¿Qué contiene una hoja de pedido?

Con la digitalización de las empresas, se han desmaterializado muchos documentos, como los pedidos de compra y las facturas, por citar sólo dos. Este avance tecnológico está facilitando la gestión de las empresas, en particular de los departamentos de compras, al simplificar la organización de todo el proceso de compra.

Cualquier empresa que realiza una transacción con un proveedor suele emitir órdenes de compra. Esto asegura la compra y, sobre todo, mejora la productividad de todo el personal implicado en el proceso. Pero antes de enviarla, es importante cumplimentarla correctamente. ¿Sabe realmente lo que hay que hacer en una orden de compra? En este artículo, descubrirás qué información necesitas saber sobre la orden de compra y qué datos legales no debes olvidar a la hora de redactarla.

¿Qué es una orden de pedido?

Antes de entrar en detalles, puede ser útil repasar la definición de orden de pedido. Definida como un documento comercial, una orden de compra se redacta para probar la existencia de una transacción entre dos partes. Una vez firmado o reconocido, el vendedor y el comprador deben cumplir sus compromisos. Por una parte, el vendedor se compromete a respetar las condiciones establecidas en el documento y a entregar todos los productos, servicios o materias primas. Por otro lado, el cliente se compromete a aceptar y pagar el pedido. Esto se conoce como promesa sinalagmática. Ambas partes tienen intereses. Si una de ellas incumple el contrato, se aplican penalizaciones.

La orden de compra firmada proporciona un marco jurídico y permite al comprador protegerse contra el incumplimiento de los detalles de los productos para legitimar cualquier litigio posterior. Si el pedido se basa únicamente en un acuerdo verbal, el comprador no tiene ninguna garantía del proveedor en cuanto al contenido de la entrega. Las condiciones generales de venta prevalecen siempre sobre un intercambio comercial. Por lo tanto, con un pedido, el comprador o la empresa pueden emprender acciones contra el proveedor si los artículos recibidos no se corresponden con el pedido.

¿Qué incluye una orden de compra?

Redactar una orden de compra significa declarar en un documento toda la información necesaria sobre el vendedor y el comprador, junto con las características esenciales de las mercancías y la información obligatoria.

Obligaciones legales

Hay determinados datos que deben figurar obligatoriamente en el pedido de compra; de lo contrario, el documento será nulo. Una empresa está obligada a indicar lo siguiente en la orden de pedido:

Identificación del comprador:

• nombre de la empresa
• domicilio social o dirección de facturación
• número SIRET RCS
• importe del capital social
• forma jurídica
• nombre y apellidos de la persona que realiza el pedido

Identificación del proveedor :

• razón social
• dirección postal

El comprador también debe mencionar todo lo relativo a la compra, es decir, la identificación de los productos con una descripción detallada. Debe indicar la cantidad de productos comprados, el precio unitario, el importe total sin IVA de cada línea de productos, así como el importe total con y sin IVA y el tipo de IVA aplicable.

Sólo queda añadir la fecha de entrega y las condiciones de pago. Las garantías legales y las condiciones de ejecución del contrato se establecen en las condiciones generales de venta (CGV) del proveedor. Las condiciones generales de compra (CGC) pueden adjuntarse al dorso de la orden de compra para especificar las condiciones específicas de la entidad compradora. La orden de compra es realmente un documento exhaustivo que no debe descuidarse, pues de lo contrario puede exponerle a riesgos. Pero no debe confundirse con un albarán de entrega.

Establecer las condiciones generales de venta

Es importante estar familiarizado con las condiciones generales de venta si se quiere emitir una orden de pedido en debida forma. Constituyen la base de las negociaciones comerciales entre profesionales y pueden adaptarse en función del tipo de comprador. El cliente las acepta en cuanto firma el documento.

Las condiciones de venta están recogidas en el artículo L. 441-1 del Código de Comercio francés. Deben mencionar las condiciones de pago y los elementos utilizados para determinar el precio, como la escala de precios unitarios y las posibles reducciones de precio. Las condiciones de pago deben establecer las condiciones de aplicación, el tipo de interés de demora y el importe de la penalización fija por gastos de cobro (de conformidad con II del artículo L.441.10 del Código de Comercio francés).

¿Tiene valor jurídico la hoja de pedido?

Dado que la orden de pedido no es un documento obligatorio para las empresas, no tiene automáticamente ningún valor jurídico. Para ser válida, la orden de pedido debe ser legible y comprensible para todos.

Si la orden de compra la emite el proveedor, tiene valor contractual una vez que el cliente la ha firmado. Por otra parte, si la orden de compra la emite el comprador, el proveedor debe acusar recibo. Uno de estos dos elementos permite garantizar el compromiso respectivo del comprador y del vendedor durante una venta.

El derecho de retractación no se aplica a las relaciones comerciales entre profesionales. El periodo de reflexión de 14 días (artículo L.221-18 del Código de Consumo francés) se aplica a los clientes particulares. Más recientemente, se ha ampliado a las empresas con menos de 5 empleados, siempre que se cumplan determinadas condiciones.

Crear un pedido con un programa informático de compras

El software de gestión de compras puede facilitar enormemente el trabajo diario de la función de compras de una empresa. Los departamentos de contabilidad y finanzas de los proveedores pueden sufrir si el proceso de compras de una empresa está desorganizado. Gracias a este software, se dispone de toda la información necesaria para elaborar el pedido de compra, lo que permite a la organización realizar un seguimiento eficaz. Todos los pedidos de compra están disponibles en la herramienta, lo que evita perder mucho tiempo buscando determinados pedidos que deben conciliarse con las facturas de los proveedores.

El software de compras facilita y agiliza la comunicación de información clave sobre el pedido. Los usuarios pueden añadir información útil como el presupuesto, el establecimiento o el número de expediente, por ejemplo. A continuación, el usuario selecciona el proveedor con el que desea realizar una transacción y los productos que desea adquirir.

A continuación, el programa genera una orden de compra con una finalidad específica. A partir de ese momento, es posible comunicarse directamente con el proveedor y supervisar su evolución. Los usuarios pueden optar por descargar el pedido de compra o enviarlo directamente por correo electrónico. A continuación, la orden de compra es visible en las cuentas en las que debe pagarse el pedido.

Con este artículo, ya sabes todo lo que implica un pedido de compra, desde la identificación de la empresa hasta la redacción de las condiciones generales de venta. Utilizar este contrato bilateral le ayudará a reducir los riesgos de sus transacciones comerciales.

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Team Weproc

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