À l’ère des nouvelles technologies de l’information et de la communication, les entreprises doivent changer de fusil d’épaule. Dès lors, l’intégration des technologies digitales dans le fonctionnement de l’entreprise n’est plus une option, mais une exigence capitale. Cette avancée n’est possible que grâce à la mise en place d’un logiciel de gestion des achats. Quelle est alors l’importance de l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats ? Quel logiciel choisir pour la gestion des achats ? Qu’entendons nous par relation client – fournisseur ? Favorise-t-il la gestion facture fournisseur ? Autant de questions auxquelles les lignes suivantes apporteront des éclaircissements dans l’objectif de comprendre le rôle d’un logiciel de gestion des achats dans un service comptabilité et ce, quel que soit le secteur d’ activité.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats présente de nombreux avantages et permet, par exemple, d’éviter les risques d’une mauvaise gestion fournisseur. Elle permet une optimisation du rendement de la comptabilité et une amélioration de la fonction achat au sein de l’entreprise.

Optimisation du rendement de la comptabilité de l’entreprise

La mise en place d’un outil de gestion des achats pour un service comptable est bénéfique sur plusieurs plans :

  • Il constitue un gage de célérité dans le processus de traitement des pièces comptables ;
  • Ceci facilite le travail et permet un gain de temps ;
  • Il contribue à l’amélioration des conditions de travail du personnel ;
  • Il participe au traitement d’une grande quantité de pièces en un temps record ;
  • Il permet une rentabilité de l’entreprise et booste sa notoriété ;
  • La numérisation du système de fonctionnement de l’entreprise et les relations entreprise – fournisseurs sont valorisées.

La digitalisation, non seulement permet de moderniser la comptabilité de l’entreprise, mais aussi s’ingère dans tout son fonctionnement. La gestion des factures fournisseurs se retrouve simplifiée.

Amélioration de la fonction achat au sein de l’entreprise

L’un des avantages de la digitalisation est aussi l’optimisation du traitement des tâches lourdes et chronophages. Ainsi, grâce à la modernisation et à l’automatisation du fonctionnement de l’entreprise, la fonction achat est hautement améliorée. En matière d’achat dans une entreprise, les données sont d’une importance capitale. Si elles sont de bonnes qualités, elles contribuent à déceler les failles, à maîtriser certains risques et à réduire les coûts pour une bonne gestion en général. L’automatisation des échanges et transactions constitue un facteur important dans l’amélioration des relations avec les fournisseurs.

Dans un environnement où la célérité est recherchée partout, une coordination entre les procédures d’achat et celles comptables est nécessaire. Elle permet une réduction des erreurs et fluidifie les échanges. De plus, la synchronisation optimise et améliore le contrôle budgétaire et le recoupement des informations.

Quel est alors le logiciel de gestion des achats idéal pour mener l’entreprise à des résultats concluants ?

La modernisation de l’univers entrepreneurial est la clé de succès actuelle de toute entreprise. Dès lors, il faut faire intervenir un outil capable d’automatiser la gestion des factures fournisseurs pour booster les performances de l’entreprise : le SRM.

Utilité du SRM

Entendu comme Supplier Relationship Management, le SRM est un logiciel qui gère la relation de l’entreprise avec ses fournisseurs. Il remplace aisément Excel dans la gestion des factures fournisseurs, par exemple.  C’est un canal de communication entre les entreprises et les fournisseurs. Le SRM constitue un outil capable de moderniser le fonctionnement de l’entreprise en la rendant plus efficiente. Il aide à gérer facilement et en un temps record les relations client – fournisseur.

Fonctionnement du SRM

La procédure de gestion des relations avec les fournisseurs est ordinairement fixée par le logiciel SRM en six (06) étapes.

Étape 1

Cette étape est appelée “la conception collaborative“. Elle est dénommée ainsi du fait que les fournisseurs sont suffisamment impliqués afin d’amoindrir le coût de revient du produit fini. Elle permet d’insérer dans le système du SRM tous les renseignements destinés à résoudre les questions relatives à l’approvisionnement en matières premières. Ces matières premières sont destinées à la réalisation d’un produit fini. Alors des questionnements découlent de cette conception : quelle matière première faut-il acheter pour amoindrir le coût de production ? Quelle particularité le produit fini doit-il avoir ? Comment fixer un meilleur délai de livraison ? Quelles sont les périodes au cours desquelles la demande serait forte ?

