¿Cuáles son las herramientas para una buena gestión de proveedores?

Una de las principales preocupaciones de muchas empresas es la gestión de proveedores. Los procesos de gestión de suministros suelen ser largos, engorrosos y caóticos, y más aún si hay muchas partes implicadas. Los equipos de aprovisionamiento se enfrentan a la gestión. Si su equipo pierde el tiempo luchando con complejos flujos de trabajo manuales, el software de gestión de proveedores podría ser la solución automatizada que marque la diferencia y reduzca el riesgo de los proveedores.

Hoy en día existe una amplia gama de herramientas de compras que puede poner en práctica y obtener innumerables beneficios.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es el proceso de varios pasos que consiste en iniciar y desarrollar relaciones con los proveedores de bienes y servicios. Estas relaciones son necesarias para las operaciones cotidianas y el cumplimiento de la misión de la empresa.

Desde el punto de vista del comprador, los primeros pasos en la gestión de las relaciones con los proveedores son los siguientes:

• Selección de proveedores: utilizando un perfil de riesgo potencial actualizado, calificación y segmentación en función de la categoría, ubicación y unidad de negocio.
• Evaluación del riesgo: consiste en realizar una comprobación preliminar del riesgo en función de la naturaleza de su compromiso con el proveedor.
• Negociación del contrato: consiste en establecer las condiciones y los indicadores de riesgo.
• Incorporación : con conocimiento de la evaluación de riesgos y el estado de la auditoría.
• Gestión del rendimiento y seguimiento del riesgo: utilizando una visión matricial única del proveedor y la modelización de incidentes basada en datos en tiempo real.

¿Por qué es importante la gestión de proveedores?

Toda empresa depende de sus proveedores para funcionar. Trabajar con proveedores fiables cuyos objetivos se alineen con los suyos puede ayudar a ambas partes interesadas. La gestión puede ayudar a su equipo de compras a reducir riesgos, aumentar el ahorro y obtener ventajas competitivas. Es más fácil negociar mejores condiciones contractuales para ambas empresas cuando las dos partes quieren alcanzar objetivos similares. El éxito de la gestión de proveedores no consiste sólo en la interacción social entre comprador y proveedor. Es necesario crear una relación profesional sólida. Para conseguirlo, el software de gestión de proveedores puede ser una herramienta útil para mejorar las distintas fases del proceso de compra. Es importante tener en cuenta la gestión de proveedores y cosechar los beneficios.

Identificar a sus proveedores clave puede ser un proceso complejo y laborioso. Esto es especialmente cierto en el caso de las empresas con una gran base de proveedores y/o procesos manuales. Requiere muchos recursos llevarlo a cabo sin disponer de las herramientas necesarias para apoyar el proceso. Es importante saber con quién hay que establecer relaciones sólidas. Aquí es donde entra en juego la gestión de proveedores en el proceso de compra.

¿Para qué sirven las herramientas de gestión de proveedores?

Las herramientas de gestión de proveedores ayudan a los equipos de compras a gestionar requisitos complejos de forma rápida y sencilla. Permiten al usuariomejorar las tareas y los flujos de trabajo internos. Evitan la necesidad de probar muestras individuales de cada proveedor para garantizar la conformidad y el rendimiento.

Estas herramientas utilizan la automatización para agilizar el trabajo de los departamentos de compras. Sus funciones son las siguientes:

• Emisión y aprobación de pedidos de compra
• Control del inventario;
• Integración y gestión de proveedores;
• Recepción y combinación de facturas y pedidos de compra.

5 herramientas para una buena gestión de proveedores

Las herramientas de gestión de proveedores son soluciones tecnológicas que ayudan a una empresa a gestionar eficazmente sus procesos con proveedores. He aquí algunos ejemplos.

Software SRM

Un ERP para la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) centraliza los datos de los proveedores. Esta herramienta permite seleccionar a los proveedores adecuados, examinar su rendimiento analizando los ciclos de compra de los proveedores e identificar los riesgos asociados. Ayuda a mejorar la planificación y la gestión de la colaboración con la empresa de compras. También ayuda a garantizar el cumplimiento de los proveedores, evitando así riesgos para la marca.

E-Procurement, Solicitud de pago

Es la solución para centralizar sus solicitudes en un único entorno. Este enfoque le permiteautomatizar las necesidades de aprovisionamiento de su empresa. Con esta herramienta, puede seguir el progreso de las solicitudes e integrar sus propios procesos. La contratación electrónica le permite recibir alertas e información para seguir todo el proceso de compra y entrega de sus pedidos. Este sistema está disponible en cualquier momento, lugar y dispositivo.

Subastas inversas

Las subastas inversas cubren todos los aspectos de la identificación de necesidades de aprovisionamiento. Son un tipo específico de RFQ (solicitud de oferta). En una subasta inversa, los compradores invitan a licitadores precalificados a competir por los elementos finales de un contrato. Esto estimula la competencia entre proveedores. Esto hace que el proceso de compra sea más rentable, representando alrededor del 35% del valor de los productos iniciales. La principal ventaja es que las negociaciones que podrían durar días pueden resolverse fácilmente en cuestión de minutos.

