¿Cómo se realiza una auditoría de proveedores?

Las auditorías de proveedores deben realizarse con la mayor regularidad posible, de 1 a 3 veces al año. Así se garantiza la calidad de sus servicios, su capacidad para responder a sus expectativas y sus precios en relación con los del mercado. Hay muchas formas de llevar a cabo una auditoría de proveedores. Sin embargo, su correcta ejecución depende ante todo de su organización. Si establece un plan de auditoría con indicadores mensurables, sus auditorías de proveedores serán mucho más fáciles de llevar a cabo. Descubra en este artículo los métodos pedagógicos que le ayudarán en esta labor y le proporcionarán las mejores prácticas para llevar a cabo una auditoría de proveedores de la mejor manera posible.

Evaluar la experiencia del proveedor

En primer lugar, para llevar a cabo con éxito una auditoría de proveedores, hay que tener en cuenta tres elementos:

• La estructura del proveedor
• Capacidades
• Conocimientos técnicos

La estructura implica conocer todos los detalles de cada proveedor. El tamaño de la empresa es un parámetro esencial. Proporciona información sobre el propietario y el tamaño de su red. De hecho, puede existir una red de subcontratistas que trabajen con su proveedor. Los compromisos y las pruebas de los mismos son esenciales para un control de calidad inteligente.

Además, al tener una idea precisa de las capacidades de sus proveedores, podrá gestionar mejor los pedidos. La capacidad de sus proveedores para responder a sus necesidades de suministro determina su capacidad para garantizar el proceso de producción de sus clientes. Lo mismo ocurre con sus conocimientos técnicos, que son la clave de su crecimiento. De hecho, un proveedor que gestiona correctamente los pedidos y los suministros desempeña un papel clave en el desarrollo de su empresa. El cumplimiento de los plazos de producción es un elemento esencial a la hora de evaluar el rendimiento del proveedor.

Garantía de calidad para los proveedores

Auditar a los proveedores le permite controlar la calidad de los servicios que presta y los productos que diseña. Por eso es vitalgarantizar la calidad del trabajo de sus proveedores. Todos los proveedores deben tener un certificado que confirme su fiabilidad. Pero no es sólo una cuestión de certificación, también hay que cuantificar la regularidad de sus entregas y el precio que cobran por cada pedido. Su política de calidad debe ser clara y transparente para sus proveedores, para que puedan estar a la altura de sus expectativas.

A menudo, un proveedor no tendrá ninguna certificación, pero tendrá referencias suficientes para garantizar que su trabajo cumple sus requisitos. Sin embargo, aún debe determinar la fiabilidad de estos proveedores y el riesgo para su capacidad de producción. También puede pedir referencias a clientes que ya hayan trabajado con estos proveedores no certificados. Por último, el auge de la tecnología digital ha creado la e-reputación. Sigue habiendo formas eficaces de conocer a sus proveedores a través de Internet.

Puntos importantes a tener en cuenta al realizar una auditoría de proveedores

A la hora de llevar a cabo una auditoría de proveedores, hay algunas cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de que su empresa funciona correctamente. No olvide nunca que la gestión de proveedores, la gestión de existencias y el aprovisionamiento son interdependientes. Garantizan el buen funcionamiento de la empresa porque aseguran la creación de productos de alta calidad.

Es imprescindible llevar a cabo una investigación incluso antes de realizar auditorías para seleccionar a los proveedores adecuados. Es muy posible preparar una lista de comprobación en la que se prioricen los puntos que deben examinarse antes de iniciar el proceso de auditoría. Este trabajo garantiza el control de los riesgos específicos de su política de compras. Compruebe la reputación del proveedor en Internet para ver si coincide con sus valores y si puede satisfacer sus necesidades. Conocer el estatus del proveedor es esencial para determinar si es un subcontratista o un actor mayoritario en su empresa. Por último, en el momento de la auditoría, conviene vigilar de cerca los movimientos del proveedor. Al fin y al cabo, la confianza no excluye el control Esto le permitirá estar seguro de su fiabilidad y de la pertinencia de sus servicios para su empresa, y solicitar medidas correctivas en caso necesario.

Utilizar las herramientas adecuadas para auditar a los proveedores

Los que utilicen programas informáticos de tratamiento de datos de proveedores podrán utilizar estas herramientas para sus próximas auditorías. En un momento en el que la centralización de datos está al alcance de todas las PYME y VSE, desmaterializar las facturas y la información de los proveedores es una forma de mejorar el rendimiento de su empresa. Facilitan la tramitación, aceleran los procesos y proporcionan las pruebas de auditoría fiables que exigen las autoridades fiscalizadoras.

La auditoría de proveedores es una operación que nunca debe tomarse a la ligera. Garantiza el crecimiento y el desarrollo de la empresa, lo que significa que cada herramienta utilizada debe adaptarse a la situación de su empresa. Por lo tanto, es preferible confiar esta tarea a proveedores de servicios externos que hayan desarrollado herramientas informáticas que respondan a estos retos. Sobre todo si su empresa aún no está acostumbrada a este tipo de prácticas.

Para lograr la conformidad durante estas auditorías de calidad, es esencial implantar buenas prácticas. El rendimiento de su empresa depende de la capacidad de sus proveedores para llevar a cabo sus tareas correctamente y garantizar que su proceso de compras se gestiona adecuadamente. Por eso Weproc es un innovador paquete de software SaaS de gestión de compras y proveedores que facilita sus informes de análisis para mejorar el rendimiento de una auditoría de calidad de proveedores.

 

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