Étape 2

Cette étape conduit l’entreprise à choisir les fournisseurs adéquats dans sa base de données suivant des critères prédéfinis. Donc, le fournisseur approprié capable de fournir les matières premières dont l’entreprise a besoin pour sa production. Plusieurs critères sont considérés pour opérer le choix. Au nombre de ceux-ci, on distingue le coût, la capacité de production, le temps maximal de livraison et les fournisseurs offrant des garanties sur la qualité des produits finis. Les 3 ou 4 fournisseurs idéals choisis sur la base des critères cités ci-dessus seront mis en concurrence.

Étape 3

Elle est celle de la sélection définitive. C’est une étape très délicate, car l’entreprise opère le choix de son fournisseur définitif. C’est un procédé très complexe au cours duquel les fournisseurs mettent les documents nécessaires à la disposition de l’entreprise cliente et se défendent pour gagner le contrat. Ces documents comportent une demande de devis, des propositions de prix, des renseignements sur les fournisseurs et la situation économique et financière de son entreprise. Sur la base du dossier présenté par chaque fournisseur et grâce au SRM, l’entreprise parvient à choisir le fournisseur idéal.

Étape 4

À ce niveau, l’entreprise doit formaliser la relation commerciale qui la lie avec son désormais fournisseur. Ledit contrat sera conclu en se référant aux différents éléments des critères de sélection. Cette étape est dénommée “ la négociation“.

Étape 5

Elle correspond à l’approvisionnement. C’est la dernière discussion entre l’entreprise et le fournisseur. Elle consiste à s’entendre sur les aspects logistiques, le mode de règlement des factures et la procédure d’exécution de la commande.

Étape 6

Après la livraison de la commande, l’entreprise procède à une appréciation du fournisseur. Cette appréciation se rapporte à l’exécution de la livraison et au respect des délais. Elle est nécessaire afin de prévoir ou de limiter les risques.

Qu’entendons-nous par relation client-fournisseur ?

La relation client – fournisseur est un procédé qui oblige les parties à s’entendre sur les termes de l’échange sans ambiguïté. Elle est un procédé de travail connu, unanime et optimisé entre le client et son fournisseur. Cette définition génère des devoirs à l’encontre de toutes les parties prenantes. Ainsi, le client doit exprimer ses besoins de façon claire. Il doit décrire le besoin, la quantité voulue, le délai de livraison et le coût.

Du côté du fournisseur, il a l’obligation de livrer le produit ou le service conformément aux exigences du client. Il doit se remettre chaque fois en cause pour savoir si les besoins de ses clients sont comblés. Il doit privilégier le dialogue au sein de l’entreprise en accordant la parole à ses employés. En matière de management, le dialogue employeur-employé est primordial en ce sens qu’il contribue à détendre l’atmosphère. C’est un procédé qui permet à l’employeur d’entendre son personnel sur les maux qui minent l’entreprise et dénouer les dysfonctionnements qui vont à l’encontre de la satisfaction de sa clientèle. Ce dialogue a également pour but de mettre l’employeur au parfum des informations du terrain. Un logiciel de gestion des achats sera en charge de réaliser la centralisation des informations pour ne pas perdre de temps. Alors, il faut une prise de conscience pour que chaque client soit satisfait des services fournis à lui par l’entreprise. C’est la condition sine qua non pour une amélioration de la qualité de la relation client-fournisseur au sein de l’entreprise comme à l’extérieur.

En somme, un logiciel de gestion des achats améliore véritablement le service comptable de l’entreprise. Il est un véritable moteur de développement de l’entreprise.  Le SRM en est un véritable exemple et qui permet sur le long terme d’accroître le chiffre d’ affaires. La dématérialisation des factures fournisseurs permet de faciliter les échanges et de centraliser toutes les informations qu’elles contiennent. Il ne reste plus qu’à convaincre les fournisseurs d’opter pour la facture électronique. Cela améliorera les relations existantes entre les deux parties prenantes.

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