores
La evaluación del rendimiento de los proveedores debe ser parte integrante de las actividades de aprovisionamiento de su empresa, no un procedimiento reservado a la revisión de nuevos proveedores. Un sistema sólido de evaluación de proveedores evaluará a los proveedores de forma periódica, utilizando categorías y clasificaciones dentro de esas categorías para identificar los puntos fuertes y débiles de las adquisiciones.
Incluso para las empresas que sólo están limitadas en el número de proveedores que pueden utilizar, las evaluaciones pueden ayudar a distinguir qué proveedores son preferibles, así como aidentificar áreas de riesgo potencial. El objetivo último del sistema es controlar la coherencia del rendimiento de los proveedores de forma integrada en el proceso de compra.
El rendimiento de los proveedores debe incluir indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas claras centradas en las prioridades empresariales, incluidas medidas de alerta para mostrar cuándo un proveedor no está cumpliendo las normas. Los compradores deben evaluar a los proveedores cada vez que recurran a ellos, con plazos para la retroalimentación después de una compra.
Los comentarios también deben ser revisados periódicamente por la persona o el grupo responsable de calificar a los proveedores. Puede resultar más fácil implantar programas informáticos en los que los compradores califiquen el rendimiento de los proveedores, ya que las puntuaciones finales pueden utilizarse para clasificar fácilmente a las empresas.
Estas calificaciones e indicadores no tienen por qué existir sólo internamente. Es importante acordarlos con los proveedores para que conozcan las expectativas y puedan dar su opinión al respecto. Incluir un sistema para reconocer y recompensar las mejoras también puede ayudar a aclarar lo que se espera de ellos y motivarles para mejorar.
Entre los errores más comunes en los sistemas de evaluación de proveedores se incluyen el uso incoherente de los KPI y los parámetros acordados, la falta de información periódica a los proveedores sobre su rendimiento, ignorar la opinión de los proveedores en los debates y el establecimiento de parámetros, y el uso de parámetros y KPI confusos.
¿Qué debe evaluarse en una evaluación de proveedores?
La evaluación de proveedores se basa en gran medida en los datos. Por tanto, debe ser un proceso cuidadosamente estructurado, centrado en indicadores de rendimiento cuantificables, como plazos de entrega, costes de producción y niveles de existencias. Un conjunto normalizado de criterios de evaluación de proveedores proporciona un marco de referencia necesario para evaluar las capacidades de un proveedor y compararlas con las de sus competidores.
Sin embargo, antes de evaluar a un proveedor actual o potencial, la empresa debe establecer unas expectativas claras sobre la relación entre ambos. Desde el principio, hay que exponer claramente los objetivos para que el proveedor entienda perfectamente las obligaciones que conlleva y pueda ajustar sus operaciones en consecuencia si es necesario.
Aunque hay una serie de factores que pueden tenerse en cuenta a la hora de evaluar a un proveedor, hay una serie de elementos que toda empresa debe considerar, sea cual sea el sector. Algunos de ellos son:
1 – Capacidad de producción
Toda evaluación de un proveedor debe centrarse en sus capacidades y limitaciones. Un proveedor que no pueda adaptar su producción a tus ciclos de producción no lo hará bien.
2 – Calidad
Aunque puede resultar difícil cuantificar la calidad de un producto, siempre debe ser un elemento central en la evaluación de un proveedor. La certificación ISO 9001 sigue siendo la norma del sector en este ámbito, ya que indica que el proveedor destaca en responsabilidad de gestión, gestión de recursos, realización del producto y medición, análisis y mejora.
3 – Rendimiento
Su empresa debe hacer tantas preguntas como sea necesario para determinar si un proveedor puede desempeñar sus funciones típicas. La experiencia previa con empresas similares, los proyectos recientes relevantes y los posibles avances en los productos o procesos actuales son temas válidos de discusión.
4 – Riesgo
Toda empresa se enfrenta invariablemente a ciertos riesgos, pero los proveedores deben esforzarse por minimizarlos en toda la cadena de suministro. Examinar medidas de rendimiento como los retrasos globales, el tiempo medio de respuesta y las medidas correctivas puede ayudarle a desarrollar una evaluación cuantitativa fiable de los riesgos que plantea un proveedor concreto.
5 – Impacto medioambiental
El desarrollo sostenible es un elemento esencial del éxito empresarial, tanto por razones financieras como éticas. La evaluación debe abarcar las estrategias de gestión de residuos, las prácticas de minimización de residuos y los procedimientos de adquisición de materiales del proveedor, así como sus esfuerzos en materia de eficiencia energética y protocolos de manipulación de materiales peligrosos.
Cómo garantizar el éxito de la evaluación de proveedores
Aunque muchas empresas pueden identificar fácilmente los criterios necesarios para evaluar a los proveedores, puede resultar difícil seguir las prácticas necesarias para garantizar el éxito. Las siguientes directrices pueden ayudar a su empresa a mantenerse centrada durante la evaluación.
Establezca un calendario. Definiendo claramente las tareas necesarias y fijando plazos para ellas, se asegurará de que todo el mundo comprende sus responsabilidades y se esforzará por completarlas correcta y rápidamente.
Proporcione a sus proveedores un cuestionario conciso pero detallado al inicio del proceso. El cuestionario debe pedir respuestas tanto objetivas como subjetivas, sólo debe solicitar la información necesaria y no debe contener preguntas que el encuestado no pueda responder.
Visite los sitios web de sus proveedores
Una visita personal a su proveedor puede confirmar los datos obtenidos en el cuestionario, así como proporcionar una visión de los aspectos intangibles de la empresa del proveedor, como la cultura del lugar de trabajo. También es una oportunidad para examinar las estrategias de control de calidad del proveedor, el estado actual de los equipos y los conocimientos técnicos de la plantilla. Asegúrese de que en la evaluación participa el personal adecuado. Si tiene que evaluar el rendimiento de un proveedor de primer nivel, por ejemplo, probablemente debería participar el director financiero, así como los responsables de compras.
Sea cortés con su proveedor. Una buena relación de trabajo con su proveedor sólo puedemejorar la productividad. No dude en felicitar a los proveedores con mejores resultados y darles una advertencia y un consejo para que intenten resolver el problema antes de poner fin a su colaboración.
Ventajas de la evaluación de proveedores
Los criterios de evaluación de proveedores son una herramienta valiosa para su empresa. Si los lleva a cabo con regularidad, su empresa podrá comprender mejor sus operaciones, identificar de forma proactiva oportunidades de crecimiento, reducir riesgos, agilizar los plazos de entrega, eliminar gastos innecesarios y mejorar el rendimiento de sus proveedores. Nunca se insistirá lo suficiente en estas ventajas competitivas.
Aunque, por supuesto, debe ser exhaustiva, la evaluación de proveedores no tiene por qué ser difícil. Siguiendo los protocolos adecuados dentro de un marco más amplio, puede ser un proceso sencillo tanto para las empresas como para los proveedores, que permita a ambos comprender mejor sus puntos fuertes y débiles, y les anime a trabajar juntos para construir una asociación más sólida y próspera.
¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.
Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.