¿Cómo puede la compra digital reducir los costes ocultos?
En los últimos años, la digitalización se ha convertido en uno de los principales objetivos de empresas de todos los tamaños y sectores. Sus efectos positivos ya no son discutibles, ya que contribuye aoptimizar los costes estructurales de una organización. La digitalización de las compras también tiene muchas ventajas, porque además de generar economías de escala, participa activamente en la reducción de los costes ocultos. Pero, ¿cuáles son? ¿Y cómo puede una solución de gestión innovadora reducir la mayoría de los costes ocultos hasta ahora insospechados?
Sommaire
Los diferentes métodos de digitalización
Antes de entrar en el meollo de la cuestión, echemos un vistazo rápido a lo que llamamos digitalización. Se trata de un método que ofrece la posibilidad de transformar un proceso o una tarea mediante una herramienta digital, con el objetivo deoptimizar la rapidez, el ahorro, la seguridad y la calidad dentro de una empresa. La tecnología digital está reconfigurando actualmente varios ámbitos. La tecnología digital no es sólo un conjunto de tecnologías, equipos y herramientas. También está cambiando nuestra forma de trabajar y colaborar.
La digitalización afecta a todos los departamentos de una empresa, ya sea muy pequeña, una PYME o una gran corporación. El uso de herramientas digitales suele darse por sentado en el departamento de comunicación, ya que es uno de los métodos utilizados por las empresas para establecer una cultura digital. Estas herramientas de comunicación pueden ser internas o externas (mensajería instantánea, blogs, sitios web, plataformas de debate interno, boletines informativos, etc.).
Además de las herramientas de comunicación, muchas empresas también utilizan la digitalización para mejorar su productividad. Las herramientas utilizadas para lograrlo varían en función del sector de actividad de cada empresa. La digitalización también se está aplicando a la gestión global de una empresa, sobre todo en términos de compras y reducción de costes. Los distintos departamentos de una empresa pueden adoptar fácilmente la digitalización para generar beneficios y mejorar la eficiencia.
Digitalización para reducir costes ocultos
Las ventajas de digitalizar las compras en una empresa son considerables. Varios expertos sostienen que la estrategia digital ayuda a optimizar los costes. De hecho, la digitalización ofrece la posibilidad deaumentar el rendimiento yla eficacia, y también revela más rápidamente la existencia de costes ocultos. En general, permite gestionar los centros de costes utilizando nuevos datos resumidos en cuadros de mando.
La transformación digital también implica la automatización de las operaciones, lo que reduce la necesidad de intervención humana y el riesgo de error. Esto significa que la empresa tendrá menos costes administrativos. También maximiza la productividad y el beneficio financiero. Los costes operativos se optimizan y, mejor aún, se reorientan, porque la transformación digital conduce a la mejora de los procesos.
La tecnología digital es también un medio excelente para que una empresa recopile fácilmente datos de sus clientes o de su cartera de proveedores. También ofrece la oportunidad de reducir los costes directos mediante la gestión de contratos. La digitalización también está cambiando la forma de realizar las transacciones. El tratamiento de las facturas de los proveedores representa un enorme campo de mejora para las empresas de gran volumen. Las compras al contado, conocidas como compras de clase C, suelen ser atractivas desde el punto de vista financiero, pero su tramitación implica costes indirectos, como el coste de hacer el pedido. Una factura por valor inferior a 100 euros es, en la mayoría de los casos, una factura con la que una empresa pierde dinero, porque los costes totales que implica su tramitación son equivalentes.
Un ejemplo concreto basado en la digitalización de las empresas
Se han realizado numerosos estudios para determinar el impacto de la digitalización de los departamentos de compras de las empresas internacionales. Este análisis ha arrojado las siguientes cifras:
- 21% de reducción de los costes laborales
- de 2 a 3 veces menoserrores en las transacciones
- Reducción del 29%del personal asignado al proceso de compra
- Doble retorno de la inversión (ROI)
Para las empresas que aún no se han digitalizado, todavía no es demasiado tarde. La gestión de transacciones en 2021 todavía está en las primeras fases de lo que el mercado tiene reservado para los próximos años. Basta con garantizar la movilización y la formación del personal, así como la transmisión de la información necesaria a cada empleado y a los socios implicados en la nueva organización, para que estos proyectos tengan el mayor éxito posible. Probar las herramientas digitales es también una etapa importante en la implantación de la digitalización, y no debe olvidaranalizar los resultados de la introducción de la transformación digital en su empresa.
La transformación digital es un proceso esencial e indispensable para controlar los principales costes de su empresa. Si no quieres gastar dinero innecesariamente con este sistema, especialmente en la gestión de compras, debes recurrir a un software de compras SaaS que ofrezca la desmaterialización paso a paso. Weproc puede ayudarle a organizar la digitalización de su empresa. Este software le ofrece soluciones en materia de gestión de compras y suministros para reducir los costes operativos yactivar las palancas que le permitirán alcanzar sus objetivos.
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