Fases clave del proceso de realización de pedidos

Los pedidos de compra desempeñan un papel importante en el control de las compras de las empresas. En este artículo definiremos qué es un pedido de compra, describiremos la información que contiene, destacaremos las principales ventajas de utilizar pedidos de compra y explicaremos las etapas clave del proceso de pedido.

¿Qué es un pedido de compra?

Una orden de compra es la confirmación oficial de un pedido. Es un documento enviado por un comprador a un vendedor para autorizar una compra.

¿Qué información contiene una orden de compra?

Aunque algunos datos pueden variar, las órdenes de compra suelen incluir el nombre de la empresa que adquiere los bienes o servicios, la fecha del pedido, la fecha de entrega, la descripción ycantidad de los bienes o servicios, los precios, una dirección postal (para la entrega), información sobre el pago, ladirección de facturación y un número de orden de compra.

¿Por qué utilizan las empresas los pedidos de compra?

Las órdenes de compra se utilizan por varias razones:

1. Establecen expectativas claras: las órdenes de compra permiten a los compradores aclarar sus requisitos exactos a los proveedores. No sólo sirven para empezar con buen pie, sino que ambas partes pueden utilizarlas como comprobación formal en caso de que los pedidos no se entreguen como se esperaba.
2. Ayudan a gestionar los pedidos: muchas empresas designan a determinadas personas para gestionar las existencias, lo que suele incluir la tramitación de los pedidos entrantes. Estas personas suelen trabajar en compras, finanzas u operaciones. Los pedidos de compra proporcionan a estas personas documentación formal de las entregas entrantes o pendientes, lo que les permite realizar un seguimiento y gestionar los pedidos con mayor eficacia.
3. Ayudan a elaborar presupuestos: una vez creado un pedido de compra, los compradores pueden integrar inmediatamente estos costes en los presupuestos de la empresa. Las empresas tienen una visibilidad clara de sus gastos y de cómo se asignan.
4. Son jurídicamente vinculantes – A menudo nos preguntan si un pedido de compra es un contrato jurídicamente vinculante. La respuesta oficial es sí En ausencia de un contrato formal, una orden de compra sólo puede servir como documento legalmente vinculante una vez que ha sido aceptada por el vendedor.
5. Son un elemento clave en las pistas de auditoría: los auditores están atentos a las discrepancias financieras. Estarán especialmente interesados en las entradas de bienes y servicios y en las salidas de pagos. Emitir, procesar y registrar las órdenes de compra es una forma excelente de satisfacer a los auditores.

Las ventajas anteriores están dirigidas a los compradores, pero los pedidos de compra también son documentos importantes para los proveedores. Los proveedores los utilizan para cumplir los pedidos y procesar los pagos.

¿Siguen necesitando las empresas las órdenes de compra?

Que las empresas necesiten órdenes de compra depende de varios factores, pero en general es una buena práctica empresarial mantener las cuentas a pagar en orden.

En el mundo actual, la comunicación se produce a la velocidad de la luz. Los pedidos se hacen por teléfono, correo electrónico e incluso SMS. Renunciar a la confirmación formal de un pedido significa que usted o su proveedor pueden olvidar detalles importantes del mismo.

Algunas instituciones no exigen una orden de compra para determinados artículos. Lo ilustraremos con los requisitos de una pequeña universidad privada que figuran en su sitio web. Las órdenes de compra no son necesarias para los siguientes gastos:

• Gastos administrativos (librería, imprenta, etc.). Estos gastos se facturan mensualmente.
• Reembolso de gastos de viaje. En su lugar se utiliza un formulario de solicitud de reembolso de gastos.
• Renovación de afiliaciones y suscripciones anuales. En su lugar se utiliza un formulario de solicitud de reembolso de gastos.
• Pedido de material de oficina en línea al proveedor designado por la universidad.

En todos los demás casos, la universidad indica claramente que puede denegar el pago sin órdenes de compra autorizadas.

¿Cuáles son las etapas del proceso de pedido?

Estas son las etapas que intervienen en la realización de un pedido. Tenga en cuenta que el proceso de pedido forma parte de un proceso de adquisición más amplio que incluye desde la identificación de la necesidad de un bien o servicio hasta el pago.

• Etapa 1: El comprador crea una solicitud de compra – El proceso de pedido comienza con una solicitud de compra, un documento creado por el comprador y presentado al departamento que controla las finanzas. Piense en esto como la parte del proceso en la que obtiene luz verde para comprar los bienes y servicios que desea. En realidad no se pide nada, sino que se obtiene la aprobación para hacerlo. Los responsables de la aprobación pueden optar poraprobar, rechazar o solicitar más información sobre la necesidad planteada. La principal diferencia entre las solicitudes de compra y las órdenes de compra es queuna solicitud de compra se refiere a la autorización y una orden de compra a la compra.
• Paso 2: El comprador emite el pedido de compra – Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud de compra, emite un pedido de compra al proveedor. Los pedidos de compra suelen crearse con programas informáticos de gestión de pedidos como Weproc, que permiten a las empresas hacer un seguimiento de los pedidos de compra y presentarlos electrónicamente.
• Paso 3: El vendedor rechaza o aprueba (acusa recibo) el pedido de compra – El vendedor revisará el pedido de compra minuciosamente, prestando especial atención a las cantidades, los precios, el importe total adeudado y los términos y condiciones. Una vez que el vendedor aprueba el pedido de compra (normalmente por correo electrónico o utilizando un programa informático de gestión de compras), prepara los productos o servicios que se van a entregar.
• Paso 4: El comprador registra el pedido – El último paso en el proceso de realización de pedidos es que el comprador registre el pedido de compra. Como ya se ha mencionado, registrar los pedidos decompra es una buena práctica en caso de auditoría.

