Gestion des Achats : Levier d’Excellence Opérationnelle et de Rentabilité

Au-delà de l’expansion du chiffre d’affaires, un levier tout aussi puissant, si ce n’est plus fondamental, réside dans la maîtrise des dépenses et l’optimisation des processus internes. C’est ici que la gestion des achats se révèle non seulement essentielle, mais véritablement stratégique.

Loin d’être une simple fonction administrative, les achats représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires d’une société européenne. Ce chiffre colossal souligne leur rôle central et leur impact direct sur la santé financière, la rentabilité et la compétitivité d’une organisation. Une démarche achat optimisée stabilise les processus, assure la fluidité de la chaîne d’approvisionnement et libère des marges cruciales pour l’innovation et l’investissement.

De la sélection rigoureuse des fournisseurs à la négociation des contrats, en passant par l’intégration de technologies de pointe et l’adoption de pratiques responsables, chaque facette de la gestion des achats contribue à façonner la performance globale de l’entreprise. Cet article explore comment transformer la fonction achats en un véritable pilier stratégique, capable de générer de l’excellence opérationnelle et une rentabilité durable, pour tous les secteurs d’activité.

La Fonction Achats : Pilier Stratégique de l’Entreprise

Historiquement perçue comme un centre de coûts, la fonction achats a considérablement évolué pour devenir un département clé, doté d’une influence stratégique majeure sur la performance globale de l’entreprise. Sa capacité à sourcer, négocier et gérer les ressources externes impacte directement la qualité des produits, les délais de production, et surtout, la rentabilité.

Définition et typologie des achats

La fonction achats, dans sa définition la plus large, englobe l’ensemble des processus visant à acquérir les biens, services et travaux nécessaires au fonctionnement et à la production de l’entreprise. Cette acquisition doit se faire au meilleur coût global, en respectant des critères de qualité, de délais et de responsabilité.

On distingue principalement deux grandes catégories d’achats :

• Les achats directs : Ce sont les achats directement liés au processus de production de l’entreprise. Ils incluent les matières premières, les composants, les pièces détachées, les semi-produits ou les services qui sont intégrés au produit final ou sont essentiels à sa fabrication. Par exemple, pour un constructeur automobile, l’acier, les pneus, les systèmes électroniques sont des achats directs. Leur maîtrise est cruciale car ils influencent directement la qualité, le coût de revient et la capacité de production.
• Les achats indirects ou hors production : Ils concernent tous les biens et services qui ne sont pas directement intégrés au produit final mais qui sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Cela peut inclure les frais généraux (fournitures de bureau, énergie, télécommunications), les services (prestations intellectuelles, maintenance, sécurité, nettoyage, marketing) ou les équipements (informatique, mobilier de bureau). Bien que moins visibles, ces achats représentent une part significative des dépenses et peuvent offrir d’importantes opportunités d’optimisation.

Quelle que soit leur nature, ces achats constituent une part prépondérante des dépenses. Comme mentionné précédemment, on estime que 60% du chiffre d’affaires d’une société européenne est en moyenne consacré aux achats. Ce chiffre astronomique illustre l’impact direct et massif de cette fonction sur les résultats financiers. Une gestion rigoureuse et stratégique des achats est donc impérative pour stabiliser les processus de gestion et assurer une base solide à l’entreprise.

 

Acteurs clés et leurs missions

Le département des achats est composé de plusieurs acteurs dont les rôles et missions sont complémentaires et visent l’efficacité opérationnelle et la création de valeur.

• La Direction des Achats : À la tête du département, le Directeur des Achats définit la stratégie globale d’achat, en alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Il supervise les équipes, établit les politiques d’achat, gère les relations avec les fournisseurs stratégiques et s’assure de l’atteinte des objectifs de performance et de rentabilité.
• Les Responsables Achats : Ils sont souvent spécialisés par catégorie d’achats (matières premières, services informatiques, flotte automobile, etc.). Ils développent et mettent en œuvre les stratégies pour leurs portefeuilles respectifs, gèrent des équipes d’acheteurs et sont garants de l’optimisation des coûts et de la qualité pour leur périmètre.
• Les Acheteurs : Ce sont les acteurs de terrain, en charge de la mise en œuvre opérationnelle des stratégies. Leurs missions sont variées et complexes :
  • Sourcing : Identifier et évaluer de nouveaux fournisseurs potentiels, tant au niveau national qu’international, pour répondre aux besoins de l’entreprise.
  • Rédaction de cahiers des charges : Collaborer avec les clients internes pour définir précisément les besoins et les exigences techniques, fonctionnelles et de qualité.
  • Négociation : Mener des négociations commerciales pour obtenir les meilleures conditions en termes de prix, délais, qualité, services et clauses contractuelles.
  • Mise en œuvre et gestion des contrats : Établir des contrats fournisseurs solides, les administrer et s’assurer de leur bonne exécution et du respect des engagements par les deux parties.
  • Gestion de la relation fournisseurs : Développer et entretenir des relations durables et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs clés.

