Proceso de compra empresarial: las 10 etapas clave

Aunque todas las empresas tienen que hacer compras, la gran mayoría aún no ha adoptado un proceso de compras para su negocio. Las compras son un área estratégica, esencial para optimizar la productividad de una empresa. ¿Qué es el proceso de compras de una empresa?

El proceso de compras de una empresa se refiere a todas las operaciones que conducen a la decisión de comprar un producto o servicio necesario para sus necesidades empresariales.

Si hay algo que las empresas tienen en común es la necesidad de encontrar los mejores proveedores. Un conocimiento profundo del mercado y una estrategia de compras bien desarrollada garantizan oportunidades que son clave para la rentabilidad: mejor aprovisionamiento, aumento de la productividad y mejora de los márgenes.

Así que hemos identificado para usted las principales palancas que debe accionar para conseguirlo, junto con las 10 etapas del proceso de compras que son esenciales para cualquier empresa.

¿Qué es el proceso de compras?

Las compras son el proceso de búsqueda y adquisición de todos los bienes, servicios y obras que una empresa necesita para funcionar y alcanzar sus objetivos.

Enotras palabras, el proceso de compra comienza con laidentificación de una necesidad, la búsqueda de un proveedor fiable, el pago al proveedor por los bienes o servicios y, por último, la contabilización de los mismos.

Durante el proceso de compra, los gestores de compras son responsables de mantener las relaciones con los proveedores, negociar las condiciones y los contratos, comprobar los pedidos recibidos en caso necesario y mantener un seguimiento y una trazabilidad fiables en cada fase del proceso, a efectos de auditoría.

El objetivo último de un proceso de compras optimizado es reducir los costes globales encontrando los mejores precios posibles y garantizando que las empresas obtienen lo que necesitan, cuando lo necesitan.

Aunque el proceso de compra es único para cada empresa, suele constar de una serie de etapas, que se describen a continuación.

1. Expresión de la necesidad o elaboración del pliego de condiciones

Lo ideal es que esta primera etapa la lleve a cabo un comprador o, en su defecto, alguien de la empresa a quien se haya encomendado la tarea. Expresar la necesidad es la piedra angular sobre la que descansa todo el proceso. Una necesidad mal expresada significa un servicio mal prestado.

✅ Se trata de reunir información detallada sobre las necesidades de la empresa, los consumidores de la compra y los responsables de la toma de decisiones. Nuestro consejo es elaborar un pliego de condiciones para obtener una visión de conjunto. Este proceso de reflexión, que puede llevarse a cabo en un grupo de trabajo, es esencial para definir una expresión completa de la necesidad.

✅ Para ello, es necesaria una comunicación óptima entre los distintos departamentos para definir los elementos de la futura compra: fecha de entrega, características del producto o servicio, sistema de cualificación, presupuesto, auditoría interna para poner en común la compra.

Por último, el análisis de las partes interesadas también es una parte importante de esta etapa, como preparación para la siguiente, que implica un estudio del panel de proveedores de la empresa.

2. Búsqueda de proveedores

La búsqueda de proveedores que satisfagan las necesidades de su empresa requiere un conocimiento de su mercado y de los proveedores que lo componen. La búsqueda de proveedores es esencial para asegurarse de que controla sus compras y de que puede sentirse seguro cuando llegue el momento de hacer una compra.

✅ Hay dos formas principales de hacerlo:

• Consultar a su panel: los ya conocidos por su empresa, que forman parte integrante de su base de datos o de su cadena de suministro.
• Recurrir a otros nuevos: nuestro consejo es mantener una vigilancia diaria, estar atento y ser curioso, pero también utilizar soluciones del tipo «feedback» o «sourcing».

✅ Debe prestar especial atención al mantenimiento de un panel de proveedores dentro de su empresa. Mantenerlo y evaluarlo le permitirá tener una visión global del mercado, estratégica para sus necesidades.

Una vez concluida esta etapa, puede transcribir sus necesidades en una licitación que se enviará a los distintos proveedores de servicios seleccionados.

3. Licitación

A menudo asociada a la contratación pública, la licitación es en realidad un procedimiento en varias etapas por el que la empresa, denominada prescriptor, pide a varios proveedores que hagan una propuesta comercial.

