¿Qué es SRM?

Hoy en día, los proveedores desempeñan un papel vital en el desarrollo de los productos de una empresa y en sus propias operaciones. Son los pilares de la ventaja competitiva de la empresa. El aprovisionamiento, la negociación de las condiciones comerciales, los plazos de pago y entrega y la comunicación con sus proveedores, por ejemplo, son elementos que conviene tener en cuenta en una relación cliente-proveedor.

Mantener una buena relación cliente-proveedor y llegar a conocer a los proveedores con los que trabaja es esencial para hacer negocios con éxito. La gestión de las relaciones con los proveedores (SRM ) forma parte de este enfoque. Se trata de un sistema que permite a las empresas gestionar y mejorar las relaciones con sus proveedores, mejorando la comunicación y el flujo de información entre ambas partes. Este artículo explica qué es la SRM y su papel en la mejora de las relaciones con los proveedores.

SRM: Definición

Como su nombre indica, Supplier Relationship Management (SRM) es un software para gestionar las relaciones con los proveedores. En concreto, SRM implica el uso de una serie de procesos y métodos para mejorar el mecanismo de suministro. También implica el intercambio de información técnica, administrativa y financiera con los socios para mejorar la relación.

El sistema SRM se basa en las nuevas tecnologías, como las herramientas de colaboración y las aplicaciones SaaS (Software as a Service). SRM proporciona a las empresas que son clientes de un producto o servicio las herramientas que necesitan para sacar el máximo partido de sus relaciones con los proveedores. También mejora la relación entre la empresa y sus proveedores.

¿Para qué se utiliza SRM?

Dado que los proveedores son un pilar fundamental en laventaja competitiva de una empresa, es esencial para cualquier empresa que desee crecer saber elegirlos bien y mantener buenas relaciones con ellos. Es importante tener en cuenta factores como el abastecimiento, la negociación de las condiciones comerciales, los plazos de pago y entrega, la comunicación con los proveedores, etc.

El software SRM facilita la interacción entre una empresa y sus proveedores. Les permite intercambiar información y comunicarse con mayor eficacia. Para ello, el sistema recopila información, la almacena, la clasifica cuidadosamente y la actualiza continuamente. Esta información se refiere a los proveedores y socios de la empresa. Esto permite a la empresa tomar mejores decisiones a la hora de elegir proveedores para sus bienes y servicios.

Por otra parte, la información recogida por el sistema sobre las operaciones de la empresa permite a los proveedores adaptar sus servicios a las demandas y expectativas de la empresa. Para una determinada categoría de productos o servicios, la empresa puede elegir al proveedor que ofrezca el servicio que mejor responda a sus expectativas. Esto contribuye a mejorar el proceso de suministro, reducir los costes de producción, mejorar la calidad de los productos y, en última instancia, reducir el precio de venta para atraer a más clientes.

¿Quién puede utilizar SRM?

La SRM permite a las empresas elegir entre sus proveedores de bienes y servicios a los que mejor responden a sus expectativas. Se trata de alcanzar el objetivo último de cualquier empresa: maximizar los ingresos reduciendo al mismo tiempo los costes de producción. En este sentido, los programas informáticos más utilizados son los de los departamentos de compra de productos de las empresas. Sin embargo, las empresas son cada vez más conscientes de que estos departamentos dependen estrechamente de otros departamentos como ventas y diseño de productos. Por ello, los departamentos de compras colaboran con los de ventas y diseño de productos para hacer las mejores predicciones posibles sobre la demanda de los clientes, la oferta de los proveedores y la capacidad de producción de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de la SRM?

Las ventajas de la gestión de las relaciones con los proveedores son numerosas. Básicamente, el sistema ayuda a la empresa a mantener una buena relación con sus socios proveedores. Más que simplemente compartir información, le permite comunicarse con sus proveedores en torno a una metodología y una información vital, con el objetivo deadaptar sus dos servicios respectivos de la forma más eficaz posible. Una vez elaborada la estrategia, SRM le permitirá :

• mejorar la comunicación con sus distintos proveedores ;
• mejorar su conocimiento de los productos o servicios que suministra, y de la ventaja financiera que podría aportarle cada uno de sus proveedores;
• compartir su metodología y organización con sus proveedores para negociar mejores condiciones de suministro. Un proveedor que conozca bien su negocio podrá ofrecerle, sin duda, servicios más personalizados que respondan a sus expectativas;
• construya una relación comercial a largo plazo con cada uno de sus proveedores en la que todos salgan ganando.

¿Cómo funciona la SRM?

Las soluciones SRM definen la gestión de las relaciones con los clientes en 6 etapas. Estas etapas son al mismo tiempo las 6 funcionalidades que la empresa utiliza para beneficiarse del software.

