Glosario Compras & Supply Chain : 100 términos

Del «sourcing estratégico» al «three-way match», el departamento de compras habla un idioma que solo los iniciados dominan. Este vocabulario denso, heredado de la industria, la logística y las finanzas, se enriquece cada año con siglas anglosajonas y neologismos digitales. Sin embargo, descifrarlo es esencial: determina la calidad del diálogo con proveedores, la precisión del análisis de costes y la fluidez de los procesos internos.

Ese es el objetivo de este Glosario Weproc: reunir en un único lugar definiciones actuales de los conceptos que marcan el día a día de la dirección de compras. Convivirán clásicos—Incoterms®, TCO, pliego de condiciones—con los últimos conceptos de e-procurement y compras responsables. Cada entrada se redactó en una frase concisa y cargada de palabras clave.

¿Por qué insistir en el lenguaje? Porque un «sourcing ágil» mal interpretado puede provocar licitaciones inadecuadas; porque siglas como P2P, S2P, VMI cubren ámbitos funcionales muy distintos; y porque la alineación terminológica entre compradores, responsables de la cadena de suministro y proveedores evita malentendidos. Dominar este léxico ahorra tiempo, asegura procesos y realza la experiencia en cada fase del ciclo de compra.

Le invitamos a recorrer las siete secciones temáticas, explorar los enlaces internos para profundizar y volver con frecuencia: el panorama de compras evoluciona rápido y este glosario se actualizará con cada innovación y nueva obligación normativa. Comparta estas definiciones con su equipo: un vocabulario común es la primera palanca de una colaboración fluida y eficaz.

Software de compras y digitalización

• e-Procurement – Plataforma que digitaliza la creación, aprobación y seguimiento de la solicitud de compra hasta la orden al proveedor.

• Source-to-Pay (S2P) – Suite integrada que cubre sourcing, contrato, pedido, recepción y pago para trazabilidad total.

• Procure-to-Pay (P2P) – Cadena operativa centrada en «pedido → factura → pago».

• ERP (Enterprise Resource Planning) – Software núcleo que centraliza finanzas, producción, compras e inventario.

• SRM (Supplier Relationship Management) – Herramienta para la cualificación, evaluación y colaboración con proveedores.

• VMS (Vendor Management System) – Software dedicado a la gestión de prestadores de servicios y trabajo temporal.

• OCR (Optical Character Recognition) – Extracción automática de datos de facturas o albaranes escaneados.

• PunchOut Catalog – Catálogo alojado en el proveedor pero consultable desde el e-procurement.

• Flujo de aprobación – Cadena de validaciones previa al envío del pedido.

• Firma electrónica – Medio cifrado y legal para aprobar contratos o pedidos online.

• AP Automation – Automatización del proceso de facturas: captura, conciliación y pago.

• BI (Business Intelligence) – Recopilación y visualización de datos de compras para pilotar el desempeño.

• API (Application Programming Interface) – Conector estándar que permite el intercambio de datos entre aplicaciones.

• SaaS (Software as a Service) – Modelo de entrega en la nube por suscripción sin infraestructura local.

Compras industriales y rendimiento del proveedor

• Compra directa – Abastecimiento de bienes que entran en el producto terminado.

• Compra indirecta – Gastos necesarios para el funcionamiento de la empresa pero no incorporados al producto.

• MRO (Maintenance, Repair & Operations) – Suministros y servicios para mantener equipos e infraestructuras.

• TCO (Total Cost of Ownership) – Coste total de un bien: precio de compra + operación + fin de vida.

• Should-Costing – Cálculo teórico del coste de un producto para apoyar la negociación.

• MOQ (Minimum Order Quantity) – Cantidad mínima que acepta el proveedor por pedido.

• OTIF (On Time In Full) – Indicador que mide la entrega en fecha y cantidad comprometidas.

• PPV (Purchase Price Variance) – Diferencia entre precio estándar presupuestado y precio real pagado.

• Design-to-Cost – Diseñar un producto para cumplir un coste objetivo.

• Lean Purchasing – Aplicación de Lean para eliminar desperdicios en el proceso de compra.

• Kanban – Sistema visual que activa el reaprovisionamiento pull.

• JIT (Just-in-Time) – Abastecimiento sincronizado al consumo real.

• Dual Sourcing – Asegurar el suministro repartiendo volúmenes entre dos proveedores.

• VAVE (Value Analysis / Value Engineering) – Optimización conjunta coste / función con el proveedor.

Licitaciones y contratos

• RFI (Request for Information) – Consulta preliminar que recoge información del mercado.

• RFP (Request for Proposal) – Licitación que exige propuesta técnica y comercial detallada.

• RFQ (Request for Quotation) – Solicitud de precios estandarizados para un producto o servicio definido.

• SAD (Sistema de Adquisición Dinámico) – Procedimiento electrónico de compra abierto de forma continua.

• e-Auction (subasta inversa) – Sesión online donde los proveedores bajan su precio en tiempo real.

• DCE (Documentación de Consulta de Empresas) – Conjunto de documentos contractuales remitidos a los licitantes.

• Pliego de condiciones – Documento que describe requisitos funcionales, técnicos y de rendimiento.

