¿Cómo auditar un departamento de compras? – 5 pasos

Los procesos de compra son esenciales para controlar los riesgos, prevenir el fraude, garantizar el ahorro y cumplir los requisitos reglamentarios. Constituyen la base de los procesos de gestión de una empresa y, sin embargo, son los menos optimizados. En las pequeñas y medianas empresas (PYME), a menudo quedan relegados al personal polivalente, pero es esencial que se mantengan adecuadamente. Y esto vale para todos los sectores de actividad. Por eso es necesario disponer de una lista de pasos a los que remitirse durante una auditoría periódica del proceso de compra. Esta lista forma parte de un enfoque de calidad y debería ayudarle a determinar dónde puede tomar medidas correctivas para mejorar la eficacia de las organizaciones de compras de su empresa. Descubra 5 pasos para auditar eficazmente un departamento de compras.

¿Qué es un departamento de compras?

El departamento de compras de una empresa se encarga deadquirir los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la organización.

Cada organización tiene sus necesidades específicas en materia de adquisición y suministro de equipos, materias primas y servicios. Estas necesidades definen el proceso de compra y el funcionamiento del departamento de compras.

En función de estas necesidades, una organización define las responsabilidades del departamento de compras y racionaliza sus planes de acción para protegerse de los obstáculos de la oferta y la demanda. Veamos el papel de un departamento de compras en este proceso.

¿Cuál es el papel del departamento de compras?

Para entender cómo funciona el departamento de compras, es importante explorar el papel que desempeña en el flujo de trabajo general de la empresa y en el ciclo P2P. Los departamentos de compras desempeñan dos funciones en una organización:

Compras estratégicas: en este papel, el departamento de compras planifica actividades de aprovisionamiento de alto nivel basadas en los objetivos empresariales de la organización. Las responsabilidades del departamento de compras estratégicas contribuyen alaprovisionamiento estratégico de bienes (e-sourcing) al mejor precio y calidad. En la fase de compras estratégicas se toman decisiones como la fabricación interna o el aprovisionamiento de proveedores externos (más comúnmente conocido como fabricar o comprar).

Compras operativas: Esta función también se define como«aprovisionamiento«, donde todas las responsabilidades del departamento de compras se centran en encargarse de las operaciones de compra y la administración de la empresa. Los pedidos a proveedores, la reposición de existencias y el pago de las facturas a proveedores se mantienen para que la línea de producción funcione a su capacidad óptima. Las compras operativas satisfacen principalmente las necesidades a largo plazo de la empresa. A partir de estos roles, una organización puede especificar las distintas funciones del departamento de compras y cómo se cumplen.

Pero para tener un departamento de compras funcional y optimizado, es necesario comprobar que todo el procedimiento es coherente, para maximizar las posibilidades de obtener los mejores resultados. Es lo que llamamosuna «auditoría de compras«. Veamos más de cerca los distintos aspectos que hay que inspeccionar.

1 – Comprobación de las distintas aprobaciones

Esta es la etapa principal de cualquier auditoría de un departamento de compras en sus departamentos de compras y logística. Es importante establecer un circuito de validación que se ajuste a los procedimientos y directrices de su empresa. Por un lado, esto hace que el proceso de compra sea más fluido, ya que significa quelos pedidos de compra puedenaprobarse a medida que se elaboran. Por otro lado, asegura la función de compras de su empresa y da fe del proceso de auditoría fiable que permite rastrear la decisión de compra.

Su lista de comprobación debe incluir la lista de nombres necesarios en la fase de aprobación del proceso de compra. También debe hacer referencia a un procedimiento coherente con una estrategia de compras alineada con una buena gestión del gasto. El circuito de validación debe conocerse por cartera de compras, presupuesto, departamento, importe o incluso referencia de proyecto. La verificación debe poder comprobar las firmas y verificar las fechas de cada transacción. Todo ello contribuye a mantener la integridad de su proceso de aprobación. Las compras realizadas sin la validación de aprobación adecuada deben investigarse. La auditoría puede revelar fraudes o compras no autorizadas.

