Los retos de la relación con los proveedores
La relación con los proveedores es una cuestión estratégica en el proceso de compra. Mantener buenas relaciones con los proveedores es una fuente de crecimiento para la empresa y una verdadera ventaja competitiva. Una buena relación con los proveedores es garantía de calidad y sinónimo de éxito para la empresa. Con vistas a mejorar la gestión de los proveedores, este artículo expone los puntos clave que hay que tener en cuenta para establecer buenas relaciones con los proveedores, así como los beneficios que aportan.
Sommaire
¿Qué es una relación con un proveedor?
Hasta hace unos años, la relación con los proveedores representaba una relación desigual entre una empresa y sus proveedores. El proveedor tenía que seguir al pie de la letra las instrucciones del cliente. Sin embargo, una relación sana debe permitir cierto grado de reciprocidad, con intereses compartidos. Como una empresa necesita proveedores para funcionar (materiales, productos…), debe establecer intercambios cordiales con sus socios. Por definición, la relación con los proveedores se refiere a la relación existente entre la empresa y sus distintos proveedores. Es una relación de confianza que puede prosperar con el tiempo, si ambas partes respetan sus compromisos. Empresa y proveedor también están vinculados por lo que está en juego financieramente al trabajar juntos.
Por eso es importante mantener una buena relación con los proveedores, para obtener ventajas competitivas a largo plazo, como condiciones de pago preferentes. Las relaciones con los proveedores son una palanca de crecimiento para la empresa, en el sentido de que permiten crear valor añadido, ahorrar tiempo y mejorar los resultados de las compras gracias a una mejor calidad de los productos. Interesarse por las relaciones con los proveedores es una estrategia para aumentar las ventas, con un sistema en el que ambas partes salen ganando. Forma parte de las buenas prácticas de gestión empresarial.
Cómo establecer relaciones con los proveedores
Para empezar con buen pie con un futuro proveedor, es importante llevar a cabo una fase de prospección que permita a la empresa identificar proveedores potenciales con los que pueda trabajar. Es lo que llamamos supplier sourcing: una estrategia de selección y mejora del conocimiento de los proveedores en función de las necesidades de la empresa. Una vez superada esta etapa, el siguiente paso es seleccionar a los proveedores estratégicos. Para ello hay que prestar atención a los niveles de calidad de los productos o servicios ofrecidos, los plazos de entrega cotizados y la distancia geográfica, por citar sólo algunos.
Una vez completados estos pasos, y si las partes implicadas encuentran puntos en común, es esencial fortalecer la relación. En otras palabras, se trata de establecer una relación de confianza que beneficie tanto a la empresa como al proveedor en cuestión. Para facilitar una relación duradera y controlada, puede merecer la pena optimizar esta relación con el proveedor con un SRM. Algunas herramientas de gestión de compras, como Weproc, ofrecen la posibilidad de centralizar toda la información en un panel de proveedores. El objetivo para la empresa es obtener una visión de conjunto, controlar a los proveedores en tiempo real y conocer mejor su perfil, gracias al acceso a los datos ya procesados.
¿Por qué crear asociaciones?
Las asociaciones mantienen una relación privilegiada, que puede ser una ventaja en el proceso de compra. Un punto importante que hay que mencionar es que una asociación influye en la eficacia global de la cadena de suministro. Las asociaciones pueden crearse gracias a intercambios transparentes y fiables entre las dos partes interesadas. Como resultado, las relaciones se vuelven más fluidas y surgen oportunidades (negociación de precios, descuentos basados en el volumen de pedidos, acuerdo sobre los plazos de pago, etc.)
¿Cómo conseguirlo?
Como ya se ha dicho, establecer una relación de confianza es la clave de una colaboración sana. Establecer una relación a lo largo del tiempo fomenta el compromiso. Manteniendo una relación cordial a lo largo de cada pedido, y respetando los acuerdos contractuales, es posible crear relaciones estables con los proveedores. Para lograrlo, la empresa necesita trabajar en colaboración con sus proveedores, basándose en el principio de reciprocidad. La empresa necesita al proveedor, del mismo modo que el proveedor necesita a la empresa para prosperar. Dado que la relación con el proveedor es una palanca de crecimiento, es importante apoyar a los proveedores para que adquieran los recursos comerciales y económicos que necesitan para evolucionar, y esto debe establecerse como un objetivo para la organización.