Ces équipes travaillent en étroite collaboration avec les clients internes (production, marketing, R&D, services généraux) afin de comprendre leurs besoins et d’y répondre de manière optimale. La gestion administrative liée à ces missions, qui était traditionnellement très lourde, est aujourd’hui de plus en plus numérisée. Les outils digitaux permettent d’automatiser une grande partie des tâches chronophages, libérant ainsi les acheteurs pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Objectifs et leviers de performance

La fonction achats ne se contente plus d’être un simple élément logistique ou de support. Elle est désormais un levier de performance essentiel, doté d’objectifs ambitieux et de nombreux leviers pour les atteindre.

• Levier de croissance et de rentabilité : En obtenant les meilleurs prix et conditions, les achats contribuent directement à l’amélioration des marges de l’entreprise. Chaque euro économisé sur les achats a un impact direct et significatif sur le résultat net, souvent plus important qu’une augmentation équivalente du chiffre d’affaires. Des coûts d’achats maîtrisés permettent également d’offrir des produits ou services plus compétitifs sur le marché, favorisant ainsi la croissance.
• Optimisation de la productivité des services : En garantissant la disponibilité des matériaux et services nécessaires en temps voulu, et en automatisant les processus d’achat, la fonction achats permet aux autres départements (production, R&D, services généraux) de se concentrer sur leurs missions principales sans interruption, augmentant ainsi leur productivité globale.
• Maîtrise du portefeuille d’achats : Cela implique une vision claire et détaillée de toutes les dépenses. Pour ce faire, les achats sont souvent regroupés en « familles d’achats » ou « catégories d’achats » (par exemple, transport, prestations IT, fournitures de bureau). Cette catégorisation permet d’avoir une vue d’ensemble, d’identifier les dépenses importantes, de repérer les opportunités de massification des commandes ou de renégociation, et de définir des indicateurs de performance (KPI) pertinents.

La mise en place de plans d’action basés sur les données récoltées (performances des fournisseurs, évolutions des prix du marché, volume d’achats) est fondamentale. Une analyse approfondie permet de rééquilibrer les stratégies d’achat, d’identifier de nouvelles sources d’approvisionnement, ou de renégocier des contrats pour maximiser la valeur et minimiser les risques. La gestion des achats est ainsi un moteur puissant pour l’atteinte des objectifs financiers et opérationnels de l’entreprise.

 

Optimisation des Processus Achats : Méthodes et Bonnes Pratiques

L’optimisation des processus achats ne se résume pas à la simple recherche du prix le plus bas. Elle implique une démarche structurée, stratégique et globale, visant à maximiser la valeur ajoutée de chaque dépense tout en minimisant les risques.

Adopter une approche globale et stratégique

Pour qu’une gestion des achats soit véritablement efficace, elle doit dépasser la vision parcellaire des dépenses et embrasser une approche globale et stratégique. Cela signifie avoir une visibilité complète sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise, qu’elles soient directes ou indirectes.

Trop souvent, les entreprises se concentrent uniquement sur les achats directs, liés à la production, négligeant les achats indirects comme les frais généraux, les prestations intellectuelles ou les logiciels. Or, ces derniers peuvent représenter des sommes considérables et des gisements d’économies inexploités. Par exemple, le coût d’un logiciel de paie ou les frais bancaires sont des achats qui doivent être tracés et analysés, et non considérés comme des charges exceptionnelles.

L’approche stratégique implique également d’évaluer le coût global de l’acte d’achat (Total Cost of Ownership – TCO). Ce n’est pas uniquement le prix d’achat qui compte, mais l’ensemble des coûts générés par un bien ou un service tout au long de son cycle de vie. Cela inclut :

• Les frais d’approvisionnement (recherche de fournisseurs, appels d’offres, passation de commandes, transport).
• Les coûts de gestion des stocks (stockage, obsolescence, dépréciation, assurance).
• Les frais de traitement (réception, contrôle qualité, facturation, paiement).
• Les coûts d’utilisation (maintenance, énergie, consommables).
• Les coûts liés aux risques (rupture d’approvisionnement, non-conformité, litiges).
• Les coûts de fin de vie (recyclage, élimination).

