Pedido al proveedor: varios objetivos
Como cliente de una empresa, seguro que alguna vez le han pedido una orden de compra para realizar una compra. Utilizada principalmente para asegurar una venta, la orden de compra tiene muchas ventajas, tanto para el vendedor como para el comprador.
En este artículo, le ayudaremos a comprender el papel clave de la orden de compra en el proceso de compra. Encontrará toda la información que necesita para convertirse en un experto en cómo emitir una orden de compra y reducir los riesgos asociados a sus proveedores.
Sommaire
¿Qué es una orden de compra a un proveedor?
El pedido de compra al proveedor es uno de los documentos oficiales, al igual que la factura, que vinculan jurídicamente a las dos partes implicadas. ¿Qué tienen en común? Un acuerdo de pago entre comprador y vendedor. ¿Cuál es la diferencia? La factura llega en la fase final del proceso de compra.
La orden de compra demuestra la existencia de un intercambio comercial entre el comprador y el proveedor y adopta la forma de un contrato bilateral. Desde el momento de su firma, ambas partes se comprometen y deben cumplir sus obligaciones respectivas. El comprador se compromete a recibir la mercancía y el vendedor a suministrar los productos de conformidad con el pedido. Este documento comercial es utilizado principalmente por los proveedores para garantizar la intención de compra, y también representa una garantía para el comprador. No es un documento vinculante, pero una vez firmado tiene fuerza legal. Por eso es importante que incluya el precio de los productos e información que identifique al proveedor y al comprador, como el número SIREN de la empresa y el número de IVA intracomunitario.
¿Cómo se gestiona un pedido de compra a un proveedor?
El pedido de compra enumera toda la información sobre los productos o servicios necesarios para la compra. Garantiza así la trazabilidad de los productos requeridos y la conformidad con la intención de compra. Incluye avisos legales y otros datos como el precio unitario sin IVA de cada artículo, la cantidad de artículos y las condiciones de pago, por citar sólo algunos.
Para que la orden de compra del proveedor sea más dinámica, puede personalizarse. Mostrar el logotipo, utilizar colores acordes con la carta gráfica y añadir información sobre la empresa son los primeros pasos para crear el pedido de compra. Al crear un formulario de pedido, no olvide incluir la información legal. Por eso, cuando los genera el proveedor, se adjuntan las condiciones generales de venta.
La fecha de emisión del pedido de compra corresponde a la fecha en la que se emitió el pedido. El pedido de compra se utiliza entonces para mantener un registro que autentifique la transacción y facilite la tramitación de la factura del proveedor.
¿Para qué sirve la orden de compra en la empresa?
En las empresas, los pedidos de compra se utilizan para seguir la pista de los pedidos de los proveedores y facilitar la conciliación con las facturas de éstos. La gestión de las compras se optimiza mecánicamente gracias a un procedimiento estructurado.
Proporciona protección jurídica
Emitir una orden de compra es útil tanto para el vendedor como para el comprador. En primer lugar, proporciona protección jurídica. Proporciona toda la información que ambas partes han acordado para la compra. Desde la identificación de los productos hasta el tipo de IVA aplicable y la cantidad de artículos, el contenido de la orden de compra resume la naturaleza comercial de la transacción.
El vendedor lo necesita para formalizar la venta. Y el comprador lo utiliza para conocer el estado de sus pedidos y, posteriormente, para comprobar si los artículos recibidos corresponden a la descripción y las cantidades de los productos encargados. Esta protección permite evitar la mayoría de los problemas que surgen en un proceso de compra no regulado. Una vez que el proveedor acusa recibo del pedido, éste se considera aceptado y ambas partes se comprometen por la duración de la venta. Se conocen las condiciones de pago, que se respetarán desde la recepción del pedido, idealmente supervisadas por una solución de gestión.
Facilita el seguimiento del pedido
Las BDC de proveedores facilitan la organización de los pedidos y la gestión de las recepciones. En otras palabras, cada pedido tiene un número único que está vinculado a una factura del proveedor. Esto tiene un doble efecto positivo: acelera el tiempo de procesamiento y elimina la duplicación. También permite al comprador hacer un seguimiento de todas las mercancías, productos y/o materias primas que se han pedido y están a la espera de recibirse. Unas órdenes de compra bien organizadas simplifican la gestión de los proveedores.
Emitir un pedido de compra con datos sobre las condiciones de entrega, como los plazos de entrega, por ejemplo, garantiza el seguimiento del pedido y su entrega puntual al cliente. Pero el formulario de pedido es diferente del albarán de entrega. Además de facilitar el seguimiento de los pedidos, los pedidos de compra también simplifican la facturación a los proveedores.
Simplifica las relaciones con los proveedores
Recibir pedidos de compra simplifica el trabajo del proveedor. En primer lugar, su proceso de venta es seguro, y toda la información que necesitan para despachar el pedido se comunica de forma concisa y práctica. Por último, la elaboración de órdenes de compra también evita la falta de comunicación que podría derivarse de que los intercambios queden sepultados en un flujo constante de información. Los formularios de pedido contribuyen a mejorar sus relaciones con los proveedores a largo plazo.
Acelerar las auditorías
Las empresas pueden estar sujetas a auditorías fiscales. Emitir órdenes de compra facilita las auditorías y evita perder tiempo buscando las facturas correspondientes. En general, la emisión y el seguimiento de órdenes de compra es sinónimo de un buen proceso de compras.
La función de una orden de compra es asegurar las relaciones existentes, ya sean profesionales o comerciales. Cuanto más regulares se vuelven las compras, más interesa a una empresa recurrir a un proceso de gestión de compras para mejorar el gasto de los proveedores.
¿Cuáles son las ventajas de una orden de compra a un proveedor?
Elaborar un pedido de compra a un proveedor forma parte de las buenas prácticas de compra. Sienta las bases de una compra eficaz y de los resultados futuros de una empresa. Aunque los pedidos todavía se validan mediante un simple acuerdo verbal, cada vez más empresas utilizan los pedidos de compra para asegurar, garantizar la trazabilidad y analizar los flujos de proveedores.
La gestión de los pedidos de proveedores mediante pedidos de compra permite :
- comunicar las condiciones de compra en un único documento,
- gestionar eficazmente los gastos: controlar los compromisos de los proveedores, evitar las duplicaciones y rastrear los errores de entrega
- gestionar estratégicamente la empresa, gracias al análisis del rendimiento
- controlar las existencias y gestionar eficazmente el inventario
La orden de compra es un documento útil y estratégico para organizar el desarrollo de una empresa. Además de proteger a las partes interesadas, representa una clara ventaja porque es la base de una buena gestión del gasto y de una política de compras estructurada.
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