• Cuadro de puntuación – Matriz que pondera los criterios de evaluación de ofertas.

• SLA (Service Level Agreement) – Cláusula que define niveles de servicio medibles esperados.

• Penalizaciones contractuales – Sanciones económicas por incumplimiento de compromisos.

• Notificación de adjudicación – Comunicación oficial que designa al proveedor ganador.

• Contrato marco – Acuerdo que fija condiciones generales para futuros pedidos.

Cadena de suministro y planificación

• Incoterm® – Regla de la CCI que asigna los puntos de traspaso de riesgos/costes.

• Lead Time – Plazo completo entre emisión del pedido y disponibilidad de la mercancía.

• Stock de seguridad – Inventario tampón para cubrir variaciones de demanda o entrega.

• Precisión del forecast – Tasa de fiabilidad de la previsión de demanda.

• PDP (Plan Director de Producción) – Plan a medio plazo que convierte la demanda prevista en cantidades a producir.

• MRP (Material Requirements Planning) – Cálculo que abastece componentes y materias a partir del PDP.

• DRP (Distribution Requirements Planning) – Método que planifica reaprovisionamientos entre sitios.

• DDMRP – Extensión del MRP con buffers dinámicos guiados por la demanda real.

• Efecto látigo – Amplificación de la variabilidad de la demanda en la cadena.

• Cross-Docking – Flujo logístico sin almacenaje: clasificación y expedición inmediata.

• 3PL / 4PL – Proveedores logísticos que gestionan almacenamiento/transporte (3PL) o coordinan la red (4PL).

• Freight Forwarder – Transitario que organiza envíos internacionales.

• Track & Trace – Seguimiento en tiempo real de ubicación y estado del envío.

• WMS (Warehouse Management System) – Software que dirige operaciones de almacén.

• TMS (Transport Management System) – Herramienta que planifica rutas y optimiza cargas.

Logística operativa

• FTL / LTL – Full Truck Load (carga completa) vs. Less-Than-Truck Load (carga parcial).

• Agrupación – Reunir varios lotes pequeños para optimizar transporte.

• Paletización – Acondicionamiento de mercancía en paleta estándar.

• Picking – Extracción de artículos en almacén para formar pedidos.

• Slotting – Asignación óptima de ubicaciones para reducir distancias de picking.

• Entrega de última milla – Tramo final, y a menudo más costoso, hasta el cliente.

• Logística inversa – Gestión de retornos: productos defectuosos, reciclaje, depósito.

• Cadena de frío – Logística a temperatura controlada para productos sensibles.

• Embalaje – Conjunto de materiales que protegen el producto en almacén y transporte.

• Hub & Spoke – Distribución con plataforma central que alimenta sedes regionales.

• Kilómetro 0 – Distancia mínima entre producción y consumo para reducir CO₂.

Compras responsables, compliance y riesgos

• Compras responsables – Decisiones de compra que incluyen impactos económicos, sociales y ambientales.

• RSE (Responsabilidad Social Empresarial) – Enfoque global que mide desempeño ético y sostenible.

• ESG (Environmental, Social & Governance) – Criterios extra-financieros que evalúan sostenibilidad y gobernanza.

• Green Procurement – Política que prioriza productos y servicios de bajo impacto ambiental.

• Due Diligence – Verificación exhaustiva previa al contrato: salud financiera y cumplimiento.

• Compliance – Cumplimiento de leyes, reglamentos y normas aplicables (anticorrupción, RGPD…).

• ISO 20400 – Norma internacional que define marco para compras responsables.

• Código de Conducta – Carta que define los comportamientos esperados del proveedor.

• Minerales de conflicto – Materias primas reguladas provenientes de zonas de conflicto (3TG).

• Anticorrupción – Medidas para prevenir sobornos y ventajas indebidas.

• Modern Slavery Act – Ley que exige transparencia sobre trabajo forzado.

• Riesgo proveedor – Probabilidad de que un proveedor incumpla obligaciones.

• Plan de Continuidad de Negocio – Estrategia para reanudar la actividad tras un incidente grave.

• Fuerza mayor – Suceso imprevisible e irresistible que exime temporalmente de responsabilidad.

Finanzas y facturación de proveedores

• Orden de compra (PO) – Documento contractual con artículo, cantidad, precio y condiciones.

• Recepción – Registro físico y administrativo de la mercancía entregada.

• Albarán (DN) – Prueba que lista los artículos realmente entregados, firmada en la recepción.

• Factura electrónica – Archivo estructurado enviado y archivado sin papel.

• Three-Way Match – Conciliación pedido – recepción – factura antes del pago.

• Descuento por pronto pago – Rebaja concedida por pago anticipado.

• Descuento dinámico – Esquema variable según la fecha de pago vía plataforma.

• P-Card (Purchase Card) – Tarjeta de compras para gastos recurrentes de bajo importe.

• Capital de trabajo neto – Activos corrientes – pasivos corrientes.

• DPO / DSO – Días de pago a proveedores vs. días de cobro (plazo medio).

• Cuenta proveedor – Registro de facturas, abonos y pagos de un tercero.

• Abono – Factura negativa para corregir una factura inicial.

• Retención de garantía – Porcentaje retenido hasta subsanar reservas o fin de garantía.