Comprendre le TCO est essentiel pour justifier l’analyse des coûts pour chaque achat. Il est fréquent qu’une facture de 30 euros puisse “coûter” à l’entreprise le même montant en frais administratifs et de traitement qu’une facture de 30 000 euros. Cette prise de conscience incite à la rationalisation et à l’automatisation des processus pour les petits achats, et à une analyse plus approfondie pour les achats stratégiques.

Comparaison : Prix d’Achat vs. Coût Global (TCO)	Prix d’Achat Initial	Coût Global (TCO)
Focus Principal	Coût direct du produit ou service	Ensemble des coûts sur le cycle de vie
Éléments Pris en Compte	Prix unitaire, remises	Prix d’achat, coûts logistiques, administratifs, de stockage, de maintenance, d’utilisation, de formation, de fin de vie, et risques associés
Impact Stratégique	Économies à court terme	Optimisation de la valeur et de la rentabilité à long terme
Complexité d’Analyse	Faible	Élevée, nécessite des outils et une analyse détaillée

Maîtriser le Spend Management et les approvisionnements

Le Spend Management, ou gestion des dépenses, est une discipline essentielle pour toute entreprise souhaitant optimiser ses achats et sa rentabilité. Il s’agit d’un ensemble de processus destinés à collecter, classifier, nettoyer et analyser toutes les données relatives aux dépenses de l’entreprise, dans le but de réduire les coûts et d’améliorer la conformité et la performance.

Le Spend Management se décline en trois domaines clés :

1. Visibilité : Obtenir une vue exhaustive et consolidée de l’ensemble des dépenses. Cela implique de centraliser les données provenant de diverses sources (systèmes comptables, bons de commande, factures) et de les rendre accessibles.
2. Analyse : Une fois les données collectées, il s’agit de les analyser pour identifier les tendances, les opportunités d’économies, les fournisseurs clés, les dépenses non conformes, et les leviers de négociation. Cette analyse peut révéler des dépenses fragmentées qui pourraient être massifiées, ou des prix trop élevés par rapport au marché.
3. Processus : Mettre en place des processus d’achat optimisés, standardisés et si possible automatisés, pour garantir que les dépenses sont réalisées selon la stratégie définie, en respectant les politiques internes et les contrats fournisseurs.

Grâce à une exploitation efficace de ces trois éléments, l’entreprise peut répondre de manière proactive aux problématiques liées à ses dépenses. Le Spend Management permet d’optimiser la productivité en éliminant les tâches manuelles répétitives et en fournissant des informations précises pour la prise de décision. Il réduit également les risques en identifiant les dépendances excessives vis-à-vis de certains fournisseurs, les failles de conformité ou les fluctuations de prix.

 

Un aspect crucial du Spend Management est d’assurer la disponibilité de la fonction approvisionnement. Cela signifie garantir que les matières premières, les composants et les services nécessaires sont disponibles au bon moment, au bon endroit et en bonne quantité. Une gestion efficace des approvisionnements permet de réduire les risques de rupture de stock, de retards de production ou de surcoûts liés à des commandes urgentes. Elle contribue ainsi à la continuité des opérations et à la satisfaction des clients internes et externes.

Gérer la relation fournisseurs et les risques

Une gestion des achats performante repose intrinsèquement sur la qualité des relations avec les fournisseurs et une gestion proactive des risques associés. Le choix et le suivi des partenaires externes sont des missions stratégiques pour les équipes achats.

La première étape est de cartographier les fournisseurs stratégiques. Cela consiste à identifier les partenaires dont les produits ou services ont un impact significatif sur l’activité, la qualité ou la rentabilité de l’entreprise. Cette cartographie permet de différencier les fournisseurs à gérer de manière transactionnelle de ceux avec lesquels il faut développer une relation partenariale.

Une fois les fournisseurs clés identifiés, il est crucial d’évaluer leur qualité et leur conformité de manière continue. Cette évaluation ne se limite pas au prix, mais intègre des critères tels que :

• La qualité des produits ou services livrés.
• Le respect des délais de livraison.
• La capacité d’innovation et de proposition de solutions.
• La solidité financière du fournisseur.
• Le respect des normes (qualité, environnementales, sociales, éthiques).
• La réactivité et la qualité du service client.