Sin darse cuenta, todas las empresas convocan licitaciones. En cambio, las que aplican un método han tomado conciencia del interés estratégico de tal procedimiento, que requiere tiempo, organización y competencias.

✅ En consecuencia, se invita a las empresas previamente preseleccionadas a responder al objeto del contrato en el tiempo disponible. Puede tratarse de un producto, un servicio o una prestación de servicios con arreglo a las condiciones definidas en el pliego de condiciones.

✅ Tradicionalmente, la invitación a licitar se envía a estos proveedores de servicios por correo electrónico o postal. Se les invita a responder según un procedimiento establecido por el especificador. La revolución digital está abriendo nuevas oportunidades para racionalizar este procedimiento y reducir costes.

El planteamiento de calidad exige entonces centralizar las respuestas en un único lugar, de modo que el responsable del contrato pueda analizar las ofertas recibidas y evaluarlas.

4. Análisis de las licitaciones

El análisis de las ofertas es la etapa más interesante: consiste en examinar todas las ofertas recibidas para preseleccionar las mejores.

✅ El análisis de las ofertas recibidas requiere, por tanto, una metodología que debe aplicarse para proporcionar a la empresa todos los factores de éxito para su adquisición:

• Centralizar las ofertas
• Realizar un análisis multicriterio basado en los criterios definidos durante la expresión de la necesidad: calidad, costes, plazos, etc.
• Clasificar las ofertas que no corresponden a la necesidad

✅ Un buen método de análisis, realizado con la ayuda de un soporte adecuado, permite :

• Identificar los elementos constitutivos de la oferta
• Identificar las ofertas que presentan una ventaja competitiva para la empresa
• Comunicar la elección final.

La selección de la oferta se basa en un buen análisis de las ofertas. Por lo tanto, es importante realizar correctamente esta etapa antes de efectuar la selección.

5. Selección de la oferta

El objetivo de la selección de la oferta es quedarse con las ofertas más interesantes tras el análisis. A continuación, determina la elección final de la empresa, que debe poner todas las posibilidades de su parte para realizar la compra más estratégica posible.

✅ Esta selección se basa tanto en las características definidas en el momento de expresar la necesidad como en una tabla de criterios o sistema de calificación,

✅ El comprador o la persona designada comprueba el número de ofertas recibidas. Si son muy pocas, debe revisarse la solicitud.

La selección de la oferta corresponde a la elección del socio con el que se ha decidido trabajar. A continuación, es posible negociar con este socio.

6. Negociación

No negociar significa privar a su empresa de oportunidades El éxito de una negociación depende de una preparación meticulosa de la reunión, para obtener el mejor resultado posible:

• Relación calidad-precio
• Servicio basado en «la necesidad adecuada
• Plazos de entrega

No hace falta ser un astuto negociador para tener éxito en una reunión. Basta con pensar en :

• Identificar todas las cláusulas administrativas y técnicas que hay que negociar
• Defina sus objetivos en función de sus prioridades
• Prepare los argumentos adecuados para su reunión
• Cree una relación propicia para el buen funcionamiento de su colaboración.

Una negociación exitosa te permitirá obtener mejores condiciones que la oferta inicial y llegar a un consenso con el proveedor. Una vez superada esta etapa, deberá validar la oferta internamente, dentro de su empresa.

7. Validar la oferta

Una vez finalizadas las negociaciones, la oferta debe ser validada por los responsables de la toma de decisiones, si son varios, antes de que se firme el contrato en nombre de la empresa. Y esto puede llevar mucho tiempo, a menos que su empresa disponga de un sistema de aprobación optimizado. Al fin y al cabo :

✅ Independientemente del tipo de estructura, la empresa debe hacer validar la oferta seleccionada por los responsables de la toma de decisiones. La más mínima dificultad para comunicar estas decisiones añade retraso al proceso.

✅ Sin embargo, esta etapa es esencial para repartir responsabilidades y generar consenso en los equipos. Pero también es importante porque supone un coste para la empresa, y hay que asumir la responsabilidad con inteligencia antes de firmar un contrato con un proveedor. Por tanto, es importante que optimices la aprobación de una compra corporativa.

Una vez validada internamente esta etapa, se puede iniciar el contrato con el proveedor de servicios.

8. El contrato con el proveedor

Definir claramente los términos de la colaboración y respetar las condiciones de compromiso sientan las bases de una relación de confianza con su proveedor.

