Expresar las necesidades: la clave de un buen proceso de compra

Una buena expresión de los requisitos es sin duda una de las mejores maneras de trabajar eficazmente en una empresa. Este trabajo conduce a la definición de los criterios y especificaciones técnicas que se comunicarán a los proveedores. Se trata de la primera y más importante etapa del proceso de compra de una empresa. De hecho, ¡una necesidad bien expresada es una compra bien ejecutada! Y vamos a esbozar un buen método para conseguirlo eficazmente.

Identificar la necesidad

Antes de expresar una necesidad, hay que identificarla. Cualquier empleado de una empresa puede ser el origen de la necesidad, por lo que es esencial una comunicación eficaz entre los distintos departamentos.

A continuación, hay que enviar una solicitud de compra al comprador o al responsable de compras de la empresa. A menudo expresada de manera informal, la digitalización de una solicitud de compra hace que su proceso sea más fiable, ya que proporciona una herramienta de trabajo a la persona que será titular del contrato.

Definir la necesidad adecuada

En esta solicitud de compra deben mencionarse tantos elementos como sea posible que sean útiles para comprender las necesidades del usuario final. Desde el proceso de producción hasta la cadena de gestión, los recursos humanos que componen la organización de una empresa tienen una visión de su profesión y unas expresiones características que les son propias. Por eso es importante especificar con la mayor precisión posible las especificaciones técnicas o funcionales que deben tenerse en cuenta para el resto del proceso de compra.

También es el momento de proporcionar al comprador información adicional para que pueda comprender la necesidad de la forma adecuada:

• Recomendación de proveedores,
• Fecha de entrega deseada,
• Departamento de la empresa,
• Equipo en cuestión (registro, referencia, evento, etc.),
• Precio / presupuesto.

Compartir para comprar

Antes de precipitarse en una compra, solicitar la opinión de sus empleados es una forma de mejorar el proceso de compra de su empresa. De hecho, ofrecer esta transparencia e invitar a otros miembros de la organización a participar en una compra tiene sus ventajas.

• Este pequeño comité de dirección permite a los participantes añadir volumen a la compra o al pedido y conseguir importantes economías de escala:
• Una ventaja negociadora,
• Reducción de los gastos de envío,
• Optimización de la carga de trabajo (la compra se realiza una sola vez en lugar de muchas)
• También es una oportunidad para sacar a la luz un recurso interno que puede ser adecuado para la necesidad expresada. No comprar para optimizar la gestión de las existencias es una buena alternativa.

Informar al comprador o al responsable de compras

Una vez recopilada la información y expresada claramente la necesidad, hay que comunicar la solicitud de compra a la persona adecuada. Puede tratarse de un comprador de un departamento de compras, como ocurre en las grandes empresas, o de la persona responsable de realizar las compras o los pedidos en una organización más pequeña. Es esencial incluir a este tipo de contacto en la preparación de sus necesidades. Conocen el funcionamiento de la empresa, incluida la existencia de contratos con proveedores.

Este parámetro es esencial, como en el caso de las autoridades locales que operan a través de contratos públicos. Existe potencialmente un contrato en curso con un titular que ya está presente, por lo que existe la obligación de trabajar con él. Lo mismo ocurre en el sector privado, en un formato menos estricto pero igual de importante: administración de la relación con el proveedor, visión y ejecución del contrato, gestión del riesgo y control del gasto.

El comprador o prescriptor asume el papel de referente de los buenos métodos de trabajo. Su papel central en la empresa garantiza el buen desarrollo del proceso de compra. Será capaz de definir los criterios adecuados para evaluar a los proveedores, realizar el aprovisionamiento si es necesario o juzgar si la compra es viable o no. Su visión, centrada en los resultados de la empresa en términos de compromiso (RSE – Responsabilidad Social de la Empresa), rentabilidad e imagen, le obliga a participar en la expresión de las necesidades.

Definir el circuito de validación adecuado

Las compras de las empresas son una responsabilidad. Implicar a varios responsables permite compartir esta responsabilidad. Sin embargo, hay que tener cuidado en identificar a las personas adecuadas, porque una compra puede ser más o menos exigente en términos de recursos humanos, dependiendo de su complejidad, como la compra de servicios intelectuales. El circuito de validación de una solicitud de compra incluye necesariamente una etapa de firma, que actúa como validación (presupuesto / criterios de búsqueda / relaciones con los proveedores / mercados de proveedores, etc.).

Esta validación puede ser realizada directamente por los responsables internos, o mediante delegaciones de firma, si los responsables de la solicitud no están disponibles. Esta etapa de validación puede ser una verdadera molestia para la empresa si no utiliza las herramientas digitales adecuadas para facilitar la transmisión de información (solicitudes / validaciones / firmas). Desde finales de 2018, las administraciones públicas y las autoridades locales han introducido un sistema de firma electrónica para facilitar el procedimiento de contratación pública.

Involucrar a un miembro del proceso de producción en el circuito puede, por ejemplo, ayudar a garantizar que el contrato se ejecute correctamente una vez que se haya realizado la compra. Un gestor vigilará más de cerca el presupuesto y se asegurará de que se respetan los compromisos adquiridos previamente a través de los grupos de trabajo. El comprador conocerá los criterios adecuados para evaluar a los proveedores y será una fuerza motriz en este circuito. Esto es lo habitual en las grandes empresas, ya que hay multitud de empleados que pueden participar en el proceso de validación, sobre todo si se ha creado previamente un comité de dirección. Sin embargo, las empresas más pequeñas también tienen que asegurarse de que su dirección está informada de la preparación de una compra, porque muy a menudo el director general de una empresa realiza todas estas funciones por su cuenta.

Nuestros consejos para expresar sus necesidades

Saber expresar sus necesidades de forma clara y precisa es una habilidad esencial en el mundo de las compras. Tanto si está negociando un contrato, planificando un proyecto o definiendo los objetivos de su equipo, expresar correctamente sus necesidades puede marcar la diferencia

Formar a sus equipos

Para que los empleados puedan expresar correctamente sus necesidades, deben recibir formación para identificarlas y articularlas con precisión. Esto puede hacerse mediante formación interna o externa, seminarios otalleres.

Estos cursos pueden abarcar temas bastante amplios, como la comunicación, la gestión de proyectos o el uso de herramientas y sistemas específicos. Además, la formación continua permite a los empleados mantenerse al día de las últimas tendencias y prácticas en su campo, lo que puede ayudarles a expresar sus necesidades de forma más precisa y pertinente.

Utilizar la tecnología para facilitar la expresión de necesidades

La tecnología digital ha traído consigo multitud de herramientas que pueden facilitar la expresión de las necesidades. Entre ellas, los programas informáticos de gestión de proyectos pueden ayudar a recopilar y organizar las necesidades de forma estructurada y sistemática. Además, las plataformas de colaboración en línea pueden facilitar la comunicación de requisitos entre las distintas partes interesadas en un proyecto.

El uso de estas herramientas no solo puede hacer que el proceso de expresar los requisitos sea más eficiente, sino también más preciso y transparente. Por eso es importante que las empresas integren estas herramientas tecnológicas en su proceso de expresión de requisitos.

En conclusión, una necesidad bien expresada y preparada es la clave del éxito de un proceso de compra. Una herramienta de digitalización de las compras puede servir para orquestar la gestión del cambio dentro de su organización para garantizar que se aplica correctamente. Esto es lo que ofrece nuestra herramienta de compras al automatizar el proceso y digitalizar la aprobación, para garantizar que todo su personal pueda hacerlo, sin limitaciones.

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Team Weproc

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