Cette évaluation permet de distinguer les fournisseurs conformes aux engagements de l’entreprise de ceux qui pourraient faire courir des risques. L’objectif est de développer des relations mutuellement bénéfiques et long terme avec les fournisseurs stratégiques. Cela va au-delà de la simple transaction commerciale et vise à construire de véritables partenariats. Une relation solide peut se traduire par un meilleur accès à l’innovation, une plus grande flexibilité en cas de besoin, une meilleure réactivité et des conditions commerciales plus avantageuses sur la durée.

Parallèlement, la gestion des risques est un aspect crucial, souvent sous-estimé. Les risques liés aux achats peuvent provenir de diverses sources :

• Fluctuations des prix : Volatilité des matières premières ou des taux de change.
• Problèmes de qualité : Non-conformité des produits livrés, impactant la production ou l’image de marque.
• Retards de livraison : Perturbations de la chaîne d’approvisionnement, pouvant entraîner des arrêts de production.
• Dépendance fournisseur : Dépendance excessive envers un unique fournisseur, le rendant indispensable et augmentant le risque en cas de défaillance.
• Conformité : Non-respect des réglementations légales, éthiques ou environnementales par les fournisseurs.
• Géopolitique : Instabilité politique ou économique dans les pays d’approvisionnement.

Pour atténuer ces risques, plusieurs stratégies peuvent être mises en place :

• Diversification des sources d’approvisionnement : Ne pas dépendre d’un seul fournisseur pour des biens ou services critiques.
• Contrats cadres : Établir des contrats à long terme avec des clauses de révision de prix, de pénalités de retard ou d’engagement sur la qualité.
• Veille stratégique : Suivre les marchés, les innovations et la santé financière des fournisseurs.
• Audits réguliers : Vérifier la conformité et les performances des fournisseurs sur site.
• Plans de continuité : Développer des plans d’urgence en cas de défaillance majeure d’un fournisseur.

Une gestion proactive de la relation fournisseurs et des risques permet non seulement d’éviter les mauvaises surprises, mais aussi d’assurer la continuité des opérations et de renforcer la résilience de l’entreprise face aux imprévus.

Digitalisation des Achats : Outils et Avantages Concrets

L’ère numérique a transformé en profondeur toutes les fonctions de l’entreprise, et les achats ne font pas exception. La digitalisation est devenue un impératif pour moderniser les processus, gagner en efficacité et libérer du temps pour des missions stratégiques.

Les solutions e-procurement et logiciels SaaS

La digitalisation des achats passe par l’adoption de solutions e-procurement (ou e-Achats). Ces outils numériques sont conçus pour gérer l’ensemble des activités du service achats, de la définition du besoin à la réception et au paiement. Parmi les solutions les plus courantes, on trouve :

• Purchase-to-Pay (P2P) : Ces systèmes couvrent l’intégralité du cycle d’achat, de la demande d’achat à la facturation et au paiement. Ils automatisent les bons de commande, les réceptions, la gestion des factures et les rapprochements, simplifiant considérablement les processus administratifs.
• Source-to-Pay (S2P) : Plus complets, les systèmes S2P englobent non seulement le P2P mais aussi les étapes en amont, comme le sourcing stratégique, la gestion des appels d’offres (e-sourcing), la négociation (e-negociation) et la gestion des contrats.

De plus en plus, ces solutions sont proposées sous forme de logiciels SaaS (Software as a Service). Les avantages du SaaS sont multiples :

• Accessibilité : Logiciels sans installation, accessibles via un simple navigateur web, depuis n’importe où.
• Coût : Modèle par abonnement, réduisant les investissements initiaux lourds en infrastructure et maintenance.
• Mises à jour automatiques : Les fournisseurs SaaS gèrent les mises à jour et la maintenance, assurant une solution toujours à jour.
• Évolutivité : Facilité d’adapter les capacités et les fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise.
• Automatisation : Ces outils excellent dans l’automatisation des tâches administratives répétitives et chronophages.

