Los diferentes tipos de riesgo para su proceso de compra

En una empresa, la compra está estrechamente vinculada al riesgo. En efecto, detrás de la compra de un servicio hay muchas cuestiones en juego, que son las principales tareas de un comprador. En consecuencia, una mala gestión de las compras favorece la aparición de riesgos que repercuten en la productividad y, por tanto, directamente en el desarrollo de su empresa. Por lo tanto, es vital identificar y evaluar estos riesgos, yanticipar su impacto en los objetivos estratégicos de la empresa, para poder controlarlos.

¿Qué es el proceso de compra?

El proceso de compra se refiere al proceso de adquisición de bienes o servicios de una fuente externa, normalmente un proveedor. El objetivo es identificar la necesidad de un producto o servicio, encontrar y evaluar proveedores potenciales, negociar los términos y condiciones y finalizar los contratos una vez acordados.

En otras palabras, el objetivo de la gestión de compras es obtener los mejores bienes o servicios posibles, en los términos y condiciones más favorables, en beneficio de una empresa, para que pueda funcionar con normalidad y de la mejor manera posible.

El proceso de compras de una empresa suele pasar por varias etapas, las más importantes de las cuales son las siguientes:

• Definición de requisitos: se trata de definir las necesidades y especificaciones del producto o servicio solicitado por la empresa. Esta etapa es crucial y tiene una enorme influencia en el resto del procedimiento.
• Selección de proveedores: investigar y evaluar a los posibles proveedores, examinando sus referencias y credibilidad, su estabilidad financiera y su capacidad de producción/entrega.
• Negociación: se trata de negociar términos y condiciones importantes, como el precio, los plazos de entrega y las garantías de cumplimiento.
• Adjudicación del contrato: El proceso de formalización del contrato con el proveedor seleccionado.
• Gestión del contrato: Supervisión del rendimiento del proveedor y gestión del contrato.

¿A qué riesgos se enfrenta el comprador?

Existen cuatro tipos principales de riesgos asociados a las compras: financieros, contractuales, operativos y, por último, de imagen (cuestiones de RSE). La madurez de las compras aumenta el riesgo que corren el comprador y la empresa. Por eso es importante identificar estas familias de riesgo lo antes posible, para poder anticiparse a ellas con mayor eficacia y ayudar a su empresa a crecer con tranquilidad. Porque sí, nunca es demasiado pronto para tomar la dirección correcta en sus compras.

Riesgos estratégicos y financieros

Un buen control de las compras es sinónimo de una buena gestión del gasto. Los riesgos financieros son los más visibles y los más vitales, porque representan la salud financiera de la empresa. Hay una serie de indicadores que pueden ayudarle a calibrarlo y alertarle sobre el rendimiento de su proceso de compras. He aquí un extracto:

• Tasa de dependencia de los proveedores. Cuanto más alto sea, mayor será el riesgo de perder su negocio. Si el proveedor incumple o duplica el precio de sus servicios, sus procesos de producción o venta se verán irremediablemente dañados. ¿Cómo puede reducir este riesgo? Busque e identifique nuevos proveedores para evitar sorpresas desagradables.
• Beneficio de explotación (¡Un rápido inciso de contabilidad digestiva, lo prometo!) Cuanto más caras sean sus compras, menor será su beneficio de explotación. El REX, para los que lo conocen bien, es específico de cada sector de actividad, pero te debes a ti mismo mantenerlo lo más alto posible. Un REX bajo reduce tus márgenes y te desgasta en una carrera interminable por encontrar nuevos clientes para mantener tus resultados.
• Retraso en los pagos a proveedores. Esto puede formar parte de la política de flujo de caja justo a tiempo de su empresa. Pero a menudo se debe a la falta de provisiones o a la falta de previsión. Así que planifique sus compras con antelación. O mejore la trazabilidad de sus compras para poder transmitir la información a sus departamentos financieros y dejar de sorprenderles en el último momento.

Según el indicador, puede haber consecuencias más o menos graves para la salud financiera de la empresa. Por tanto, manténgase alerta y asegúrese de comprar de forma inteligente, en particular estableciendo contratos con los proveedores.

Riesgos contractuales y legales

Una buena negociación de contratos es un requisito previo para la función de compras. Pero antes de ponerse a negociar, hay que conocer bien los riesgos contractuales A continuación le presentamos algunos puntos que debe tener en cuenta para estar lo suficientemente preparado para afrontar estos riesgos:

• Fraude: algunos proveedores son ficticios o ejercen sus funciones de forma ilegítima. Algunos oficios están sujetos a regulación, así que compruebe las distintas acreditaciones y normas que rigen estas profesiones.
• Rescisión indebida o interrupción repentina del contrato. Incluye un plazo de preaviso en el contrato para poder recuperarte en caso de que se produzca una situación de este tipo.
• Falta de seguro de Responsabilidad Civil/Decenal de un proveedor, lo que da lugar a que no se cubra una reclamación
• Renovación tácita: algunos proveedores utilizan la renovación automática de sus contratos para renovar sus compromisos, normalmente en su propio beneficio.

