¿Cuál es la diferencia entre compras y contratación?
En el ámbito de la gestión de compras, es frecuente oír las palabras compra y contratación como si fueran términos similares. Aunque ambos puedan parecer idénticos, tienen significados diferentes. Por eso es necesario aclarar la diferencia entre compras y aprovisionamiento. La gestión del aprovisionamiento es complementaria y aplica las medidas definidas por la función de compras de la empresa. Pero esa no es la única diferencia. Descubra más sobre la distinción entre compras y aprovisionamiento en este artículo.
Sommaire
- 1 ¿Qué es la gestión de compras?
- 2 ¿Qué es la gestión de compras?
- 3 ¿Cuál es la diferencia entre compras y aprovisionamiento?
- 4 ¿Por qué es importante la estrategia de compras?
- 5 ¿Cuáles son las etapas del proceso Procure-to-Pay?
- 6 ¿Cómo funciona el proceso de compras?
- 7 ¿Por qué utilizar una solución de software de compras?
¿Qué es la gestión de compras?
La gestión de compras corporativas se refiere a todas las actividades y procesos estratégicos que intervienen en la adquisición de los bienes y servicios necesarios para que la organización funcione sin problemas. Es un aspecto vital de la gestión global de la cadena de suministro.
La gestión de compras implica la identificación de necesidades, la selección de proveedores, la negociación de contratos, la adquisición de productos o servicios y el seguimiento y evaluación del rendimiento de los proveedores.
La gestión de compras tiene muchas tareas. En primer lugar, pretende optimizar los costes de adquisición manteniendo la calidad de los productos y servicios adquiridos. Al ahorrar mediante negociaciones eficaces, la gestión de compras contribuye a aumentar la rentabilidad de la empresa.
Además, se esfuerza por minimizar los riesgos asociados a las compras eligiendo proveedores fiables y aplicando estrategias de gestión de riesgos.
Otro aspecto crucial de la gestión de compras es la búsqueda de la eficiencia operativa. Esto implica racionalizar los procesos de compra, reducir los plazos de entrega y garantizar la disponibilidad de materias primas o productos acabados en el momento oportuno.
Por último, la gestión de compras también debe estar en consonancia con los valores y políticas de la empresa, promoviendo, por ejemplo, las compras responsables y sostenibles.
La gestión de compras es un pilar fundamental de la estrategia global de una empresa, ya que tiene un impacto directo en su rentabilidad, reputación y competitividad en el mercado.
¿Qué es la gestión de compras?
La gestión de suministros en una empresa se refiere a todas las acciones emprendidas para garantizar el suministro de materias primas, componentes, productos acabados o servicios necesarios para sus operaciones. Es un proceso operativo crucial cuyo objetivo es garantizar la disponibilidad continua de los recursos necesarios para la producción y satisfacer los requisitos de los clientes.
La principal tarea del aprovisionamiento es gestionar el flujo de bienes y servicios entrantes. Esto comienza con la identificación de las necesidades internas y externas de la empresa, sobre la base de la demanda de los clientes y las previsiones de producción.
A continuación, busca y selecciona a los proveedores adecuados, negociando los contratos y las condiciones de suministro más ventajosos para la empresa.
Otra tarea crucial es la gestión eficaz de las existencias. El aprovisionamiento debe encontrar un equilibrio entre mantener existencias suficientes para evitar interrupciones de la producción o las ventas, y evitar al mismo tiempo excedentes que puedan generar costes de almacenamiento innecesarios.
Los responsables de compras también deben estar atentos a la calidad de los productos o servicios suministrados por los proveedores. Son responsables de recibir, inspeccionar y validar las mercancías entrantes para garantizar que cumplen las normas y especificaciones de la empresa.
Por último, los responsables de compras deben prever y gestionar los riesgos relacionados con el suministro, como el retraso en las entregas, las fluctuaciones de los precios de las materias primas o los problemas de calidad.
La gestión del aprovisionamiento desempeña un papel esencial en la cadena de suministro de una empresa, garantizando la disponibilidad, la calidad y la gestión óptima de los recursos necesarios para mantenerla en buen funcionamiento.
¿Cuál es la diferencia entre compras y aprovisionamiento?
Cuando hablamos de compras, tenemos que tener en cuenta el proceso de selección de proveedores (sourcing), el establecimiento de las condiciones de pago, el control estratégico, la licitación, luego la selección del proveedor en función de los intereses de la empresa, la negociación de los contratos y la compra efectiva de los bienes.
La función de aprovisionamiento se refiere a laadquisición de todos los bienes, servicios y obras esenciales para la empresa, y su proceso de entrega. Su gestión de flujos se basa en la política de compras definida por los compradores o la dirección de la empresa.