Les gains de temps sont considérables grâce à ces solutions. Ils se manifestent à toutes les étapes du processus d’achat :

• Identification des fournisseurs : Les plateformes permettent de rechercher rapidement des fournisseurs qualifiés, de consulter des catalogues électroniques ou des bases de données de partenaires pré-approuvés.
• Élaboration des appels d’offres : Des modèles standardisés et des flux de travail automatisés accélèrent la création, la diffusion et l’analyse des réponses aux appels d’offres.
• Passation des commandes : La création de bons de commande est simplifiée et automatisée, réduisant les erreurs et les délais.

Weproc, en tant que solution SaaS e-procurement de digitalisation des achats, illustre parfaitement ces avantages. En fluidifiant la passation des commandes et en digitalisant l’ensemble du processus, Weproc permet aux entreprises de toutes tailles d’optimiser leur gestion des dépenses en un temps record.

Amélioration de la performance et du suivi

La digitalisation des achats ne se contente pas de simplifier les tâches, elle est un puissant moteur d’amélioration de la performance et de la capacité de suivi des équipes achats.

Le principal avantage opérationnel est l’automatisation des tâches administratives chronophages. La saisie manuelle de bons de commande, le classement de factures, les rapprochements fastidieux sont autant d’opérations qui peuvent être automatisées par les logiciels d’e-procurement. Cette automatisation réduit drastiquement les erreurs humaines, accélère les processus et libère un temps précieux pour les équipes.

Ces outils permettent un suivi rigoureux et en temps réel :

• Suivi des commandes : Les acheteurs peuvent visualiser l’état de chaque commande, de la validation à la livraison, anticiper les retards et réagir proactivement.
• Gestion des stocks : Intégrées aux systèmes de gestion de stock, les solutions e-procurement offrent une visibilité sur les niveaux de stock, les historiques de consommation et les prévisions, permettant une gestion des approvisionnements plus fine et évitant les ruptures ou les surstockages.
• Panel fournisseurs : Une base de données centralisée et actualisée des fournisseurs, de leurs contrats, de leurs performances et de leurs évaluations est accessible en un clic, facilitant le choix et le suivi des partenaires.

L’administration des KPI (Key Performance Indicators) et des OKR (Objectives and Key Results) est grandement facilitée. Les logiciels génèrent automatiquement des rapports et des tableaux de bord personnalisables, offrant une vision claire des performances des achats : économies réalisées, respect des budgets, délais de livraison, qualité fournisseurs, etc. Ces données objectives sont indispensables pour piloter la fonction achats et démontrer sa valeur.

Enfin, la capacité d’analyser les données pour rééquilibrer les stratégies d’achat est un avantage concurrentiel majeur. En exploitant les informations récoltées par le système, les responsables achats peuvent identifier des opportunités : regrouper des achats dispersés, renégocier avec des fournisseurs sous-performants, diversifier les sources d’approvisionnement, ou anticiper les évolutions du marché. Cette approche data-driven permet de mettre en place des plans d’action plus pertinents et d’optimiser en permanence la stratégie d’achat.

Concentration sur la valeur ajoutée

L’un des bénéfices les plus significatifs de la digitalisation des achats est la libération des collaborateurs pour les missions principales. En déléguant les tâches administratives répétitives aux logiciels, les équipes achats peuvent se consacrer pleinement à ce qui crée de la valeur pour l’entreprise.

Cette concentration sur la valeur ajoutée se traduit par plusieurs axes :

• Sourcing stratégique : Les acheteurs peuvent passer plus de temps à rechercher des fournisseurs innovants, à développer de nouveaux partenariats et à explorer des marchés émergents.
• Négociation avancée : Au lieu de gérer la paperasse, ils peuvent affiner leurs stratégies de négociation, approfondir la connaissance des marchés fournisseurs et obtenir de meilleures conditions contractuelles.
• Gestion des risques : Plus de temps est alloué à l’identification, l’évaluation et l’atténuation des risques dans la chaîne d’approvisionnement.
• Innovation et RSE : Les équipes peuvent se concentrer sur l’intégration de critères d’innovation et de responsabilité sociale et environnementale dans le choix des fournisseurs et des produits.
• Relation client interne : Un temps accru pour mieux comprendre les besoins des départements internes et leur proposer des solutions d’achats optimales.

Pour les PME, où la fonction achats est souvent lissée sur la polyvalence des collaborateurs, un logiciel de gestion des achats est particulièrement bénéfique. Il permet à des employés non spécialisés de gérer efficacement les processus, tout en minimisant les risques et en garantissant une certaine professionnalisation. Cette polyvalence peut être valorisée sans que la performance achats n’en pâtisse.