Esto requiere un conocimiento profundo de su proveedor y de su situación, así como de la posición de su empresa frente a él. Por tanto, hay que estar atento a los procesos de su empresa para limitar la aparición de riesgos.

Riesgos operativos

El proceso de compra es propenso a riesgos empresariales y técnicos. Por tanto, cada etapa del proceso abre la puerta a un riesgo. La siguiente lista no es, obviamente, exhaustiva, pero proporciona una buena base para anticipar estos riesgos en su empresa.

• Una compra que no responde a las necesidades de la empresa. Si las especificaciones estaban mal definidas cuando se expresaron sus necesidades, no se sorprenda si recibe una pieza o un servicio equivocados.

• Pedidos duplicados. Doble gasto. O una situación en la que se siente incómodo con su proveedor, que se ha comprometido a la producción o entrega del servicio solicitado. Póngase en contacto
• Una larga conciliación de facturas (o peor aún, la pérdida de una factura). No pierda tiempo, lleve un registro de sus compras desde el momento en que se emite la orden de compra hasta que recibe la factura. Esto tiene la ventaja de dar ventaja a su departamento de contabilidad, permitiéndole prever sus gastos.
• Ausencia o mala definición de los criterios de preselección de proveedores. A veces, el valor añadido de una compra reside en la selección del proveedor. No pase por alto ningún aspecto

Este extracto de los riesgos ligados a las carencias organizativas en las distintas etapas del proceso de compra se traduce casi siempre en pérdidas financieras y en una ralentización de la productividad. Así que audite sus procesos empresariales para anticiparse a ellos, y perfeccione su estrategia de compras para que sea ejemplar, ¡incluso en su imagen!

Riesgos para la reputación

Estos riesgos están relacionados con las cuestiones éticas, sociales y medioambientales de su empresa, es decir, los compromisos más conocidos bajo el nombre de Responsabilidad Social de las Empresas (RSE). La RSE engloba todas las prácticas empresariales destinadas a promover el desarrollo sostenible, el respeto de los derechos humanos y la igualdad social.

Aunque supervisar la estrategia de RSE no es la función principal de un comprador, éste sigue siendo responsable de los pedidos y las compras realizadas en nombre de la empresa. La imagen de la empresa está directamente implicada, por lo que corresponde al departamento de compras elegir proveedores que cumplan los compromisos adquiridos por su empresa. He aquí algunos ejemplos de cómo proteger su imagen:

• La cadena de producción o suministro de sus proveedores. Examínelos para descartar a aquellos que sean negligentes en materia de RSE o cuya forma de trabajar sea la antítesis de la suya. Y, desde luego, no querrá acabar en primera plana como la empresa que apoya a ese proveedor.
• Subcontratación en cascada. Para conseguir un contrato, algunas empresas están dispuestas a hacer cualquier cosa, incluso rebajar los precios y subcontratar el trabajo. Y sus subcontratistas repiten la operación. Al final, su proveedor ya no es el que usted contrató, a menudo infringiendo la legislación laboral.
• Las últimas noticias. Una de sus empresas asociadas no es inmune a aparecer en los titulares a su pesar. Así que mantente alerta ante este tipo de eventualidades, y prepárate para contraatacar si alguna comunicación va en contra de tus intereses.

Su reputación está en juego, y más aún su e-reputación. Para evitar este riesgo, defina sus compromisos y audite a sus proveedores para asegurarse de que avanzan en la misma dirección que usted. ¡Encarne el cambio que quiere ver!

En conclusión, estas cuatro grandes familias de riesgos pueden amenazar a cualquier tipo de empresa si su dirección no las tiene en cuenta. Por eso debes anticiparte a ellos y planificarlos para poder preparar una respuesta si te enfrentas a ellos. Esto le ahorrará tiempo a la hora de resolverlos y, en el mejor de los casos, le ahorrará tiempo a la hora de no resolverlos, porque se eliminarán antes incluso de que vean la luz del día.

¿Cómo puede gestionar los riesgos asociados al proceso de compra?

El objetivo de la gestión de riesgos en las compras es anticipar y prevenir posibles problemas, con el fin de proteger a las empresas frente a los riesgos en que incurren durante el proceso de pedido. Cada transacción conlleva una serie de puntos importantes que hay que inspeccionar, como la calidad del producto, la fiabilidad del proveedor, la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa, aspectos todos ellos que hay que vigilar para evitar cualquier problema.

