¿Qué es el proceso de Solicitud de Adquisición?

La primera etapa del proceso de compra: la creación y presentación de una solicitud de compra para su aprobación. Este paso es la base de cualquier estrategia de gestión del gasto, y contar con un proceso de solicitud de compra definido marca la pauta de la eficacia con la que su organización gestiona las compras. Sin embargo, a menudo se subestima la importancia de establecer un proceso de solicitud de compra, lo que da lugar a muchas preguntas. ¿Cuál es su finalidad, por qué es importante y cuál es la mejor manera de llevar a cabo este proceso?

Ante tantas preguntas, hemos creado un artículo que le ayudará a convertirse en un experto en la materia y le dará las claves para empezar a ganar en eficiencia y ahorro dando prioridad y definiendo este proceso de solicitud de compra infravalorado pero tan importante.

¿Qué es una solicitud de compra?

En primer lugar, ¿qué es una solicitud de compra? Esun documento o formulario interno que un empleado rellena para solicitar la aprobación de una compra en nombre de la empresa.

¿Cómo funciona este proceso? Este proceso puede realizarse en papel, manualmente (muy a menudo mediante intercambios de correos electrónicos) o crearse y enviarse electrónicamente, utilizando unsoftware automatizadode compras o adquisiciones.

Aunque a veces se confunden con las «órdenes de compra», estos dos documentos tienen funciones muy diferentes. Una solicitud de compra establece si existe realmente una necesidad del producto o servicio solicitado, requiere autorización y, una vez aprobada y conforme,inicia el proceso de pedido de compra. Una orden de compra aprobada y enviada a un proveedor actúa como un contrato legalmente vinculante para la compra de bienes y servicios.

¿Aún no ha creado un sistema de gestión de solicitudes de compra? A continuación puede descargar una plantilla lista para usar:

¿Por qué necesita su empresa un proceso de solicitud de compra?

En cualquier empresa, grande o pequeña, existe una necesidad constante de bienes y servicios para mantener el buen funcionamiento de las operaciones. Sin embargo, si permite que los empleados y los departamentos adquieran estos artículos sin ningún tipo de control o proceso, las llamadas «compras salvajes» pueden acumularse rápidamente, agotando los presupuestos y poniendo a su organización en riesgo financiero. Todas las partes interesadas deben participar en el proceso.

Y no olvide que si no existe un proceso de solicitud o visibilidad del gasto de la empresa, es más probable que su organización..:

• Gastos innecesarios
• Gastos incontrolados
• Fraude
• Pagos excesivos
• Pagos duplicados

Un proceso de solicitud de compra proporciona un marco para el gasto y fomenta la responsabilidad. También proporciona un marco para los requisitos y garantiza que se comprenda correctamente la necesidad antes de realizar la compra. Cada solicitud de compra debe pasar por los niveles deaprobación internos necesarios, que validan la compra y evalúan elimpacto presupuestario, la selección y aprobación de proveedores y el cumplimiento de la política interna de compras.

Cuando este proceso se automatiza mediante un software de compras, se simplifica mediante circuitos de validación que dirigen las solicitudes a cada uno de los aprobadores, y cada punto de contacto se rastrea en una pista deauditoría digital fiable.

¿Cuáles son las etapas del proceso de solicitud de compra?

¿Qué información se necesita para cumplimentar una solicitud de compra? Aunque la forma y el proceso pueden variar de una organización a otra, los elementos básicos siguen siendo los mismos.

Por lo general, una solicitud de compra debe contener la siguiente información:

• Descripción y cantidad de los bienes o servicios solicitados
• El proveedor seleccionado y sus datos de identificación
• El precio del producto o servicio solicitado
• La identidad y el departamento del comprador
• También pueden añadirse la moneda, el desglose de costes, los presupuestos recibidos y cualquier documentación de apoyo o verificación.

El proceso de solicitud suele seguir los siguientes pasos:

• El empleadocumplimenta una solicitud de compra de los bienes o servicios requeridos y la envía para su aprobación.
• La solicitud pasa por un circuito de validación, que suele comenzar con el jefe directo del empleado. Este tendrá la oportunidad de aprobarla, rechazarla o solicitar una verificación adicional.
• Si la solicitud de compra supera un nivel financiero definido en el procedimiento, puede requerir aprobaciones adicionales.

La solicitud de compra está sujeta a revisión presupuestaria y controles internos. Si se concede la aprobación, la solicitud puede convertirse en una orden de compra, que puede enviarse al proveedor para su aceptación y realización del pedido.