¿Todavía se pregunta cómo llegar a un acuerdo con su interlocutor sobre las condiciones relativas al producto o servicio adquirido? Redacte un contrato que sirva de marco a su relación

✅ Los pasos importantes que hay que tener en cuenta al redactar un contrato son :

• Estudiar las CGC (condiciones generales de venta) para analizar los posibles riesgos
• Pedir condiciones estrictas propias de la empresa que justifiquen la elaboración de un contrato
• Delimitar el contrato en el tiempo para dejar una ventana de oportunidad para la renegociación o recalificación del contrato

Una vez acordadas las condiciones, puede pasar al pago, que sellará el acuerdo entre usted y el proveedor de servicios.

9. Pago

El pago se refiere al acto de comprar mediante el pago: un servicio pagado constituye una aceptación. Formaliza la relación contractual mediante la adquisición del producto o servicio y garantiza la confianza mutua de las partes implicadas.

✅Cuando se efectúa un pago, deben definirse ciertos términos y condiciones: depósito, pago contra entrega, pagoa plazos, plazo de pago, etc

✅ Para evitar imprevistos que perjudiquen la relación, hay que encontrar la mejor fórmula que convenga a ambas partes, para garantizar la tesorería y cumplir los compromisos adquiridos.

Una vez efectuado el pago, debes asegurarte de que se respetan las condiciones iniciales que acordasteis.

10. Seguimiento del trabajo

Por último, pero no por ello menos importante: el seguimiento del trabajo. Y como la confianza no excluye el control, hay una serie de puntos que deben respetarse para garantizar un seguimiento eficaz de los riesgos potenciales.

Como consumidores, es importante :

✅ Supervisar regularmente los contratos y las compras relacionadas, en forma de auditoría mensual o trimestral.

✅ Fijar hitos en función de la naturaleza específica de las compras.

De este modo, el seguimiento de las condiciones definidas y regidas por la relación contractual contribuye a mantener una buena relación comprador-proveedor.

En conclusión, las diez etapas descritas ponen de manifiesto un modo de trabajo riguroso característico de la función de compras. Aplicado correctamente, este método tiene muchas ventajas para las empresas que han implantado un proceso de compras en su organización. Por ejemplo, garantizar el suministro de los proveedores en todas las fases del procedimiento.

¿Cómo puedo mejorar mi proceso de compras?

Las PYME francesas se enfrentan a diario a numerosos retos, especialmente en el ámbito de la gestión de compras. La falta de conocimientos sobre laadopción de nuevas tecnologías, laincapacidad para definir las necesidades de compra, el despilfarro y la gestión de riesgos son algunos de ellos.

Para que una empresa rinda al máximo, es importante encontrar soluciones sostenibles a los problemas de aprovisionamiento ydesarrollar un plan de acción que identifique los problemas y, además, los corrija.

Nuestro equipo ha reunido aquí algunos de los pasos clave que puede dar para mejorar el proceso de contratación de su PYME.

Alinear las compras con la estrategia general de la empresa

El primer paso para mejorar el proceso de compras de su empresa es considerar la gestión de compras como parte de la estrategia general de la empresa, y no como una actividad independiente.

En otras palabras, todas las actividades de compra deben llevarse a cabo teniendo en cuenta los objetivos finales de la empresa, y deben centrar sus esfuerzos en esa dirección.

Por ejemplo, si el objetivo empresarial es optimizar los costes logísticos y de almacenamiento, su estrategia de compras y logística debe estar alineada para servir al objetivo empresarial. Los equipos de compras deben encontrar proveedores locales para sus necesidades de aprovisionamiento.

Así se reducirán los costes de transporte, se ahorrará tiempo en los pedidos y las reposiciones, se ajustarán las entradas y salidas de existencias y se optimizará la disposición de los almacenes.

