Comment réduire ses coûts avec un logiciel d’achat ?
Vous avez du mal à contrôler les achats de votre entreprise ? Bien évidemment, cette gestion administrative implique de nombreuses tâches importantes et difficiles à gérer de manière optimale. C’est là que réside tout l’intérêt d’un logiciel d’achat. Cet outil de gestion facilite et digitalise votre processus d’achats, des commandes d’achat jusqu’à la réception de vos factures fournisseurs.
Mieux encore, ces nouvelles solutions vous garantissent une réduction des coûts, car elles contrôlent la gestion des demandes internes. Cette gestion des dépenses est positive pour la santé financière de l’entreprise. Découvrez sans plus attendre les périmètres d’un logiciel d’achat pour assurer une réduction des coûts efficace.
Sommaire
Comment fonctionne le logiciel d’achat ?
Avant de savoir comment un logiciel achat est en mesure de réduire vos coûts, il est important de comprendre son fonctionnement. Selon la technologie, il peut nécessiter une installation, mais le plus efficace est de privilégier le mode SaaS, sans installation donc, qui procure des avantages intrinsèques comme les mises à jour inclues. Sachez également qu’il s’agit d’un outil, plus ou moins complet, qui instaure ou se calque sur votre processus d’achat. Cette solution de gestion vous permet par exemple de créer des demandes d’achat, d’organiser les flux et d’enregistrer l’ensemble des données relatives à vos achats pour les synthétiser plus facilement. Il dispose de nombreuses fonctionnalités comme :
- Les workflows d’approbation
- Le suivi du budget
- Le suivi des factures et règlements fournisseurs
- La réception des commandes d’ achat et le suivi des livraisons
- La gestion des fournisseurs et leur évaluation
- La gestion des contrats
Le logiciel d’ achat procure l’avantage de numériser vos commandes et vos dossiers achats sur un support dédié et centralisé, ce qui facilite leur traitement. Le suivi des paiements peut également se faire en temps réel et en toute simplicité. Il offre une vue globale sur les transactions faites et les provisions à constituer.
En plus de cela, avoir un logiciel de gestion des achats optimise la gestion des commandes ainsi que de votre prévision de trésorerie en temps réel. La visibilité sur l’état d’avancement des commandes, des projets en cours ainsi que la centralisation des éléments et leur traçabilité crée des facilités pour votre organisation. Toutes ces actions sont immédiates, car rendues possibles par la centralisation. Soit un gain de temps précieux. Veillez ainsi à ce que le logiciel d’achat sélectionné assure un éventail de fonctionnalités conforme à vos attentes. Sans pour autant le rendre trop complexe pour la réalité de votre organisation.
Gérer efficacement les achats pour économiser considérablement
La première bonne raison d’utiliser un logiciel d’achat est que cet outil représente une source d’économies. Dans la plupart des cas, il permet de contrôler efficacement vos budgets. La maîtrise du logiciel engendre ainsi une maîtrise des coûts de gestion ainsi que des coûts de fonctionnement de votre structure. Comme vous avez sous vos yeux toutes les données, vous réduisez le gaspillage avec la visibilité sur les articles ou produits en cours d’achat. Tous les secteurs d’activités sont concernés par ce phénomène.
Aussi, un logiciel d’achat permet une réduction des coûts structurels il vous aide naturellement à aller vers les meilleurs fournisseurs de votre panel. De cette manière, vous pouvez facilement accéder à un prix indicatif des éléments de leur catalogue. Connaître en un coup d’œil le meilleur prix ou le mieux évalué. L’historique des incidents permet également de se tourner vers une démarche qualité / prix. Enfin bien qu’il ne doive remplace pas l’humain, un logiciel de gestion permet de réaliser des économies sur le poste de dépenses ressources humaines (salaires, indemnités obligatoires). Seuls les collaborateurs concernés par le processus d’achat utiliseront le logiciel et les charges de fonctionnement seront diminuées. Parfois l’optimisation d’un poste ou d’un pilotage de gestion engendre une réduction de coûts notable.
Pour profiter de tous les atouts, il est important de bien choisir son logiciel. En effet, tous les outils disponibles sur le marché n’ont pas le même positionnement selon vos enjeux et objectifs.
Un logiciel d’achat pour augmenter la productivité
En plus de réduire les coûts efficacement, le logiciel d’achat a pour rôle principal de favoriser la productivité de votre entreprise. En effet, comme il se charge de gérer l’ensemble de vos achats et d’autres fonctionnalités complémentaires de cette activité, vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus stratégiques. De cette manière, vous et votre équipe gagnez en productivité, quelle que soit la taille de votre entreprise. Vous pouvez vous consacrer à 100% à ces tâches à valeur ajoutée.
L’automatisation rend cela possible. Longtemps prônée par les ERP pour les achats directs de matière première, il est essentiel de porter la même attention sur tous les types d’achats de l’entreprise. Notamment les frais généraux. Si ces-derniers sont inclus dans une gestion des notes de frais, alors vous perdez un segment d’analyse opportun pour votre structure, même pour les petites entreprises.
Enfin grâce aux logiciels de gestion, vous pouvez constituer des tableaux de bord qui résument vos indicateurs de suivi et de performance. Cela vous permet d’agir efficacement et en temps réel. Mesurez par exemple votre volume de demandes d’ achat et prenez les bonnes décisions. Offrez à votre entreprise un temps d’avance. C’est important quel que soit votre secteur d’activité.
Gagner du temps avec le logiciel d’achat
La gestion des achats implique malgré elle un protocole qui demande parfois du temps : procédures qui ne sont pas claires, lourdeur administrative, avance des collaborateurs au moyen d’une note de frais pour faciliter le procédé. Ce qui est intéressant avec un logiciel d’achat, c’est que vous gagnez beaucoup de ce temps, ce qui présente des bénéfices pour votre entreprise. En effet, il réduit considérablement le délai consacré à la transmission des demandes d’achats ainsi qu’à la recherche des bons fournisseurs. Cela se fait en un rien de temps. Digitaliser la gestion des demandes à un outil performant vous fait donc économiser beaucoup de temps. Vous évitez également les retards de paiement de vos fournisseurs ce qui améliore de fait la confiance de vos partenaires.
Enfin, certains modèles peuvent réduire le temps consacré aux appels d’offres. Il existe même des logiciels qui réalisent à votre place les démarches administratives et commerciales. Ces dernières sont très chronophages et nécessitent une grande attention. Avec un logiciel de gestion d’achats, cela se fait dans les meilleurs délais possibles. Mais le plus intéressant est le fait qu’il réduit considérablement le temps consacré au suivi des commandes.
Certes, un logiciel d’achat est essentiel pour que la gestion de vos achats se fasse en toute simplicité. Pour profiter de tous ses atouts, il est très important de le choisir en tenant compte des critères essentiels pour votre organisation. Réalisez votre benchmark avec Weproc, logiciel SaaS de gestion des achats qui dispose de toutes les fonctionnalités qui garantissent votre performance achats.
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