Sepa cómo analizar su ciclo de compras a proveedores

Cuánto gasta su empresa en hacer negocios, y con qué frecuencia, desempeña un papel importante en su éxito global. Con la transformación de efectivo en bienes y servicios, el ciclo de compras está en el centro de la contratación y puede tener un gran impacto en su productividad, competitividad y rentabilidad.

Comprender el ciclo de compras a proveedores de su empresa es el primer paso para optimizarlo. Mediante la tecnología y la mejora de los procesos, puede asegurarse de que su departamento de compras cree valor para su empresa y reduzca los costes debidos a la pérdida de tiempo, energía y recursos. El objetivo es facilitar las compras a los proveedores. También contribuye a una buena gestión de los proveedores.

¿Qué es el ciclo de compra a proveedores?

El ciclo de compra a proveedores -también conocido como ciclo de aprovisionamiento o procure-to-pay (P2P) – es el proceso por el que se encargan, obtienen y pagan los bienes y servicios que necesita su empresa.

Para las empresas de todos los tamaños, el ciclo de adquisición a pago comienza con la revisión de los requisitos y termina con el pago y el mantenimiento de registros. Durante este tiempo, pueden generar una orden de compra y pagar los bienes directamente. También pueden convocar una licitación para fomentar una competencia más eficaz entre los proveedores que deseen satisfacer una necesidad específica establecida en el pliego de condiciones.

¿Qué es el análisis del ciclo de compra del proveedor?

El análisis del ciclo de compra de los proveedores se refiere al proceso de recopilación y análisis de estadísticas de compra para facilitar la toma de decisiones. Esto incluye, por ejemplo, informes de análisis sobre el gasto histórico en compras y auditorías avanzadas del plan presupuestario. También implica la previsión de decisiones futuras y estudios avanzados sobre el mismo plan.

La analítica de compras implica recopilar datos de muchas fuentes diferentes, como los sistemas ERP. Las estadísticas se clasifican según taxonomías estándar y específicas de cada caso de uso. La información necesaria se muestra en un panel de visualización o en herramientas de inteligencia empresarial.

Muchas organizaciones querían tener una visión única de sus gastos de aprovisionamiento. De ahí surgió la necesidad de analizar el ciclo de compra de los proveedores. La revisión de las adquisiciones se ofreció inicialmente como un programa puntual, como los cubos de gasto. Desde entonces se ha ampliado para incluir soluciones especializadas, cuadros de mando y otros tipos de programas de automatización. Esto permite gestionar el riesgo de los proveedores.

Para muchas organizaciones, el estudio va más allá de la visualización de estadísticas. El análisis del ciclo de compras puede compararse con el refinado del petróleo. Implica recopilar, depurar y enriquecer grandes cantidades de información procedente de sistemas dispares con el fin de obtener ventajas comerciales y conseguir una base de datos de proveedores óptima. Este análisis permite obtener información más oportuna, precisa y útil. También permite medir el impacto de las adquisiciones en el balance final.

Tipos de análisis del ciclo de compras

El campo del análisis de compras nació de la necesidad de comprender el rendimiento de las compras en el pasado y orientar la toma de decisiones en el futuro. Entre los tipos de análisis más comunes se incluyen:

• Análisis descriptivo: se analizan los datos de aprovisionamiento para describir lo que ha ocurrido en el pasado.
• Análisis de diagnóstico: los datos de aprovisionamiento se interpretan para comprender por qué se produjo algún hecho en el pasado.
• Análisis predictivo: las tendencias y patrones de los datos se utilizan para predecir el rendimiento futuro de las compras.
• Análisis prescriptivo: los modelos predictivos basados en los datos de aprovisionamiento apoyan la toma de decisiones.

¿Cómo analizar el ciclo de compras a proveedores en tres etapas?

Larevisión de las compras proporciona visibilidad sobre el gasto y el rendimiento de los proveedores. Puede identificar posibles ahorros y oportunidades. Pero aunque ya existan datos sobre el gasto en los sistemas, a menudo son difíciles de explotar. Analizar el ciclo del proveedor también puede mejorar su seguimiento. El tratamiento de los datos requiere tres etapas antes de poder extraer información de ellos.

Etapa 1 – Extracción de datos

Todo comienza con la extracción de los datos de todas las fuentes posibles y su consolidación en una base de datos central. Una vez extraídos, los datos están listos para ser enriquecidos y limpiados.

La extracción de datos es el proceso de transformar fuentes de información obsoletas y desorganizadas en un formato limpio y consolidado, fácil de entender y listo para el análisis.

Fase 2 – Depuración, categorización y enriquecimiento de los datos

Los datos deben clasificarse en categorías claras y definidas. Una clasificación precisa de los datos es esencial para un análisis eficaz de los gastos. Facilita el procesamiento de datos y la gestión de información heterogénea sobre gastos en toda la organización.

Este proceso permitearmonizar todas las transacciones de compra a proveedores con arreglo a una taxonomía única, de modo que los clientes tengan visibilidad de su gasto global y una imagen completa de la situación. Durante esta etapa, los datos también pueden enriquecerse mediante traducciones automáticas o consolidación de proveedores.

Etapa 3 – Informes y análisis

Una vez clasificados, los datos están listos para ser analizados. El análisis del gasto mediante el procesamiento simplificado de datos le ofrece la visibilidad que necesita para realizar una revisión detallada. Le permite identificar oportunidades con mayor rapidez, tomar decisiones de contratación más inteligentes y asumir el control total de sus gastos. El acceso a un análisis preciso de los gastos es la clave para conseguir grandes ahorros y aprovechar las oportunidades potenciales.

