La importancia de la función de compras en una empresa

La función de compras en la empresa es un concepto emergente que no tiene más de treinta años. Esto significa que su conocimiento académico es aún relativamente joven en comparación con otros departamentos internos. Durante mucho tiempo, y todavía hoy, no se le ha dado la importancia que merece. Sin embargo, el contexto se está invirtiendo cada vez más y las compras están alcanzando el estatus que les corresponde como función estratégica. La estrategia de compras se está llevando al más alto nivel, y los departamentos de compras, por ejemplo, forman ahora parte de los comités de dirección de las grandes empresas. En las PYME, la dirección general también está prestando más atención a la gestión de las compras dentro de la empresa. Esto se debe, por una parte, a los ámbitos de productividad propuestos y, por otra, a los arsenales legislativos que se van acumulando con el tiempo: facturación electrónica, conformidad de los proveedores, normas ISO y controles de calidad. Este artículo es un alegato en favor de la función de compras en la empresa, y enumera sus ventajas, demostrando tanto su utilidad como su importancia para las estructuras de todos los sectores de actividad.

Una breve mirada a la función de compras

La función de compras en la empresa abarca todos los aspectos de la gestión de compras. Su misión principal es garantizar la correcta ejecución de todo el proceso de compra. Puede dirigirse desde un departamento de compras o desde el departamento de servicios generales. Con su amplio ámbito de actividad, vigila de cerca los costes totales generados por la política de compras de la empresa. Una buena gestión de compras garantiza la salud financiera de las organizaciones de compras. Más que limitarse a reducir los costes de las compras no relacionadas con la producción o las materias primas, la función de compras aporta una visión estratégica, supervisando la calidad de los productos y servicios adquiridos, la fiabilidad de las relaciones con los proveedores, las áreas de optimización y consolidando asociaciones estratégicas con beneficios a largo plazo.

La importancia de la función de compras es cada vez más una realidad dentro de las PYME, ya que contribuye a los resultados económicos. La atención prestada a esta función es proporcional al tamaño de la empresa. Por esta misma razón, los grupos han creado departamentos de compras.

Gestión óptima de los recursos

Una empresa no puede funcionar correctamente si no dispone de los recursos necesarios para llevar a cabo su actividad. Cuanto mayor es la oferta de productos y servicios, mayor es el número de necesidades. Por lo tanto, es necesario esforzarse por proporcionar un buen marco a través de una función de compras. Incluso para las pequeñas empresas, hay un número mínimo de medidasque deben tomarse para garantizar unas compras óptimas:

• Llevar un control de los gastos asignados a las categorías de compras y de las posibles variaciones de precios en función del contexto económico,
• Conocimiento de los parámetros de compra, como volumen, calidad, plazos de entrega, etc.
• Identificación decompetencias técnicas para identificar las palancas de optimización del proceso de compra.

Encontrar la estrategia de compras adecuada es una verdadera necesidad para cualquier empresa. Les permite dominar su entorno y responder a cualquier situación. Hay que prever una serie de riesgos, como las compras incontroladas, los gastos superiores a los previstos o, peor aún, una interrupción del suministro, como ocurrió durante la crisis sanitaria. También significa no perder de vista el mercado de proveedores y las oportunidades que ofrece a su empresa.

Esencial para el rendimiento de la empresa

Además de los criterios que se tienen en cuenta en la gestión de compras y que no afectan directamente al precio del producto o servicio adquirido, la función de compras da prioridad a la optimización de costes. Analiza tanto la composición del precio como el coste total de la compra. Esta labor es crucial, ya que permite a la empresa identificar a los proveedores y las ofertas más adecuados. Ayuda a encontrar la mejor relación calidad-precio. En un enfoque de compra responsable, analiza el impacto del proveedor según varios criterios para responder a los retos de la RSE (Responsabilidad Social Corporativa).

La función de compras también determina la política de compras, que define la línea a seguir con respecto a los intereses de la empresa. Esta dirección es importante, ya que refleja las ambiciones estratégicas de la empresa: compras sostenibles, responsabilidad social, normas ISO, etc. Es fundamental tener en cuenta que una función de compras complementaria a una función de ventas contribuye a aumentar los resultados dela empresa. Una empresa que ofrece bienes y servicios de calidad es una apuesta segura para sus clientes. Fomentar los productos de buena calidad es, por tanto, uno de los gestos promocionales más eficaces que puede hacer una empresa.

Crear las condiciones adecuadas para una buena función de compras

Para que una empresa saque el máximo partido de sus departamentos de compras, debe contar conagentes fi ables a los que confiar esta tarea. Para ello, la búsqueda de talentos debe realizarse a través de los recursos humanos. Entre los criterios que deben cumplir está la capacidad de combinar los datos disponibles para evaluar con precisión las necesidades de la empresa. Por último, es esencial que estos empleados dispongan de los datos y las herramientas que necesitan para hacer bien su trabajo. Hoy en día, es un error no aprovechar las soluciones digitales parala función de compras. Herramientas tan sencillas como las hojas de cálculo de Microsoft Word Excel ya son suficientes para las acciones básicas.

Pero estas herramientas alcanzan sus límites cuando se trata de la colaboración entre los agentes de la empresa. Si una empresa quiere crecer, no debe minimizar la importancia de su función de compras. Es algo para lo que debe desplegar los recursos necesarios. Por eso, un software de gestión de compras como Weproc le ofrece un servicio sencillo y eficaz para afrontar estos retos, con una interfaz intuitiva.

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Team Weproc

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Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.