Etapa 1: Diseño colaborativo

También llamada «diseño colaborativo», esta etapa consiste en que la empresa defina e introduzca en el software todo lo que necesita para su proceso de producción. Se trata de encontrar e introducir las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Qué necesito para fabricar mi producto?
• ¿Qué materias primas debo comprar para minimizar mis costes de producción?
• ¿Qué plazos de entrega puedo permitirme?
• ¿Qué características deben tener mis productos?
• ¿Cuáles son los periodos punta de mi negocio?

Paso 2: Búsqueda de proveedores

Se trata simplemente de identificar a los proveedores. En esta etapa, el software le ayuda a seleccionar a los proveedores que mejor cumplen los criterios definidos en la primera etapa. El algoritmo SRM clasifica los proveedores disponibles en función de los precios ofrecidos, los plazos de entrega y las garantías de los productos. A continuación, muestra una lista de los 3 ó 4 proveedores que mejor se ajustan a sus criterios.

Paso 3: Selección final

Esta etapa es la más importante del proceso. Es cuando la empresa realiza la elección final del proveedor. Los proveedores seleccionados en la fase de contratación envían a la empresa documentos como solicitudes de ofertas, propuestas de precios e información sobre la situación comercial del proveedor. Presentan su candidatura para obtener el contrato. La empresa tiene entonces todo lo que necesita para tomar la decisión correcta.

Fase 4: Negociación

Esta etapa consiste simplemente en formalizar la relación comercial entre la empresa y el proveedor elegido. Para ello se firma un contrato basado en los criterios de selección del proveedor.

Etapa 5: Adquisición

Es el momento en el que las dos partes negocian las bases sobre las que pretenden operar, sobre todo en lo que respecta a los aspectos logísticos de las distintas entregas, las condiciones y modalidades de pago y el proceso de ejecución de los pedidos.

Etapa 6: Evaluación del proveedor

La última etapa del proceso, y muy a menudo la más descuidada, consiste en que la empresa analice y califique la actuación de su proveedor una vez realizada la entrega. También tiene la oportunidad de enviar al proveedor propuestas para mejorar su rendimiento en otros contratos.

Una empresa que mantiene relaciones estables y fructíferas con sus proveedores se asegura de que su negocio funcione sin problemas, de que sus productos ofrezcan una buena relación calidad-precio y de que tenga una ventaja competitiva inigualable. Para lograrlo, existen varios métodos que las empresas pueden utilizar paramantener buenas relaciones con sus proveedores. Los programas informáticos de gestión representan una auténtica palanca de crecimiento en las relaciones con los proveedores. Las soluciones de gestión de las relaciones con los proveedores son precisamente una herramienta de este tipo, que permite a las empresas gestionar sus relaciones con los proveedores compartiendo información entre ambas partes.

Formar a sus equipos en el uso de SRM

La implantación de un sistema de gestión de las relaciones con los proveedores requiere un conocimiento profundo de los procesos de compra y de la gestión de proveedores. Aquí es donde entra en juego la importancia de la formación y la educación. Mediante una formación adecuada, los empleados aprenden a dominar eficazmente el SRM, lo que se traduce en una mejora de las relaciones con los proveedores.

La formación puede abarcar varios aspectos de SRM, como el uso de la interfaz del sistema, la comprensión de las diferentes funcionalidades y cómo utilizarlas para orquestar eficazmente las relaciones con los proveedores. Tomemos el ejemplo de los empleados: se les puede formar para que utilicen SRM para supervisar el rendimiento de los proveedores, gestionar contratos y pedidos y establecer una comunicación constante con ellos.

Sin embargo, la formación no debe ser algo puntual. A medida que SRM evoluciona y se introducen nuevas funcionalidades, se requiere más formación para garantizar que todos los usuarios están al día.

Integración de SRM con otros sistemas de gestión empresarial

Integrar SRM con otros sistemas de gestión puede ser un paso importante para maximizar la eficiencia de los procesos de gestión de compras y proveedores. Al fusionar SRM con sistemas como los de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o los de planificación de recursos empresariales (ERP), las empresas pueden obtener una visión más completa y coherente de sus operaciones.

Al integrar SRM con un sistema CRM, las empresas pueden alinear sus estrategias de compras y ventas. La información sobre proveedores disponible en SRM puede servir de base para las estrategias de ventas, mientras que la información sobre clientes disponible en CRM puede servir de base para las decisiones de compra.

Del mismo modo, la integración de SRM con un sistema ERP permite una mejor coordinación entre los distintos departamentos de la empresa. La información de pedidos de proveedores de SRM puede utilizarse para planificar la producción en ERP, mientras que la información de existencias de ERP puede utilizarse para tomar decisiones de compra en SRM.

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Team Weproc

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