RFX, compras estratégicas

RFX es una solución modular dentro de una plataforma de contratación electrónica. Este módulo es de suma importancia para las compras estratégicas. Ayuda a las empresas a gestionar las solicitudes de presupuesto de los proveedores potenciales. Estas son las principales funciones de RFX:

• RFI -Solicitud deinformación: utilizada por los compradores para recopilar y evaluar información inicial de alto nivel sobre posibles proveedores.
• RFP -Solicitudde propuesta: los proveedores considerados cualificados en la RFI pueden ser invitados a una RFP. El comprador solicita una propuesta. Expone detalladamente lo que desea comprar y pide a los proveedores que den una respuesta detallada sobre cómo satisfaría esa necesidad.
• RFQ -Solicitudde oferta: suele ser la fase final de un proceso de contratación. El comprador negocia las condiciones finales del acuerdo, que suelen ser los precios.

Cada RFQ puede ser de «información», «precio», «propuesta» o cualquier otra oferta.

Gestión de contratos

La gestión del ciclo de vida delos contratos (CLM) es la solución tecnológica que gestiona los procesos contractuales de una organización. Abarca desde la concepción hasta la ejecución, pasando por el cumplimiento y la renovación o expiración.

Un ERP de gestión de contratos puede generar mejoras significativas en términos de reducción de costes, cumplimiento y eficacia jurídica. Podría evaluar a sus proveedores para garantizar una buena prestación de servicios y obtener importantes beneficios a largo plazo, como la reducción de costes.

Integre las herramientas de gestión de proveedores con otras plataformas empresariales

En un ecosistema empresarial en el que la interconectividad es la clave de la eficacia operativa, la integración de estas herramientas de gestión de proveedores con otros sistemas informáticos internos se convierte en un imperativo. El software de gestión de proveedores (SRM) no debe ser una isla aislada dentro de la arquitectura de TI de su empresa, sino todo lo contrario.

Su nuevo sistema de gestión de proveedores debe encajar perfectamente en el proceso existente, comunicando e intercambiando datos con ERP, CRM y plataformas de análisis de datos. Esta integración proporciona una visión unificada de las operaciones, reduce la introducción manual de datos y mejora su coherencia. También facilita la toma de decisiones estratégicas al proporcionar un análisis global del rendimiento de los proveedores en correlación con los demás indicadores de rendimiento de la empresa.

Por ejemplo, un ERP integrado con un SRM puede actualizar automáticamente los inventarios en función de las entregas de los proveedores, mientras que un CRM puede enriquecer el perfil de un proveedor con interacciones relevantes con los clientes. Esta sinergia entre sistemas garantiza una mayor capacidad de respuesta a las fluctuaciones del mercado y una mejor anticipación de las necesidades de suministro.

Ventajas de utilizar herramientas de gestión de proveedores

Las herramientas de gestión de proveedores ofrecen mejoras sustanciales en todos los procesos de aprovisionamiento. Las empresas que añaden estas soluciones a sus sistemas ERP existentes se benefician de varias maneras:

Mejor control de los proveedores

Los portales, catálogos y otras herramientas de integración de proveedores mejoran la recopilación de información y la transparencia. La creación de un panel de proveedores facilita las cosas. Permite gestionar y controlar mejor a los proveedores. El resultado son más datos para analizar, oportunidades para colaborar en nuevos productos y formas de obtener precios y condiciones óptimos con cada proveedor.

Mejora de la toma de decisiones

Al proporcionarle toda esta información y asesoramiento, las herramientas de gestión de proveedores le permiten tomar mejores decisiones para mejorar sus estrategias.

Ofertas más competitivas

Las herramientas de gestión de proveedores le dan la oportunidad de estar en contacto con un panel de proveedores que exponen sus productos. Esto le permiteobtener un mayor número de ofertas entre las que puede elegir la que más le convenga.

Mejores relaciones con los proveedores

El uso de soluciones de gestión de proveedores permite a los equipos de compras establecer relaciones de trabajo sólidas y estratégicas con sus proveedores. Esto, a su vez, mejora la cadena de suministro para lograr la máxima resistencia. Como resultado, se reducen los riesgos de los proveedores y, en la mayoría de los casos, se evitan los retrasos en los pagos y los largos plazos de entrega.

Gestión de riesgos y cumplimiento

La gestión del riesgo de los proveedores y el cumplimiento de la normativa son aspectos esenciales de la gestión de proveedores. En una época en la que las normas y los reglamentos cambian constantemente, las herramientas de gestión de proveedores deben ofrecer funciones avanzadas para evaluar y mitigar los riesgos asociados a cada socio comercial. Esto incluye la supervisión continua de los riesgos financieros, operativos, jurídicos y de reputación, así como el cumplimiento de las normas internacionales y los reglamentos del sector.

Una herramienta integrada de gestión de riesgos como Weproc puede ayudar a su empresa a identificar a los proveedores de alto riesgo, supervisar los cambios en los perfiles de riesgo y aplicar planes de acción para los riesgos emergentes. Además, puede facilitar las auditorías de proveedores y garantizar que las prácticas de la empresa se ajustan a sus normas.

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Team Weproc

Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.