2 – Controlar el método de selección de proveedores

La elección de los proveedores desempeña un papel esencial en el rendimiento de su empresa. La auditoría de un proceso de compra es también una oportunidad para realizar auditorías sobre los proveedores con los que trabaja. Establecer una serie de directrices y comprobar que se respetan es un enfoque de calidad. El objetivo de estos criterios es garantizar que sólo se acude a proveedores homologados que cumplen las directrices de la empresa para realizar compras. Su proceso de compras puede incluir una guía o lista de comprobación para elegir a los proveedores. Es el caso, por ejemplo, de algunas empresas o start-ups que tienen que cumplir una norma ISO y comprobar la calidad impecable de sus proveedores o subcontratistas. Los criterios y requisitos pueden variar en función de la naturaleza del producto, la calidad de la mercancía esperada, los importes en juego o los plazos de entrega.

Además de comprobar que sólo se utilizan proveedores homologados, la auditoría debe incluir un examen del proceso de selección de proveedores. Esto es esencial para garantizar que está actualizado. Los métodos utilizados para garantizar que los proveedores siguen cumpliendo los criterios de la empresa también deben formar parte de la auditoría.

3 – Comprobación de la recepción de mercancías

La aceptación es una etapa clave en el proceso de compra, ya que valida que se han cumplido las condiciones de compra negociadas o pedidas, y proporciona a los departamentos financieros la información que necesitan para iniciar el pago al proveedor. Por eso es necesario disponer de una lista de comprobaciones que deben realizarse en la fase de aceptación. Puede designar a una persona responsable de la recepción de las entregas, por ejemplo un empleado de almacén, y definir un procedimiento para que se pueda comprobar. El objetivo es garantizar que cada vez se sigue un proceso coherente para reducir los errores. En el momento de la recepción, hay que firmar y fechar el albarán o acuse de recibo y, sobre todo, comprobar los artículos recibidos. Llevar un registro de estos elementos no debe considerarse una gestión administrativa, sino una transparencia que permite rastrear el proceso y garantizar que la compra se ha realizado en debida forma.

En definitiva, la conciliación del pedido original con la factura. Este es el objetivo de este trabajo, garantizar que los artículos y las cantidades son correctos y se ajustan a las condiciones comerciales.

Una revisión del proceso puede revelar errores de cantidad en los pedidos o errores humanos. Se pueden tomar medidas correctoras para formar a estos empleados o definir un plan de acción. También pueden servir para optimizar el proceso y reforzar la política de registro único en el departamento de recepción.

4 – Control de evaluación de la calidad posterior a la recepción

La comprobación continua de la calidad de los bienes, productos o servicios recibidos es una cuestión estratégica y completa la organización de compras de una empresa. Durante la auditoría de compras, la lista de comprobación debe incluir un examen de estos procesos. Deben compararse con los siguientes elementos:

• Informes de inventario de su sistema ERP,
• Defectos descubiertos durante la entrega y su seguimiento,
• Gestión de pedidos y estado de la expresión inicial de la necesidad.

La presencia sistemática de mercancías de mala calidad o dañadas puede llevarle a comprobar si el proveedor es adecuado para su empresa. También puede incitarle a revisar los procedimientos de registro que permiten que las mercancías defectuosas pasen la primera inspección. Esto completa una auditoría de proveedores y puede, por ejemplo, influir en la política de compras de su empresa.

5 – Trazabilidad

La comunicación entre su empresa y sus proveedores, así como las comunicaciones internas, deben ser verificadas. Esto ayuda a garantizar que son precisas y están justificadas. Durante su auditoría de compras, debe centrarse en la transmisión de información de sus clientes internos. A menudo, las no conformidades de la auditoría se deben a intercambios de correo electrónico. Aunque la información es electrónica y rastreable, no es transparente. Y recuperar esta información es costoso y, por tanto, perjudicial para la empresa. También supone perfeccionar la gestión de riesgos, porque este ejercicio puede revelar que no se ha notificado oficialmente a los proveedores sus entregas defectuosas o de calidad inferior.

Deben enviarse notas y actualizaciones a los responsables de la gestión de compras de la empresa. Éstos deben reflejar las evaluaciones actuales de los proveedores y los cambios en la política de la empresa. Todos los departamentos y empleados implicados en el proceso de compras deben tener líneas de comunicación claras. Éstas deben verificarse durante la auditoría.

Gracias a todos estos pasos, una auditoría de un departamento de compras puedeoptimizar su gestión de compras. Ayudan a revelar sistemas defectuosos que deben corregirse para el desarrollo de su negocio. El uso de software de gestión de compras como Weproc le permite tanto optimizar su proceso de compras como asegurar sus auditorías.

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Team Weproc

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