¿Qué es una hoja de pedido?

La orden de compra resulta familiar a todas las empresas que adquieren productos, bienes y servicios. Este documento es un elemento clave en el proceso de compra y venta de una empresa. Una vez enviado, representa un compromiso recíproco: pago para el comprador y entrega para el proveedor.

Averigüe más sobre qué es exactamente una orden de compra y qué significa en términos de gestión de una empresa.

Definición de orden de compra

La orden de compra es un documento comercial que vincula al vendedor y al comprador en caso de intención de compra. Se compone principalmente de los detalles del pedido y de la información obligatoria necesaria para certificar su autenticidad.

La redacción de una orden de pedido tiene por objeto formalizar la venta. Permite al comprador y al vendedor ponerse de acuerdo sobre los precios, los productos y las condiciones de entrega y comprometerse a respetarlos, con pleno conocimiento de las condiciones pertinentes. Una orden de pedido es, por tanto, un documento comercial que resume todos los términos y condiciones del servicio.

Sin embargo, no es un documento obligatorio para realizar una venta. El documento firmado permite al cliente comprobar que los productos que ha recibido se ajustan al pedido realizado. Para el proveedor, la orden de compra permite hacer un seguimiento de las ventas.

El documento puede ser redactado por cualquiera de las partes. De hecho, los proveedores tienden a pedir a los compradores que firmen una orden de compra cuando no disponen de ella, para responder a sus necesidades de gestión comercial, como ocurre por ejemplo en el sector BtoC, donde los particulares no tienen interés en disponer de órdenes de compra profesionales.

Sin embargo, la buena práctica debe venir del lado del cliente, es decir, del comprador. Lo crea el departamento de compras o la persona que desea hacer un pedido para la empresa. Puede crearse más fácilmente utilizando un software de gestión de compras, que puede producir rápidamente un documento conforme.

La utilidad de una orden de compra para una empresa que compra

Como hemos visto, el pedido de compra es un contrato bilateral: un compromiso recíproco entre el comprador y el proveedor, con obligaciones para cada uno de ellos. El vendedor debe cumplir el pedido de acuerdo con las condiciones estipuladas, y el comprador se compromete a recoger los productos y a pagarlos si no lo ha hecho previamente.

Una empresa que compra utiliza las órdenes de compra para profesionalizar sus compras. En primer lugar, la emisión de una orden de compra garantiza la seguridad jurídica del comprador. Si el proveedor no presta los servicios esperados, ¿cómo puede demostrar el comprador que la entrega no se ajusta al pedido? La orden de compra contiene toda la información necesaria para la compra, para evitar litigios y garantizar la trazabilidad de las compras.

También garantiza el proceso de compra de la empresa y, por tanto, el compromiso de gasto. El pedido es un elemento central de este proceso, ya que formaliza el acto de compra. En una buena organización de compras, pasa por un circuito de validación para confirmar el gasto antes de su emisión.

Por último, en la fase posterior del proceso, el número de identificación de la orden de compra permite conciliar más rápidamente la factura del proveedor. Esto supone un ahorro de tiempo considerable si se tiene en cuenta el tiempo que se pierde rastreando el origen de una factura y confirmando su pago internamente.

Lo que hay que saber al crear un pedido de compra

Crear un formulario de pedido implica algo más que añadir los detalles de los productos en cuestión, sus precios y la fecha de entrega. Además de los datos principales, en el documento aparece otra información. Están los datos obligatorios relativos a la identidad del proveedor, por ejemplo, y sobre todo la información relativa al comprador en una empresa:

• la razón social
• la dirección de facturación (a menudo la del domicilio social)
• la forma jurídica de la empresa
• el número SIRET o SIREN y el número RCS
• capital social
• número de IVA

Las condiciones de compra pueden adjuntarse a la orden de pedido. Suelen mencionar las condiciones de pago de la empresa y pueden completar las condiciones generales de venta del proveedor. No obstante, no pueden sustituir a las condiciones generales de venta del proveedor, que son jurídicamente vinculantes.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una orden de pedido?

Aunque un pedido y un presupuesto constituyen la base de una transacción comercial, no son lo mismo. Un presupuesto se utiliza principalmente para comunicar una propuesta. El vendedor da una idea clara del precio que cobrará en función de los productos/servicios elegidos por el cliente, para que éste no tenga un precio aproximado. Pero el presupuesto no es vinculante para ninguna de las partes. En cuanto a la orden de compra, está destinada principalmente a la venta de productos, mercancías y materias primas y su finalidad es validar las condiciones de una transacción entre el vendedor y el comprador, una vez que el documento ha sido firmado o reconocido por el departamento de ventas.

Una vez firmado el presupuesto y añadidas las palabras «Bon pour accord» («Bueno para el acuerdo»), se convierte en un contrato vinculante entre el proveedor y la empresa. La mención«Bon pour accord» indica el compromiso del cliente. Proporciona seguridad al vendedor en el sentido de que el cliente acepta las condiciones establecidas en la orden de pedido.

¿Cuál es el valor jurídico de una orden de pedido?

Una orden de compra reconocida por el vendedor es una oferta de contrato que estipula los compromisos del vendedor. Abarca los precios, las mercancías o materias primas y los plazos de entrega. Por eso es importante generarlo como comprador de una empresa, o firmarlo como cliente individual.

A partir de ese momento, el documento actúa como un contrato. Ambas partes quedan vinculadas por él y deben cumplir sus respectivos compromisos. La firma de la orden de compra es la prueba definitiva de que se ha llegado a un acuerdo y de que el vendedor tiene la seguridad de su venta.

En resumen, una orden de pedido sólo tiene fuerza legal si el cliente acepta comprometerse tras firmarla a mano o electrónicamente. Por lo general, la orden de compra se envía como aceptación de las condiciones generales de venta. La orden de compra aceptada proporciona un marco legal que cubre a las partes implicadas. No debe confundirse con un albarán de entrega.

¿Qué ocurre con la orden de compra si el proveedor quiebra?

Aunque un proveedor ya no pueda cumplir sus compromisos, el contrato entre las dos partes sigue existiendo, aunque se haya iniciado un procedimiento judicial. Por lo tanto, no es posible solicitar directamente la anulación del contrato, la apertura de un procedimiento judicial o simplemente el reembolso.

El primer paso es solicitar al síndico o liquidador designado por el tribunal que decida si anula el pedido o cumple el contrato. Esta solicitud se hace por carta certificada con acuse de recibo. Una vez recibida, el síndico dispone de un mes para responder a la solicitud.

Si la respuesta es negativa o inexistente, la compra se anulará automáticamente. Sin embargo, si el pago ya se ha efectuado, es importante declarar rápidamente el crédito al representante de los acreedores. Este paso no garantiza el reembolso efectivo, pero sigue siendo la mejor manera de asegurarse el reembolso, sea cual sea el método de pago. Si el liquidador decide atender el pedido, el contrato se mantiene y el cliente puede esperar recibir los productos solicitados.

Aunque opcional, la orden de compra es aconsejable cuando el vendedor quiere asegurarse de que la venta se realiza correctamente. Sobre todo, optimiza el tiempo necesario para tramitar un pedido a un proveedor y, si se organiza correctamente, mantiene bajo control los gastos de la empresa. Esta es la misión de un software de gestión de compras como Weproc, que facilita este tipo de tareas desmaterializando el proceso de compra. Además de emitir órdenes de compra digitales con la aprobación de la dirección, también se simplifica el proceso de conciliación de las facturas de los proveedores. Todo ello supone un importante ahorro.

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Team Weproc

Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.