Comment choisir un logiciel d’achat pour pme ?

Devoir gérer les achats n’est pas toujours facile. Cela implique souvent de nombreuses tâches. De ce fait, le réaliser soi-même génère souvent du stress. C’est là que réside l’intérêt du logiciel d’achat. C’est l’outil qu’il vous faut pour faciliter les achats de votre société. Pourtant, celui-ci existe en de nombreux modèles sur le marché. Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez tenir en compte quelques critères de choix.

En quoi est-il important d’utiliser un logiciel d’achat pour une PME ? 

Pour une PME, utiliser un logiciel d’achat est loin d’être une simple tendance. Cet outil de gestion est d’une grande nécessité pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, pour gérer de manière efficace les achats. Avant de connaître les différents critères à tenir en compte pour le choix du logiciel de gestion des achats qui vous correspond, il est nécessaire de connaître ses principaux atouts.

La stratégie d’achat nécessite un protocole bien pensé afin de donner satisfaction aux besoins de l’entreprise et de ses clients internes. C’est pourquoi ce processus implique de nombreuses tâches et est parfois chronophage. L’utilisation d’un logiciel d’achat devient de fait indispensable. Il est en effet nécessaire pour à la fois optimiser votre processus d’achat et pour garantir sa performance. Le principal avantage, est l’automatisation des tâches redondantes et administratives. C’est désormais au logiciel de se charger de l’ensemble de la gestion des demandes que votre entreprise peut émettre.

Outre cela, s’équiper d’un logiciel achat permet à l’équipe d’achat de réaliser un gain de temps. Effectivement, il permet de réduire considérablement le temps consacré à la recherche des fournisseurs, informations produits ou encore à la gestion des contrats. Il cible facilement le meilleur fournisseur et vous fait faire ainsi d’excellentes économies. Cet outil peut même minimiser le temps perdu à la constitution des appels d’offres ou à la réalisation de différentes tâches administratives. Vous pouvez enfin économiser du temps sur le suivi et la gestion des commandes. En bref, le logiciel d’achat permet un gain de productivité.
 

Prendre en compte les besoins de votre entreprise

Le choix de votre logiciel d’achat ne doit pas se faire n’importe comment, car il met en jeu la productivité de votre entreprise. Il est important que cet outil corresponde à ses besoins. Quel que soit votre domaine d’activité, il est nécessaire de tenir en compte les fonctionnalités de base du logiciel. Pour trouver celui qui convient à votre PME, le mieux est de définir vos objectifs. Définissez ce que vous souhaitez réellement déléguer à l’outil. Le marché met à votre disposition de nombreux choix, allant des plus simples au plus sophistiqués.

En ciblant précisément les besoins concrets de votre entreprise, vous allez sans doute mieux choisir votre logiciel de gestion des achats, en fonction de ses fonctionnalités principales. Si vous maîtrisez les besoins de votre entreprise, alors vous connaissez les attentes de vos équipes. En principe, les solutions informatiques disposent de nombreuses fonctionnalités comme :

• Des tableaux de bord,
• La gestion des commandes (du bon de commande à la facture fournisseur),
• La gestion des réceptions,
• La gestion des demandes (demandes d’achats, mises en concurrences, appels d’offres…),
• La gestion des fournisseurs,
• La gestion des contrats,
• Les workflows d’approbation avec circuits de validation,
• La visualisation des coûts d’achat,
• Etc.

Pour finir, pour le choix de votre logiciel d’achat, il est aussi recommandé de penser à la mobilité de vos collaborateurs. Existe-t-il une application mobile ou bien une version mobile utilisable sur différents supports ?

Orienter le choix vers un logiciel facile d’usage

Pour avoir l’assurance de faire le bon choix parmi les meilleurs logiciels de gestion des achats qui présente des bénéfices pour votre entreprise, il est vivement conseillé qu’il soit facile d’usage. Il ne doit pas y avoir de freins liés à son utilisation. Pour cela, vous devez avoir un œil sur l’ergonomie de la solution de gestion et connaître le niveau de maturité digital de vos collaborateurs. Dans la majorité des cas, la complexité de l’utilisation de cet outil dépend de l’étendue des fonctionnalités.

Il est important que ce logiciel d’achat vous offre la possibilité de travailler en toute simplicité. L’essentiel est que les informations soient très fluides et facilement accessibles.

Mais surtout, il est nécessaire qu’il soit bien sécurisé. Vos données qui s’y trouvent ne doivent pas être accessibles à des personnes non autorisées. Il doit être capable d’assurer la protection des données sensibles.

Les autres critères à tenir en compte

Pour bien choisir le logiciel d’achat qui peut correspondre à votre PME, vous devez tenir en compte d’autres critères que ceux mentionnés plus haut. En premier lieu, vous devez prendre en considération votre budget. Comme cet outil existe en de nombreux types, il y en a pour tous les budgets. Outre cela, il est important de s’assurer de sa compatibilité avec l’ensemble de vos outils de gestion ainsi que votre logiciel comptable, dans le but évident de faciliter votre travail.

D’autres critères essentiels sont à prendre en compte comme les mises à jour intégrées dans le prix d’abonnement du produit sans coûts supplémentaires. Les temps de déploiement proposés ou encore la feuille de route de l’évolution voulue par le logiciel de gestion des achats de manière à ce qu’il concorde avec les intérêts de votre entreprise.

Vous l’aurez compris, un logiciel d’achat joue un grand rôle dans la gestion de votre entreprise. Pourtant, compte tenu des nombreux modèles, il n’est pas facile de faire le bon choix. Avec Weproc, vous n’avez pas à chercher ailleurs. Il sera en mesure de vous aider à bien gérer vos achats de manière simple et efficace.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.