Los riesgos de una mala gestión de las facturas de los proveedores
Según una encuesta de Wax Digital, el 60% de los contables y miembros de los departamentos financieros de las empresas odian tener que ocuparse de las facturas de los proveedores. el 70% de ellos considera que la gestión es laboriosa y tediosa. Esto puede provocar retrasos en los pagos.
Sin embargo, pagar a tiempo a sus socios comerciales sigue siendo la base de cualquier buena relación. También es una exigencia que las empresas deben respetar. En Francia, los morosos pueden ser multados con hasta 2 millones de euros. El nombre de su organización también puede publicarse en la página «name & shame» de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes).
Una mala gestión de las facturas de los proveedores también le expone al riesgo de fraude y, sobre todo, daña la reputación de su marca. Cada vez más proveedores serán reacios a trabajar con usted. Esto se traduce en menos suministros, clientes insatisfechos y, en última instancia, un descenso de su volumen de negocio. Por eso es importante prestar atención a la gestión de las facturas de los proveedores para evitar este tipo de problemas.
Sommaire
Retrasos en los pagos
Uno de los primeros riesgos asociados a una mala gestión de las facturas de proveedores es la morosidad. Las consecuencias afectan a ambas partes: al proveedor y a su empresa.
Impacto de la morosidad en el proveedor
¼ de los fracasos empresariales son consecuencia directa de la morosidad. Si los proveedores tienen dificultades para cobrar sus facturas, pueden encontrarse en una situación de quiebra financiera. El riesgo es aún mayor para las pequeñas y medianas empresas, que no disponen de recursos financieros sustanciales.
Impacto en su empresa
Para su empresa, retrasar el pago a los proveedores compromete sus cuentas por pagar. Sus activos no reflejarán la realidad, lo que puede crear problemas a la hora de tomar decisiones estratégicas.
También puede repercutir en el circuito de validación y en el suministro de tus servicios. Un proveedor impagado puede decidir congelar sus servicios a su empresa. En el caso de sus materias primas, toda su cadena de producción y comercialización se verá afectada. Los clientes a los que ya no pueda satisfacer se irán a la competencia.
En caso de morosidad reiterada, el proveedor puede decidir dejar de ofrecerle sus servicios. Entonces tendrá que encontrar un nuevo socio fiable y establecer una relación de confianza.
El riesgo de fraude
7 de cada 10 empresas son víctimas de fraude. El 54% de estos intentos son estafas con proveedores falsos y pueden incluso tener su origen en su empresa.
Por ejemplo, las transacciones fraudulentas presentadas como reales pueden ser procesadas por un miembro del equipo de contabilidad. También pueden crear una cuenta de proveedor falsa y recibir pagos regulares.
También corre el riesgo de que se pague dos veces a los proveedores. Un proveedor al que no se ha pagado a tiempo puede devolver su factura. Si se gestionan mal, se puede pagar dos veces al mismo socio. El proceso de gestión de facturas es, por tanto, esencial para el buen funcionamiento de su empresa.
No sólo supone una pérdida de dinero para la empresa, sino que además estás enviando una señal equivocada al proveedor, que puede aprovecharse de este mal funcionamiento. También es una pérdida de tiempo para el personal que procesa las facturas. Luego tienen que intentar averiguar dónde han ido a parar los pagos extra, lo que reduce su productividad.
Mala reputación para la empresa
Una mala gestión de las facturas de los proveedores perjudica la reputación de su empresa debido a :
- Retrasos en los pagos
- Pagos del proveedor equivocado
- Facturas que no se encuentran en su sistema
Sus socios pueden correr la voz rápidamente y poner a su empresa en una lista negra. Si publican críticas negativas en Internet, corre el riesgo de perder clientes. Estará rompiendo lazos históricos con sus proveedores, y sus competidores pueden aprovecharlo para ganar parte de su negocio. La supervivencia de su empresa está en juego.
Una mala reputación será difícil de deconstruir a largo plazo y puede impedirle atraer talento a su empresa. Si aparece en la lista «Name & Share» de la DGCCRF, le resultará difícil firmar un contrato con otro proveedor o conquistar nuevos mercados.
