Las ventajas de un proceso de compra bien gestionado

Processus Gestion Commandes

El proceso de compra abarca todas las operaciones que permiten a una empresa adquirir los bienes o servicios que necesita para el funcionamiento de su actividad. Como hemos visto, cada etapa de este proceso requiere un método, cuya aplicación apoya la toma de decisiones de los actores implicados, con inestimables ventajas en esta eterna carrera contra la competencia.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es de vital importancia dentro de una empresa, ya sea parasatisfacer las necesidades de compra de proyectos específicos o para compras puntuales.

El proceso de gestión de compras implica la adquisición de bienes, materias primas y servicios a organizaciones externas. Este proceso reúne a dos actores clave: el comprador y el proveedor.

Elcomprador evalúa cuidadosamente las necesidades de compra para el proyecto u otras operaciones internas de la empresa. A continuación, busca proveedores adecuados y competentes capaces de satisfacer esas necesidades específicas.

En otras palabras, la gestión de compras implica una sólida relación comprador-proveedor. Como se trata de dos entidades jurídicas separadas, no tienen control directo la una sobre la otra.

Durante el proceso de compra, comprador y proveedor tienen expectativas mutuas, y cada uno tiene responsabilidades y obligaciones que cumplir. Para proteger los derechos de ambas partes, es práctica común utilizar un contrato o acuerdo legal. Este contrato establece el marco en el que se detallan los requisitos del comprador, las responsabilidades de cada parte y los distintos términos y condiciones.

Dado que dos empresas diferentes están trabajando juntas, y que el contrato es vinculante para ambas partes, existe una fuerte dimensión jurídica en todo el proceso. Por tanto, la gestión de compras debe llevarse a cabo con gran rigor. En general, se basa en un conjunto de procesos cuidadosamente establecidos.

Es importante destacar que la gestión de compras desempeña un papel crucial en la optimización de los costes, la calidad de los productos y la satisfacción del cliente. De hecho, un enfoque bien orquestado de la gestión de compras permite a una empresa consolidar sus relaciones con los proveedores,reducir los plazos de entrega ygarantizar la disponibilidad de materias primas esenciales para la producción.

Además, una gestión de compras eficaz ayuda a minimizar el riesgo de ruptura de existencias y a evitar posibles interrupciones en la cadena de suministro.

Para que la gestión de compras tenga éxito, es esencial que los equipos de compras y de la cadena de suministro colaboren estrechamente. Una comunicación transparente entre todas las partes interesadas garantiza una comprensión clara de las necesidades y expectativas, lo que facilita la selección de los proveedores más adecuados. El uso de la tecnología, como el software de gestión de compras, también puede mejorar la eficacia de los procesos de compra, la trazabilidad de los pedidos y la gestión de los contratos.

La gestión de las compras es un aspecto crucial del éxito empresarial. Se apoya en una base sólida de colaboración, transparencia y planificación rigurosa para garantizar una cadena de suministro eficiente y satisfacer las necesidades de la empresa de la mejor manera posible.

Una influencia positiva en la empresa

Las compras corporativas pueden ser largas e innecesariamente complejas cuando se llevan a cabo sin disciplina. Más que una tediosa carga de trabajo, un mal conocimiento del proceso repercutirá en el funcionamiento de la empresa, hasta en su sistema de producción. Por eso, las empresas que han comprendido la importancia de dominar sus procesos se esmeran en hacerlo.

El contrato con el proveedor, por ejemplo, definido en la fase de contratación, es una cuestión clave para la empresa. Una relación estructurada con el proveedor, suministros seguros, costes controlados. Como impulsores del rendimiento, los contratos con proveedores facilitan la organización de la empresa y contribuyen a protegerla de posibles riesgos.

Desde la expresión de la necesidad hasta el seguimiento del trabajo, cada etapa controlada del proceso de compra genera su propio conjunto de externalidades positivas. En otras palabras, la situación beneficia a la empresa sin que ésta tenga que pagar el precio. La utilización de una herramienta o un mayor conocimiento de la función de compras favorece la propagación de esta influencia positiva.

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Las ventajas de un proceso de compras controlado

Aplicar un buen procedimiento de compras tiene muchas ventajas para su empresa:

  • Ahorro de tiempo: plazos de entrega controlados, menos tareas que consumen tiempo,
  • Gestión del riesgo: visibilidad, anticipación, transparencia y trazabilidad de las compras,
  • Gestión del gasto: visibilidad del gasto realizado, presupuesto respetado y liberado en el momento de la aprobación,
  • Adquisiciones estratégicas: producto o servicio de calidad, al mejor precio gracias a una amplia gama de ofertas,
  • Organización del trabajo optimizada: cooperación, transparencia de la información, toma de decisiones más fácil,
  • Relaciones reforzadas con los proveedores: suministro controlado, intercambios sólidos, asociaciones,

Hay tantas ventajas como razones para aplicar un método a las compras de las empresas. Por eso, sería un error prescindir de los sistemas que se están implantando.

Desarrollar las compras responsables

Dominar el proceso de compra y las relaciones con las partes interesadas ofrece a las empresas oportunidades para desarrollar compras responsables. Adoptar un enfoque de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es una fuente de beneficios basada en los 3 pilares de este concepto:

  • Pilar económico: la optimización de los sistemas de producción de una empresa depende de la forma en que ésta lleva a cabo sus relaciones con las partes interesadas. Recurrir a proveedores locales, limitar la negociación, favorecer las transacciones justas, acortar los plazos de pago. Éstas son sólo algunas de las acciones que pueden emprenderse para crear oportunidades y, en última instancia, impulsar la productividad.
  • Pilar social: mejorar las condiciones de trabajo mediante la inclusión y la implicación de los trabajadores en una organización son verdaderos retos para una empresa que se preocupa por el bienestar de sus empleados. Hacer la mejor elección a la hora de comprar también significa asegurarse de respetar los derechos humanos al seleccionar a sus socios.
  • Pilar medioambiental: la protección del medio ambiente empieza por buscar soluciones locales. Tener un proveedor cerca de su empresa significará automáticamente plazos de entrega más cortos, una reducción significativa de la huella de CO2 y un efecto positivo en el ecosistema local.

Como se habrá dado cuenta, los efectos positivos de un proceso de compras controlado no se limitan al departamento en cuestión, sino que afectan a toda la empresa. Economías de escala, mejoras organizativas, impacto económico, social y medioambiental. Disponer de un procedimiento de compras estructurado es fuente de numerosos beneficios para su empresa. Weproc es una herramienta digital desarrollada para optimizar su gestión de compras de forma sencilla e intuitiva.

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