Ejemplo: un empleado del departamento de TI necesita comprar equipos para una nueva llegada. Puede enviar una solicitud de compra para su aprobación, que puede ir precedida de una petición de presupuesto a uno o varios proveedores para asegurarse de obtener la mejor oferta.

La solicitud puede ser rechazada o devuelta por el departamento de compras para una comprobación más detallada.

La solicitud de compra debe ser aprobada por la jerarquía antes de generar una orden de compra. El software de compras permite acceder a todos los documentos justificativos, que se centralizan y almacenan, lo que facilita enormemente el proceso de revisión y aprobación en tiempo real, al tiempo que reduce el riesgo. Las facturas de los proveedores se registran en el lugar adecuado del expediente.

Todas estas etapas del proceso de solicitud se rigen por controles internos, que orientan el comportamiento del gasto y garantizan el cumplimiento de las políticas de compra. Todas las partes interesadas participan desde el inicio del procedimiento.

¿Por qué automatizar el proceso de solicitud de compra?

Un proceso de solicitud de compra manual o en papel puede ser complejo y llevar mucho tiempo, con largos intercambios de correos electrónicos, rastros de papel o seguimiento de hojas de cálculo en varios documentos diferentes. Además, a menudo se producen retrasos y cuellos de botella en el proceso cuando los responsables de la aprobación están de vacaciones, fuera de la oficina o en otro lugar. Estas ineficiencias manuales son propensas a los errores humanos, que a menudo requieren medidas correctoras que llevan mucho tiempo o, si no se controlan, pueden aumentar los costes.

Independientemente de cómo esté organizada su operación de compra manual, en última instancia requerirá tiempo y recursos que podrían asignarse mejor.

El software de gestión de compras centraliza y agiliza los procesos de compra en todos los departamentos y servicios, conectando instantáneamente a los empleados estén donde estén.

El uso de software para validar las solicitudes de compra tiene varias ventajas:

• Rapidez: las solicitudes de compra se dirigen a los responsables de su aprobación, que reciben una notificación antes de aprobar, o no, los requisitos. Esto evita retrasos entre departamentos y agiliza todo el proceso de compra.
• Accesibilidad: el personal puede crear, enviar, revisar y aprobar solicitudes de forma instantánea desde cualquier dispositivo y lugar.
• Ahorro: las solicitudes de compra se envían automáticamente a través de circuitos de validación a los superiores o a los distintos departamentos, que validan las compras y evitan el gasto incontrolado. Con una fase previa de licitación competitiva entre varios proveedores que garantiza la compra al mejor precio y una visibilidad total de todos los gastos, los responsables de compras pueden combinar varios pedidos en uno solo con un único proveedor para generar ahorros.
• Cumplimiento de las compras: se implanta un sistema automatizado de solicitudes de compra para simplificar y hacer cumplir las políticas internas de compras.

Ventajas de un proceso automatizado de solicitud de pedidos

Aunque una solicitud de compra no es más que un formulario en línea transmitido automáticamente, también es un medio de controlar los gastos desde el principio.

Estas son algunas de las principales ventajas de automatizar el proceso de solicitud:

• Orientar a los empleados para que gasten de forma responsable
• Controlar los gastos innecesarios y no conformes
• Prevenir el fraude
• Centralizar la visibilidad y el control de las compras
• Permitir la transparencia del gasto y mejorar el seguimiento
• Apoyar el control presupuestario: con visibilidad del presupuesto en cada etapa, los responsables de la aprobación pueden revisar el impacto del gasto antes de aprobarlo y comprometerse con él.
• Compre a proveedores autorizados
• Fomentar una cultura de gasto consciente de los costes permitiendo a todos los empleados rendir cuentas de lo que gastan
• Proporcionar capacidades deanálisis y elaboración de informes para identificar oportunidades de ahorro
• Facilitar la agrupación de compras para obtener mayores descuentos y ventajas
• Reducir los costes operativos

Agilizar el proceso de solicitud de pedidos con Weproc

La gestión eficaz de los gastos comienza con un sólido proceso de requisición. Para aumentar la eficacia y el ahorro, considere la posibilidad de dar el primer paso hacia la consecución de sus objetivos de contención de costes mediante la implantación de un software de compras que sustituya las imprecisiones manuales por una eficacia de compras automatizada.

Empiece a gestionar de forma proactiva cómo compran y gastan sus empleados con un proceso de solicitud automatizado.

El software de gestión de compras de Weproc ayuda a empresas de diversos sectores a implantar procesos de compra sencillos y móviles y a reducir el gasto operativo en un 20-30%.

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Team Weproc

Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.