Los responsables de compras deben explorar nuevas tecnologías y estrategias para gestionar las funciones críticas de la cadena de suministro. Un buen plan de gestión de riesgos en las compras puede ayudar a su organización a ahorrar dinero, evitar malas situaciones y funcionar con fluidez y eficacia. A continuación resumimos cinco estrategias que pueden ayudar a su organización a reducir el riesgo de aprovisionamiento.

Analizar el gasto

El análisis del gasto revela lo que ocurre en la gestión financiera de su empresa. Analizando los datos de gastos con más detalle, puede obtener información valiosa sobre sus gastos de aprovisionamiento, como pagos no identificados, redundancias, facturas duplicadas, gastos irregulares (como compras directas) y laidentificación de proveedores importantes y de gran demanda con los que puede ser posible negociar nuevas tarifas.

Examinar los gastos pasados también puede ayudarle a evitar riesgos como un análisis inadecuado de las necesidades internas. Por ejemplo, puede averiguar si sus necesidades están sobrevaloradas o infravaloradas, si está trabajando con un calendario limitado o si tiene un presupuesto insuficiente.

Depender de un único proveedor para bienes y servicios esenciales puede suponer un riesgo enorme. Si no entregan a tiempo, toda la cadena de suministro puede verse interrumpida. El análisis del gasto puede ayudarle a determinar si gasta demasiado en determinados proveedores o si depende de muy pocos.

Garantizar la transparencia de la información de compras

La aplicación de una política de compras transparente permite reducir considerablemente la duplicación de pedidos. Además, con una mejor visibilidad, los pedidos duplicados se detectarán rápidamente y, por tanto, se evitarán.

Si todos los procesos son transparentes y están a disposición de todos, podrá seguir el historial de cualquier transacción, evitando compras incontroladas. Cuanto más transparente sea sobre quién compra o autoriza las compras, más podrá ahorrar y aumentar la eficiencia.

También le resultará mucho más fácilidentificar a las personas que tienden a incumplir las políticas de la empresa, entender por qué ocurre esto y encontrar formas de resolver los problemas detectados.

Consolide su panel de proveedores

Tener varios proveedores para un mismo producto o gama de productos supone un reto, ya que es difícil hacer un seguimiento de todos ellos. Si tiene menos proveedores, su organización podrá centrarse mejor en prevenir riesgos como la volatilidad de precios, que puede afectar a la salud financiera de su empresa.

Al consolidar eficazmente a los proveedores, los equipos de compras pueden evitar riesgos como el gasto excesivo. Su empresa puede obtener mejores precios por un producto asignando más productos a menos proveedores. En general, también se reducirán los costes de flete, manipulación y otros gastos de entrega/transporte.

Hay que tener en cuenta, sin embargo, que en el caso de productos y servicios esenciales para su empresa, necesitará tener más de un proveedor. En este caso, es preferible tener varios proveedores, ya que no dependerá de un único proveedor que pueda influir en toda la producción de su empresa.

Tener varios proveedores para sus productos clave también ayuda aevitar cuellos de botella cuando la demanda alcanza su punto máximo. Además, le da más flexibilidad para hacer frente a imprevistos.

Mejore las relaciones con sus proveedores

Mantener buenas relaciones con sus proveedores es un activo importante. Una gestión eficaz de los proveedores ayuda aevitar cualquier interrupción en la cadena de suministro, como retrasos en las entregas o productos de mala calidad. Una mejor visibilidad también ayuda a identificar y mitigar posibles riesgos.

El software de gestión de proveedores puede ayudarle a realizar un seguimiento de sus proveedores para que puedaverificar fácilmente la información sobre ellos, identificar posibles riesgos de suministro y medir el rendimiento. La información recopilada a través de la supervisión del rendimiento también ayudará aevitar una mala selección de proveedores en el futuro, el aprovisionamiento poco ético y aidentificar cualquier problema potencial.

Supervisar y hacer cumplir los contratos

El cumplimiento de los contratos es un área importante que debe supervisarse con regularidad. Este indicador le ayudará a determinar en qué medida los proveedores cumplen las condiciones negociadas, como la entrega puntual de productos de calidad.

Este indicador muestra el porcentaje de contratos que se han ejecutado en su totalidad y si se han cumplido todos los requisitos acordados. El cumplimiento de estos requisitos ayuda amejorar la comunicación con los proveedores,aplicar las normas de incumplimiento ygarantizar que los problemas se rectifiquen rápidamente.

Además, centrarse en el cumplimiento también ayuda a controlar los procesos internos y a regular el gasto dentro de la empresa, eliminando el gasto excesivo de las partes interesadas internas. Cuanto mayor sea su tasa de cumplimiento, menos residuos generará su proceso de compras.

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Team Weproc

Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.