¿Por qué es tan importante el análisis para las compras?

Una idea errónea muy extendida es que la analítica de compras se limita al análisis de gastos. La analítica lo abarca todo, desde el aprovisionamiento estratégico y la gestión por categorías hasta el proceso de compra. Mediante el análisis, se puede evitar la mala gestión de las facturas de los proveedores, por ejemplo, o anticipar posibles problemas en otras fases del proceso.

He aquí algunas razones por las que la analítica es importante para las distintas funciones de compra a proveedores.

Análisis en la gestión por categorías

Cuando se utiliza eficazmente, la analítica aporta importantes beneficios a los gestores de categorías. El análisis de compras les permiteidentificar oportunidades de ahorro. También les permite segmentar y priorizar a los proveedores, hacer frente a los riesgos de suministro y facilitar la innovación.

Análisis en la contratación estratégica

Las mejores estrategias empresariales se basan en el tratamiento de datos. En el aprovisionamiento estratégico, la analítica puede identificar los mejores momentos y áreas para organizar eventos de aprovisionamiento y licitaciones competitivas.

Puede identificar e influir en la elección de los proveedores que se incluirán en los proyectos de aprovisionamiento. También puede proporcionar abundante información sobre la calidad de los proveedores y las posiciones de riesgo para todo tipo de compras, ya sean recurrentes o atípicas.

Análisis en la gestión de contratos

El análisis añade valor a la gestión del ciclo contractual. Puede alertarle cuando hay que renegociar los contratos. También puede aportar datos para las negociaciones con los proveedores.

El análisis del ciclo de compras de los proveedores puede identificar gastos irregulares. Esto puede reforzar el cumplimiento y mejorar la cobertura de los contratos.

Análisis de compras y pagos

El análisis de compras también puede aportar un valor significativo a la parte transaccional de las compras. Con el análisis adecuado, puede medir los ciclos de los pedidos y mejorar las condiciones de pago. Puede evaluar la precisión de los pagos, descubrir oportunidades de descuento, identificar errores de pago y reducir el riesgo de fraude.

Análisis en desarrollo sostenible y RSC

Las empresas son cada vez más conscientes del valor de la analítica paraevaluar la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa. También son cada vez más conscientes de los riesgos de la cadena de suministro y las compras. Por eso es el momento adecuado para empezar a implantar software de compras como Weproc.

El análisis del ciclo de compra a proveedores puede revelar el impacto medioambiental o social de las decisiones de compra en las empresas, e identificar oportunidades para alternativas más sostenibles.

Este análisis del ciclo de compra puede verse facilitado por el uso de programas informáticos de gestión de proveedores. Estas herramientas permiten centralizar los datos y visualizarlos en tiempo real. Esto le proporciona un mayor control sobre el gasto y le permite tomar decisiones eficaces para obtener mejores rendimientos.

¿Cuáles son los riesgos asociados al ciclo de compra a proveedores?

Aunque los retos asociados a las compras o al ciclo de compra a proveedores varían en función de factores como el sector de actividad, el tamaño de la empresa y otros, las empresas de todos los tamaños se enfrentan invariablemente a ciertos retos comunes:

Falta de planificación

Las decisiones de compra tomadas durante la fase de planificación de las compras y la entrega son muy importantes, ya que afectan tanto al coste como al calendario general de las operaciones.

La falta de una planificación adecuada en el ciclo de compras puede acarrear una serie de problemas, como problemas de tesorería,retrasos innecesarios y escasez o existencias inactivas.

Malas relaciones con los proveedores

La gestión de las relaciones con los proveedores esuno de los pilares de un buen control del ciclo de compras a proveedores, ya que ayuda a las empresas a gestionar las relaciones con los proveedores de bienes y servicios.

Las distintas metodologías de preselección de proveedores (supplier sourcing) en el ciclo de pedidos varían de una empresa a otra, pero las relaciones mejoran cuando los compradores siguen estadísticas precisas paraevaluar el rendimiento de sus socios.

Falta de transparencia

Gestionar y acceder a grandes volúmenes de datos es una tarea a la que se enfrentan todos los responsables de compras. Localizar y buscar información en archivos Excel puede resultar tedioso, lo que acarrea problemas como falta de transparencia, riesgos de seguridad, etc.

Loserrores manuales pueden agravar el problema con datos incorrectos, lo que puede resultar costoso en términos de seguimiento de contratos, clientes y relaciones con proveedores.

La mejor forma de afrontar este reto esautomatizar el proceso de compras. Esto no sólo reduce los costes, sino que tambiénmejora la eficacia del proceso y la transparencia general.

Compras salvajes

Los pedidos realizados fuera del proceso de compra definido por la organización entran en la categoría de compras incontroladas. Se trata de un tipo de gasto incontrolado que puede resultar costoso para las empresas a largo plazo.

En situaciones en las que los productos adquiridos no pueden justificarse por el inventario de materiales, se producirá una pérdida de ingresos y de control, lo que constituye un reto importante al que se enfrentan organizaciones de todos los tamaños.

Gestión manual de las compras

La gestión manual de pedidos no es tan sencilla como parece. Con la creciente complejidad de los procesos, la gestión manual de las compras de una empresa se ha convertido en el principal obstáculo para el éxito.

Por eso, la falta de adopción de la tecnología y la incapacidad para encontrar el software adecuado que ayude a las empresas a crear valor se está convirtiendo en uno de los mayores retos en materia de compras.

Aprovechar las soluciones de automatización y contratación electrónica no sólo reduce los costes, sino que también impulsa la innovación.

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Team Weproc

Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.