Para mejorar el proceso de compra, recomendamos por tanto :

• celebrar reuniones trimestrales para estar al día de los objetivos de la empresa
• revisar el gasto, las políticas y las competencias de los subcontratistas para introducir cambios internos acordes con las necesidades de la empresa
• identificar los objetivos desalineados y desarrollar una nueva estrategia

Implantar la gestión de riesgos

Todas las empresas tienen procesos que funcionan de forma óptima y otros que deben mejorarse. Como gestor de compras o director de una PYME, una forma sencilla de mejorar la eficacia de los procesos de compra esidentificar los procesos que necesitan mejoras. Compruebe los siguientes puntos:

• ¿Cómo van las cosas actualmente?
• ¿Cuáles son los cuellos de botella?
• ¿Qué funciona bien?
• ¿Qué pasos llevan más tiempo y producen menos resultados?
• ¿Cómo se pueden automatizar los pasos que ralentizan el proceso?
• ¿Cuáles son los costes y dónde se puede ahorrar?
• ¿Cuál es el impacto en la empresa?

Por ejemplo, si sus proveedores se retrasan a menudo en la entrega de sus pedidos, considere la posibilidad de encontrar nuevos proveedores con plazos de entrega más cortos. Esta parte es importante paraanticiparse a los problemas y garantizar que su empresa no se vea sorprendida por ningún riesgo relacionado con el proceso puesto en marcha internamente.

En resumen, compruebe los procesos existentes para identificar problemas y aplicar los cambios necesarios para mejorarlos.

Defina una estrategia de compras

El aprovisionamiento es un elemento clave de la contratación, y sin una estrategia de aprovisionamiento eficaz es difícil mejorar el proceso de compra.

El objetivo de las compras estratégicas debe ser permitir a las empresas abastecerse de productos de calidad que ofrezcan valor añadido.

Dependiendo de cómo funcione su empresa, el aprovisionamiento puede implicar: recopilar los requisitos de la demanda, elaborar presupuestos, recopilar datos, identificar y analizar proveedores, negociar con proveedores y elaborar licitaciones. Idealmente, también debería incluir la evaluación y mejora de los proveedores.

Una vez más, la estrategia de aprovisionamiento debe estar en consonancia con los objetivos de la empresa y contribuir a ellos. Por ejemplo, si el objetivo de la empresa es vender productos de máxima calidad, es necesario encontrar y trabajar con proveedores que tengan certificados de calidad (ISO, etc.).

En resumen, planificar y documentar una estrategia de compras es un paso clave en la mejora del proceso. Le permitirá comprender los retos de rendimiento de su gestión de compras y encontrar una solución más eficaz.

Establezca un proceso de selección de proveedores

Seleccionar a los proveedores adecuados para su empresa puede repercutir en su éxito general. Es importante planificar su programa de selección de proveedores y vendedores para mejorar el proceso de compras.

También le ayudará, como PYME, a ahorrar tiempo, agilizar la selección de proveedores y garantizar el cumplimiento de las normas por parte de su empresa. Las directrices del proceso de compra tambiéneliminan errores e ineficiencias, aportan transparencia y hacen de la selección de proveedores un proceso justo y fiable.

Por ejemplo, un proceso de selección de proveedores para compras de PYME y ETI podría incluir los siguientes pasos:

• Crear una base de datos centralizada de proveedores con información sobre personas de contacto, precios, productos disponibles, cargos y tasas, frecuencia de los pedidos, etc.
• Revise periódicamente el rendimiento de los proveedores: añada o elimine proveedores de su panel de proveedores en función de las condiciones contractuales y el rendimiento.
• Mantenga la práctica de identificar nuevos proveedores en función de las necesidades cambiantes del negocio y del mercado (por ejemplo, encontrar proveedores locales para apoyar el desarrollo local).
• Defina procesos de evaluación, selección e integración de proveedores.

Aunque este proceso puede ser largo y desalentador, también es la forma más fiable de racionalizar los procesos de compra y hacerlos transparentes.

Encontrar los proveedores adecuados para su empresa puede ser difícil. Y, sin embargo, es esencial para la producción.

Desmaterializar los intercambios y automatizar el proceso

Es imposible mejorar la eficacia de las políticas y procedimientos de compra sin adoptar las nuevas tecnologías para enmarcar, digitalizar y automatizar los procesos internos. Hoy en día existe en el mercado una amplia gama de programas informáticos para agilizar los procesos de compra (como Weproc). Existen herramientas para la gestión de proveedores, la recepción de facturas de proveedores, la automatización de los circuitos de aprobación y muchas otras que los departamentos de compras pueden aprovechar.

Tras el revés causado por la pandemia, la mayoría de las empresas, grandes y pequeñas, han tenido que integrar el uso de herramientas en sus procesos. En compras, la adopción de herramientas ha llevado a la transparencia de los procesos, la disponibilidad de datos, la automatización de los flujos de trabajo, la tramitación de las facturas de los proveedores, etc.