En fin de compte, cette meilleure gestion se traduit par une augmentation des marges et des opportunités. Des achats plus intelligents, plus rapides et mieux négociés ont un impact direct sur la rentabilité. La capacité à obtenir des prix plus compétitifs, à réduire les coûts cachés et à optimiser les stocks contribue directement à la croissance des profits. De plus, en se concentrant sur des fournisseurs innovants et des produits à forte valeur ajoutée, l’entreprise peut saisir de nouvelles opportunités de marché et renforcer sa position concurrentielle. La digitalisation n’est donc pas qu’un outil d’efficacité, c’est un moteur de croissance stratégique.

Élaborer une Politique d’Achats Responsable et Performante

Au-delà des considérations économiques et opérationnelles, la fonction achats est de plus en plus investie d’une dimension éthique et environnementale. Intégrer la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) dans la politique d’achats n’est plus une option, mais une nécessité pour la réputation, la performance et la pérennité des organisations.

Intégrer la RSE dans la politique d’achats

Une politique d’achats responsable et éthique consiste à prendre en compte, au-delà du coût et de la qualité, l’impact social et environnemental des biens et services acquis. Cela implique une analyse approfondie du cycle de vie du produit, de l’extraction des matières premières à sa fin de vie.

L’intégration de la RSE dans les achats exige des responsables qu’ils se posent des questions fondamentales sur :

• Les matériaux choisis : Sont-ils issus de sources durables ? Sont-ils recyclables ? Leur extraction respecte-t-elle les droits humains et l’environnement ?
• Le processus de fabrication : Les conditions de travail sont-elles éthiques ? L’entreprise utilise-t-elle des énergies renouvelables ? Quelle est l’empreinte carbone du processus ?
• L’énergie déployée : Quelle est la consommation énergétique tout au long du cycle de vie du produit ? Y a-t-il des efforts pour réduire cette consommation ?
• Le transport : Comment les produits sont-ils acheminés ? Quel est l’impact environnemental de ces transports ?

Pour guider les entreprises dans cette démarche, des normes internationales existent. La norme ISO 20400, par exemple, fournit des lignes directrices pour des achats responsables, définissant les critères sociaux et environnementaux à considérer. La norme française NF X50-135-1 propose également des recommandations pour maîtriser la fonction achat et contrôler les coûts, en intégrant des aspects RSE.

L’objectif n’est pas seulement de se conformer à des régulations, mais d’aligner les valeurs de l’entreprise avec son éthique corporate. Un achat responsable signifie qu’il est réalisé en accord avec des codes prédéfinis, souvent inscrits dans la politique achats globale et la stratégie RSE de la direction générale. Cette démarche va bien au-delà d’une simple image “verte” ; elle est un moyen pertinent d’optimiser l’efficacité du service achats, de réduire les risques de réputation et d’améliorer l’engagement des collaborateurs.

Stratégies d’achat efficaces et adaptées

Une politique d’achats responsable doit s’accompagner de stratégies efficaces et adaptées à la taille et au contexte de l’entreprise. Pour réussir à mieux gérer les missions achats, il est essentiel de définir des repères clairs et des indicateurs de performance précis.

La fluidification de la chaîne d’achats est une priorité. Cela commence par une parfaite connaissance des besoins internes pour ensuite définir les bons indicateurs à atteindre. Par exemple, des objectifs peuvent être fixés sur l’amélioration des délais de traitement des factures, la réduction des litiges avec les fournisseurs, ou une meilleure maîtrise des budgets d’exercice par catégorie d’achat.

Il est également crucial de centraliser et regrouper les informations fournisseurs. Constituer un “panel fournisseurs” dans une base de données unique permet d’avoir une vision claire et organisée de l’ensemble des partenaires, de leurs performances, de leurs tarifs et de leurs engagements RSE. Cette centralisation facilite la gestion des appels d’offres, la négociation et le suivi des contrats. Pour les entreprises de taille modeste, où la structuration peut être moins formalisée, un outil simple mais performant peut faire une énorme différence.

Les stratégies doivent aussi être adaptées à la nature des achats. Si vous ne parvenez pas à définir une stratégie unique applicable à l’ensemble de vos achats, commencez par vous concentrer sur vos principales familles d’achats. Une méthode d’analyse ABC, par exemple, peut aider à identifier les achats à faible montant mais à fort volume (classe C), nécessitant une automatisation, versus les achats stratégiques à forte valeur (classe A), qui requièrent une négociation plus poussée et un suivi personnalisé.