Para garantizar una buena gestión de las compras, no hay que confundir los términos compra y aprovisionamiento.
¿Por qué es importante la estrategia de compras?
Cuando hablamos de gestión de compras, debemos tener en cuenta que repercute en varias funciones esenciales para el buen funcionamiento de la empresa. Si su negocio gira en torno a la producción de materiales, entonces es esencial un suministro eficiente de materias primas. Del mismo modo, un equipo de compras encargado de la estrategia garantiza una buena gestión de los costes totales de la organización: costes de almacenamiento, costes de producción, costes de compra. La implantación de un proceso de compras eficiente debe considerarse un elemento central de la estrategia empresarial.
Adaptar la política de compras a la identidad de la empresa
La gestión de compras y laidentidad corporativa están inextricablemente unidas. Debe tenerlo en cuenta en su política de compras. Por ejemplo, si su empresa ha decidido tener una identidad orientada hacia una ética respetuosa con el medio ambiente, deberá adaptar su estrategia hacia las compras responsables. Debe reflejar plenamente la visión de la empresa. En este contexto, su marca debe obtener todos sus materiales de empresas con una ética similar. Debe utilizar únicamente materiales que no tengan un impacto peligroso en el medio ambiente, pero también analizar la actuación de los proveedores en cuestiones sociales y éticas.
Adopte una posición de mercado basada en su imagen de marca
Los clientes dan importancia a las filosofías y prácticas de una marca o empresa. Algunos sólo elegirán empresas que compartan y reflejen los mismos valores que ellos. No respetar un proceso de contratación que respete estos valores significa asumir un riesgo.
Debe asegurarse de que las capacidades y los problemas de su empresa reflejan los de la imagen de su marca. Para ello, debe contratar a los recursos humanos adecuados. Deben ser capaces de poner en práctica los valores/filosofías que su empresa desea difundir.
¿Cuáles son las etapas del proceso Procure-to-Pay?
En una empresa, la función de compras debe estar aline ada con la estrategia corporativa. Es uno de sus objetivos últimos. Este ámbito abarca todo lo relacionado con laadquisición de bienes y servicios.
Cabe señalar que el proceso de adquisición de estos bienes y servicios, cuando se digitaliza con herramientas innovadoras, también se conoce como Procure-to-Pay. Está estructurado por etapas que deben seguirse para obtener los suministros:
- Identificar las necesidades
- Aprobar las solicitudes de compra
- Identificar proveedores
- Licitar
- Recibir presupuestos
- Negociar
- Elegir proveedor
- Registrar facturas
- Pagar al proveedor
Parece un proceso largo, pero la amplitud del ciclo de aprovisionamiento viene determinada por la naturaleza de la empresa. Para las multinacionales, este ciclo puede ser más largo que la media. En particular, la identificación de las necesidades puede pasar por una fase más compleja, al igual que el circuito de validación, que está sujeto a una multitud de actores y parámetros. En una PYME, este ciclo suele ser más rápido y sencillo. Sea cual sea el tamaño de la organización o su sector de actividad, poner en marcha un proceso de compra eficaz es esencial.
Algunos programas informáticos pueden ayudarle en sus compras. No dude en utilizar una solución innovadora que pueda integrarse con un programa de facturación.
¿Cómo funciona el proceso de compras?
El aprovisionamiento esuno de los subconjuntos de la función de Compras. Se refiere a la adquisición de bienes y servicios. En este ámbito, basta con crear el pedido, recibirlo y pagarlo. Con el ciclo global Procure-to-pay, las etapas de adquisición se simplifican e incluso se automatizan. Desde la creación de la orden de compra hasta la recepción en el software de gestión y el pago al proveedor, puede generar importantes ahorros de tiempo para su organización.
¿Por qué utilizar una solución de software de compras?
A diferencia del ciclo completo de «Compras», las fases relacionadas con el aprovisionamiento no están necesariamente vinculadas al tamaño o alcance de la empresa. Son simplemente los pasos fundamentales en la creación de una orden de compra que cumpla con la política de la empresa. Los suministros se utilizan con regularidad. Es posibleestablecer una práctica idéntica en todas las empresas. En el mercado existen programas informáticos que facilitan el sistema de aprovisionamiento para ganar en productividad.
Aunque compras y aprovisionamiento se utilizan a menudo de forma muy similar, no deben confundirse. Es necesario comprender la diferencia entre estos dos términos. El aprovisionamiento forma parte de un proceso global de compras. La gestión de los dos ciclos puede parecer engorrosa, por lo que puede utilizar una solución como Weproc para facilitarle la tarea. Este software le permiteoptimizar la gestión de las compras y agilizar la realización de pedidos en su empresa.
¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.
Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.