Si su estrategia de compras no implica la adopción de herramientas, es hora de cambiar y mejorar la eficacia con la que se llevan a cabo tareas complejas y la productividad de su empresa.

Concienciar y formar a las partes interesadas

Cuando decida implantar un nuevo software y, por tanto, cambiar sus procesos, es imprescindible que todas las partes interesadas estén alineadas. Un obstáculo habitual para el cambio de procesos es la incapacidad para comunicarse de forma coherente con todas las partes interesadas y compartir las actualizaciones.

Estos son algunos de los pasos que puede dar para mejorar los procesos de aprovisionamiento de su empresa:

• Envíe actualizaciones periódicas a los equipos internos y externos sobre las últimas tendencias del mercado, actualizaciones comerciales de su empresa, adopción de nuevas tecnologías, etc.
• Comuníquese regularmente con los proveedores para hablar de los proyectos en curso, los retos, las condiciones de pago, el cumplimiento de las expectativas, el intercambio de información, etc.
• Organice sesiones de formación sobre nuevas herramientas,
• Una estrategia de abastecimiento de materias primas bien definida reconocerá la necesidad de actualizar periódicamente las competencias.

Aplicar y supervisar los indicadores de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento de compras son herramientas de medición del rendimiento utilizadas para supervisar la gestión de compras. Son un elemento importante en la creación de valor para el crecimiento de la organización, ya que el departamento de compras los utiliza para medir e informar sobre la cantidad, la calidad, el coste, los plazos, el suministro y la competitividad de sus operaciones.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) le permitirán supervisar directamente el rendimiento de su estrategia de compras, poniendo de relieve las áreas que requieren atención o las oportunidades para maximizar los beneficios.

Dado que las compras se encuentran en la encrucijada de la gestión empresarial y la logística de la cadena de suministro, ofrecen la oportunidad de mejorar la reducción de costes mediante la recopilación de datos sobre los KPI de compras.

Pero más allá del ahorro de costes, los KPI pueden revelar las secciones de una empresa que funcionan peor, su competitividad en relación con el mercado en general y su crecimiento o declive. Los KPI de compras convierten los datos brutos en métricas procesables, que suelen clasificarse en cuatro áreas clave:

• Calidad
• Coste
• Plazos de entrega
• Ahorro de costes.

Hay que tener en cuenta, no obstante, que cada empresa tiene sus propios KPI específicos, y algunos de ellos pueden situarse entre estas categorías o fuera de esta lista, según se desee.

Optimice sus comunicaciones internas y externas

El feedback es un proceso que la mayoría de las empresas ignoran, pero es una actividad que puede transformar todo el proceso de compra. Los comentarios de proveedores, vendedores, miembros del equipo, equipos internos y clientes son información muy importante sobre cómo está funcionando un proceso, ya sea bien o mal.

Puede ayudar a los equipos a identificar los puntos débiles, los cuellos de botella, los centros de coste, la rentabilidad, los problemas de calidad, etcétera. En conjunto, esta información puede ayudar a mejorar las funciones de aprovisionamiento, racionalizarlas y hacerlas más eficientes.

Estos son algunos de los pasos que puede dar para establecer un canal claro de comunicación y retroalimentación:

• Utilice herramientas como formularios, cuestionarios y encuestas para aclarar cómo funcionan los sistemas actuales.
• Recopile información de los equipos internos sobre el rendimiento de los proveedores y tome las medidas oportunas, por ejemplo, imparta formación si no se utilizan las herramientas, envíe resúmenes de información si las entregas no se ajustan a los acuerdos de nivel de servicio, etc.
• Definir ciclos de revisión para supervisar los nuevos sistemas y actualizarlos si es necesario.
• Diseñar una política de compras eficaz para lograr una mayor eficiencia

La gestión de compras debe ser una situación en la que tanto el comprador como el proveedor salgan ganando. En la mayoría de los casos, ambas partes están dispuestas a cambiar los procesos si ello repercute positivamente en los objetivos generales de la empresa. Aunque existen varias formas de optimizar las relaciones con sus proveedores, como gestor de compras o propietario de una empresa es aconsejableintroducir cambios internamente para lograr mejores resultados.

 

¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.