Enfin, la communication de la stratégie d’achats à tous les employés est primordiale. Chaque collaborateur doit comprendre l’importance des processus d’achat, des politiques internes (notamment la politique RSE) et des enjeux financiers. Cela permet de diffuser une culture d’achat dans l’organisation, d’encourager la conformité aux procédures et de maximiser l’adhésion aux objectifs définis.

Formation et développement des équipes achats

Dans un environnement en constante évolution, la performance des achats dépend directement de la compétence et de l’adaptabilité des équipes. La formation continue des acheteurs est donc un investissement essentiel.

Les programmes de formation doivent couvrir plusieurs aspects :

• Techniques de négociation : Développer les compétences des acheteurs pour obtenir les meilleures conditions commerciales, non seulement sur le prix, mais aussi sur les délais, la qualité et les services associés.
• Maîtrise des outils digitaux : Les acheteurs doivent impérativement apprendre à utiliser les nouveaux outils digitaux de gestion (solutions e-procurement, plateformes de sourcing, logiciels d’analyse de données). Ces outils automatisent les tâches, fournissent des informations précieuses et libèrent du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Sans une maîtrise parfaite de ces systèmes, l’investissement technologique perd une grande partie de son intérêt.
• Gestion de la relation fournisseurs : Former les équipes à construire des partenariats durables, à évaluer les risques fournisseurs et à mettre en œuvre des stratégies d’atténuation.
• Achats responsables : Sensibiliser et former aux principes de la RSE, aux normes environnementales et éthiques, et à leur intégration dans les processus de sélection et d’évaluation des fournisseurs.
• Analyse de marché : Développer la capacité à analyser les marchés fournisseurs, à anticiper les tendances et à identifier les opportunités.

L’adaptation de l’organisation des achats au contexte et à la taille de l’entreprise est également cruciale. Une grande entreprise avec des milliers de références aura besoin d’une structure et de processus différents d’une PME. Pour les PME, il peut être judicieux de former une ou deux personnes dédiées à la fonction achat, ou de s’appuyer sur des outils qui simplifient les processus pour des collaborateurs ayant des missions polyvalentes. L’important est de ne pas laisser de place à l’improvisation et de professionnaliser la démarche, quelle que soit l’échelle.

Enfin, il est vital de diffuser une culture d’achat dans l’organisation. La fonction achats ne doit pas être un îlot isolé. Elle doit collaborer étroitement avec tous les départements (production, R&D, finance, marketing) pour comprendre leurs besoins, les sensibiliser aux enjeux des achats et les impliquer dans la démarche. Cela peut se faire par des sessions d’information, la mise en place de référents achats par service, ou l’utilisation d’outils collaboratifs qui intègrent les demandes d’achats de tous les utilisateurs.

En investissant dans la formation de ses équipes et en adaptant son organisation, l’entreprise s’assure que sa politique d’achats reste pertinente, performante et en adéquation avec les évolutions du marché et les objectifs stratégiques globaux.

En définitive, la gestion des achats a transcendé son rôle purement transactionnel pour devenir un moteur stratégique essentiel à la survie et au succès de toute entreprise. De la maîtrise du coût global à l’intégration des principes de la RSE, en passant par une digitalisation poussée des processus, chaque aspect de cette fonction contribue directement à l’excellence opérationnelle et à la rentabilité durable.

L’adoption d’une approche globale, la maîtrise du Spend Management, et la gestion proactive des relations fournisseurs et des risques sont des piliers fondamentaux. Ces méthodes permettent d’optimiser la productivité, d’assurer la fluidité de la chaîne d’approvisionnement et de libérer des ressources pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

La digitalisation, notamment via les solutions e-procurement SaaS comme Weproc, simplifie radicalement les tâches administratives, offrant un suivi précis et une analyse des données sans précédent. Elle permet aux équipes de se concentrer sur l’innovation, la négociation stratégique et le développement de partenariats vertueux.

Enfin, l’intégration d’une politique d’achats responsable et l’investissement dans la formation continue des équipes ne sont pas de simples “plus” ; ils sont des impératifs pour bâtir une entreprise résiliente, éthique et compétitive sur le long terme. Weproc est la solution SaaS e-procurement qui accompagne les entreprises dans cette transformation, en optimisant la gestion des dépenses et en favorisant l’épanouissement des équipes pour l’atteinte de leurs objectifs de performance.