Los beneficios de una buena relación con los proveedores
Construir una relación equilibrada y a largo plazo con los proveedores es la clave para mejorar la función de compras de una empresa. Una buena relación con los proveedores permite estar al corriente de las tendencias del mercado y de las últimas innovaciones, así como conocer mejor a los proveedores del mercado. Por tanto, es fácil ver que la satisfacción del cliente está correlacionada con el estado de la relación con el proveedor : cuanto más sólida sea, mayor será la satisfacción del cliente. Una buena relación con los proveedores significa también respetar los plazos de entrega y de pago, para evitar la morosidad. Un proveedor moroso pone en peligro la cadena de producción de la empresa y, a la inversa, un mal pago debilita a un proveedor y altera la confianza. Establecer una carta de relaciones responsables con los proveedores es un paso en esta dirección.
En resumen, una buena gestión de las relaciones con los proveedores reduce los riesgos de éstos, como los retrasos o, peor aún, las quiebras sistémicas. También se reducen los costes, gracias al éxito de las negociaciones entre las dos partes implicadas, lo que a su vez aumenta los márgenes de la empresa. De hecho, tanto a la empresa como al proveedor les interesa establecer una relación en la que todos salgan ganando. Las ventajas competitivas resultantes son numerosas: mejor control de los costes, compras más seguras, mayores niveles de calidad. En una sociedad cada vez más competitiva, estas ventajas permiten a la empresa distinguirse de sus competidores y fidelizar su marca. Además, el tratamiento de las facturas, si se optimiza adecuadamente, puede ser una baza en las relaciones con los proveedores, sobre todo con el software SRM (Supplier Relationship Management).
Digitalización con Supplier Relationship Management
Con una solución de gestión de las relaciones con los proveedores se puede aumentar la productividad. La transparencia de los datos y el intercambio de información en tiempo real con los proveedores se ven facilitados por un software que garantiza un seguimiento óptimo del proceso de gestión. En lugar de perder muchos minutos buscando un documento específico, conciliando una factura o encontrando una referencia de producto, la información centralizada proporciona una visibilidad completa del proceso de gestión.
Pasar de un sistema tradicional al uso de una herramienta como el software de gestión de compras supone un avance tecnológico considerable para la empresa. Aunque puede resultar difícil realizar una transición digital dentro de una empresa, los beneficios económicos serán aún mayores. SRM ofrece una serie de ventajas para implantar la gestión de las relaciones con los proveedores.
- Facilita las licitaciones
- Tramitación eficaz de pedidos y facturas de proveedores
- Permite intercambios con varios proveedores
- Proporciona visibilidad sobre todos los proveedores
- Seguimiento de los proveedores en tiempo real
- Automatiza el proceso de compra
El uso de SRM requiere unos sencillos pasos para que resulte eficaz. Para obtener resultados satisfactorios y útiles para mejorar el rendimiento, es necesario desarrollar una estrategia de compras utilizando SRM, que se desarrolla en 5 etapas. El objetivo de esta estrategia es mejorar la gestión con los proveedores.
Integrar las relaciones con los proveedores en la política de RSE de una empresa
En los últimos años, las relaciones con los proveedores se han convertido en un tema de RSC para las organizaciones. En una encuesta realizada en 2019 por Bpifrance, 70 de los proveedores encuestados indicaron que sus clientes les preguntan a menudo sobre la Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Las empresas exigen cada vez más requisitos de RSC antes de cualquier colaboración con sus futuros proveedores. Atentas a su imagen de marca, las empresas han incluido prácticas de RSE en sus distintos procesos. El objetivo es mejorar la calidad de vida de todas las partes interesadas: empleados, proveedores y clientes. Se trata, por ejemplo, de respetar los plazos de pago, lo que se considera un criterio de valor para la empresa.
Del lado de los proveedores, el 61% señala que «las exigencias de RSE de sus clientes les llevan a mejorar su oferta y sus procesos», según la encuesta administrada por Bpifrance en 2019.Varias leyes han visto la luz, en particular la Ley de Modernización de la Economía de 2008, que limita los plazos de pago entre empresas a 60 días (si no se ha llegado a un acuerdo previo entre ambas partes). Una segunda ley, la Ley Sapin II, tiene por objeto «identificar los riesgos y prevenir los perjuicios graves para los derechos humanos y las libertades fundamentales, la salud y la seguridad de las personas y el medio ambiente» (artículo L225-102-4). Por último, es interesante analizar las relaciones contractuales y los compromisos sociales del proveedor. El cumplimiento de estos elementos se garantiza mediante la actualización periódica de los documentos que la empresa pueda exigir a través de su deber de vigilancia.
El módulo de gestión de proveedores de Weproc digitaliza el cumplimiento de los proveedores para facilitar la administración y garantizar que los anexos cumplen con el control de calidad de la empresa.
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