Un equipo improductivo y el servicio al cliente
Una mala gestión de las facturas de sus proveedores somete a un estrés excesivo a los empleados y al servicio de atención al cliente. Cuando la empresa está en falta y los pagos se retrasan, sus colaboradores se ponen en contacto con el servicio de atención al cliente.
Sus empleados tienen que limitar los daños y entablar conversaciones delicadas, que pueden tener consecuencias desastrosas si las discusiones se tuercen. Estas situaciones aumentan los niveles de estrés de su equipo y bajan su moral. Dedican menos tiempo a actividades que añaden valor a su empresa.
Los retrasos en los pagos, las facturas duplicadas o la liquidación con el socio equivocado pueden aumentar la carga del departamento de contabilidad. Un equipo sobrecargado puede provocar retrasos en los plazos de pago. Esta forma estresante de trabajar pone a los contables al límite y conduce a una baja productividad y al agotamiento de los empleados. Es probable que los empleados estresados renuncien a su empresa.
5 consejos para mejorar la gestión de las facturas de sus proveedores
Las facturas de proveedores son una tarea tediosa para el departamento de contabilidad incluso de las empresas más grandes. Los pequeños errores pueden dar lugar a grandes incoherencias a todos los niveles. El resultado es tiempo y dinero perdidos, e incluso complicaciones legales para su organización: la ley obliga a archivar las facturas de los proveedores durante 4 años. Aquí tiene 5 consejos para mejorar este aspecto de sus operaciones.
Digitalice la captura y aprobación de facturas
¿Utiliza Excel para gestionar las facturas de sus proveedores? Entonces no es inmune a los errores de introducción manual de datos. Ponga fin al procesamiento manual de facturas y opte en su lugar por una herramienta de gestión de compras como Weproc para garantizar un mejor proceso de gestión. Su equipo descarga las facturas y la información pertinente se envía a los gestores autorizados con sólo pulsar un botón. Cada miembro del personal también puede supervisar el estado de la factura en tiempo real. Gracias a nuestro software de facturación electrónica, podrá ahorrar un tiempo considerable en los plazos de tramitación.
Limitar la duplicación y el fraude
Su equipo no puede detectar rápidamente una factura fraudulenta, sobre todo si trata con varios proveedores.
Con la gestiónautomatizada de facturas, cada factura permanece vinculada al pedido de compra. Tras el pago, la factura ya no se identifica como pendiente de tratamiento.
Acelerar la fase de aprobación de gastos
Otra causa de los retrasos en el pago de las facturas de los proveedores está relacionada con el gran número de personas que intervienen en el proceso de toma de decisiones. Cuantos más correos electrónicos haya que intercambiar, menos eficaz será la gestión.
Con un SRM, el responsable de la toma de decisiones está informado de cada nueva factura de proveedor y puede aprobar su pago con un solo clic.
Simplificar los flujos de trabajo para el personal contable
Algunos SRM disponen de una función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta función detecta y copia automáticamente el texto de las facturas de los proveedores. Esto ahorra tiempo a tu equipo, que puede seguir el progreso de las facturas.
Así, los empleados disponen de información relevante para los proveedores que desean conocer el estado de pago de sus facturas.
Cree una lista de comprobación para la gestión de facturas
Desarrolle, aplique y haga cumplir una política de «Sin pedido no hay pago», con descripciones detalladas y excepciones a la norma. Proporcione respuestas a las preguntas más frecuentes y un protocolo para tratar las facturas que incumplan las normas. Mantenga a todos los miembros de su organización y a sus proveedores al día de la última versión de esta política en todo momento.
Los proveedores son la columna vertebral de su empresa. Gestionar bien sus facturas le garantiza una relación sana y duradera y puede resultar un eje estratégico en las relaciones con los proveedores. Evitará posibles sanciones legales y protegerá a sus empleados y su reputación. Una herramienta de gestión de compras facilita todo el proceso de compra, desde la solicitud hasta la realización de pedidos.
¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.
Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.