Una vez completadas estas etapas del proceso de pedido de compra, se entregan e inspeccionan los bienes o servicios. A continuación, el vendedor emite una factura al comprador, se efectúa el pago y se completa la transacción.

¿En qué se diferencia una orden de compra de una factura?

Aunque puedan parecer similares, las órdenes de compra y las facturas son bastante diferentes. Una factura solicita el pago de una compra y se envía del vendedor al comprador. Incluye la misma información que una orden de compra, además de un número de factura, los datos de contacto del proveedor, cualquier crédito o descuento por pronto pago, el calendario de pagos y el importe total adeudado al proveedor.

Las principales diferencias entre los dos documentos son queuna orden de compra da lugar a la creación de una factura. Una orden de compra se envía del comprador al vendedor, mientras queuna factura se envía del vendedor al comprador. Además, una orden de compra «encarga» formalmente bienes o servicios a un proveedor, mientras que una factura solicita el pago del pedido.

¿Por qué debería automatizar su proceso de pedidos?

El proceso de pedido es importante, pero en ausencia de un software de gestión de compras, es sin duda manual y lento. Con un sistema como Weproc, la automatización hace que todo el proceso sea más eficaz. A continuación le explicamos por qué debería automatizar este proceso:

• Todos los documentos de compra están centralizados en un solo lugar, accesible desde cualquier lugar – El seguimiento y el historial de las solicitudes de compra y los pedidos de compra es mucho menos tedioso con la solución adecuada. Puede acceder a todos los detalles que necesite, cuando los necesite, en un solo lugar.
• Los catálogos automatizados deproveedores facilitan las solicitudes – Puede crear solicitudes mediante un formulario en línea estandarizado utilizando nuestros catálogos automatizados de proveedores. Ya no es necesario hojear anticuados catálogos de proveedores en papel para encontrar bienes o servicios. Los catálogos en línea facilitan la búsqueda del artículo que busca al precio adecuado entre sus proveedores preferidos, al tiempo que reducen la introducción manual de datos. También puede registrar artículos para ahorrar tiempo y simplificar las compras.
• Aprobaciones más rápidas:la aprobación de solicitudeses más rápida y sencilla con un sistema de flujo de trabajo de aprobación automatizado. Puede enviarlas directamente a la persona responsable de aprobarlas,reduciendo los cuellos de botella. La configuración de un flujo de trabajo de aprobación sólo requiere unos pocos clics. Una vez designada esta persona como responsable de la aprobación, empezará arecibir al instante las solicitudes de aprobación, que desencadenarán la creación de un pedido de compra. Las aprobaciones pueden gestionarse sobre la marcha, sin necesidad de retrasar los pedidos.
• Los pedidos de compra son fáciles de crear y compartir – Al igual que las solicitudes de compra, los pedidos de compra también se gestionan fácilmente a través del software de gestión de compras. Ya no tendrá que preocuparse por el formato de los pedidos de compra, ya que todo está cumplimentado de antemano. Además , puede enviarlos a los proveedores en cualquier formato.
• Mayor visibilidad de los gastos – Con el software de gestión de gastos, puede gestionar todo el ciclo de vida de los gastos (Procure-to-Pay) y tener acceso a información y análisis que pueden ayudarle a gestionar los gastos de la empresa con mayor eficacia. Los miembros pertinentes del equipo ven elimpacto de las solicitudes de compra antes de que usted las apruebe, y los presupuestos se actualizan automáticamente una vez que se envía una orden de compra.
• Ver el estado de los pedidos de un vistazo – Poder seguir el estado de todos sus pedidos en un solo lugar es una gran ventaja de automatizar el proceso de gestión de pedidos. Puede ver fácilmente lo que está sucediendo en tiempo real, como las solicitudes de compra aprobadas o rechazadas y los pedidos realizados.
• Reduzca los tiempos del ciclo de aprobación de facturas: el departamento financiero puede dedicar menos tiempo a buscar la confirmación de que una factura debe pagarse y agilizar la facturación cotejándola con las órdenes de compra aprobadas con total visibilidad de la pista de auditoría. No es necesario revisar los pedidos realizados por correo electrónico o en papel cuando la gestión de pedidos es digital

El proceso de pedido es importante para las empresas. Desarrollar y mantener un proceso disciplinado de pedidos de compra es ideal para establecer relaciones óptimas con los proveedores, mantener una pista de auditoría y ajustarse a los presupuestos, entre otras valiosas ventajas. Automatizarlo puede ayudar a agilizar las comunicaciones y minimizar el riesgo financiero.

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Team Weproc

Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.