Comment optimiser sa stratégie achat avec l’e-procurement ?

19 juillet 2021
E-procurement
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Le concept d’e-procurement a été introduit ces dernières années en conséquence logique de la transformation digitale croissante des processus internes des entreprises. L’utilisation de ce type de solution numérique permet d’améliorer la stratégie achats d’une entreprise et de viser la rentabilité. Les avantages de l’e-procurement sont nombreux et génèrent des externalités positives pour l’ensemble de l’organisation. Découvrez dans cet article de quelle manière optimiser votre stratégie d’achat avec le recours à une solution de type e-procurement.

Les besoins d’optimisation de la fonction d’achat

La fonction d’achat traditionnelle est assurée par un maximum d’actions directes d’une multitude de personnes. Accaparée par une gestion administrative chronophage, ces problèmes ne se rencontrent plus grâce à l’E-procurement. La gestion des approvisionnements est optimisée et la communication délimitée entre les bons interlocuteurs uniquement. Là où souvent vous devez vous entretenir avec vos fournisseurs pour leur indiquer vos besoins et discuter avec eux, l’approvisionnement électronique ampute ces mouvements.

La fonction d’achat comprend aussi, dans son éventail de missions, les négociations. Stratégiques, elles aboutissent à une collaboration qui pourrait être bénéfique aux deux parties concernées. Pour être bien menées, les négociations doivent être bien préparées. En termes de temps, c’est une étape du processus achat qui peut être longue, surtout s’il y a une sélection des fournisseurs multiple. Ou si cette fonction est assumée par une seule personne au sein de votre entreprise. C’est pourquoi les besoins d’optimisation sont larges et l’e-procurement représente une bonne stratégie achats.

Utiliser l’e-procurement pour trouver les meilleurs fournisseurs

L’e-procurement simplifie la tâche de vous trouver un bon fournisseur de matériaux nécessaires à votre entreprise. Qu’il s’agisse d’achats indirects ou d’achats de production, recourir à une solution d’approvisionnement de type e-procurement est une bonne stratégie. En effet, avec un logiciel e-achat, vous aurez sous les yeux une liste des professionnels qui fournissent les ressources dont vous avez besoin. Les détails essentiels concernant chaque fournisseur ainsi que leurs offres sont visibles et accessibles en toute transparence pour vos collaborateurs en seulement quelques clics.

De plus, à partir d’une sélection de produits, il est possible de les comparer simplement. Acheter le bon produit ou service au bon prix est un enjeu de taille pour les petites et moyennes entreprises. Avec un outil digital e-procurement, il est facile d’analyser et de comparer chaque proposition pour sélectionner celle qui répondra au mieux à vos besoins. Les informations essentielles comme les prix et les délais de livraison sont visibles sur les offres. Une approche fournisseur innovante est une action stratégique pour votre gestion des fournisseurs.
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L’e-procurement pour un meilleur gain de temps

Le facteur temps est d’une importance capitale pour les PME. En effet, le moindre ralentissement d’activité est susceptible d’engendrer une réduction de ses profits. C’est pourquoi elle est très tournée vers une gestion commerciale. Or, l’un des intérêts de l’e-procurement est de limiter au maximum le temps passé pour chaque étape du processus d’achat :

  • Visionner plusieurs offres en un coup d’œil,
  • Un circuit de validation digital des achats,
  • La gestion des commandes optimisée et le traitement automatisé,
  • Le rapprochement des factures fournisseurs et bons de commande plus rapide.

Ces actions qui avant nécessitaient le concours d’un nombre incalculable d’actions inefficaces et improductives peuvent maintenant se faire en l’espace de quelques secondes au moyen de l’E-procurement. Grâce à ce gain de temps, il est possible d’optimiser ensuite le processus d’achat de l’entreprise. Les achats peuvent se faire en un temps record si vous utilisez un service en ligne, ce qui est un grand avantage.

Faites des économies grâce à l’e-procurement

Un atout majeur pour la stratégie d’achat des entreprises est l’aspect financier de ce type d’outils. En effet, au-delà du gain de temps important, il limite les dépenses excessives et permet d’optimiser les dépenses engagées. À l’inverse, le procédé traditionnel de validation des commandes peut engendrer des dépenses de fonctionnement assez importantes. C’est pourquoi le coût de passation de commande est l’indicateur de gestion qui permet de mesurer efficacement la rentabilité d’un tel processus.

Cela est autant bénéfique pour le fournisseur que pour l’entreprise qui sollicite ses services. Avec l’e-procurement, il est possible de limiter au mieux les dépenses sur cet aspect en particulier. Si un budget fournitures de bureau sur une période est défini par exemple, alors il n’est pas possible de le dépasser. Autant de jalons de contrôle qui permettent d’anticiper plutôt que de réparer. Les achats de classe C sont les plus susceptibles d’entraîner des dépenses non contrôlées. Désormais grâce aux achats électroniques, cela est plus rapide et optimisé. Là où un approvisionnement classique aurait suscité des actions longues sur plusieurs jours, voire des semaines, le service en ligne d’e-procurement le permet en quelques minutes. Le gain de temps est profitable de chaque côté.

Pour l’entreprise, il s’agit de réduire au mieux la gestion des dépenses liées aux relations fournisseurs et leur administration. Avoir du recul sur les mouvements effectués et connaître les leviers de performance sont des atouts pour l’entreprise qui achète. Elle peut alors prévoir de réaliser des ventes plus rapidement et se tourner naturellement vers de nouveaux marchés.

L’e-procurement est un service qui a eu un impact fort sur le domaine des achats en entreprise. Si celle-ci utilise ce service comme il faut, elle est en mesure d’optimiser son processus d’approvisionnement de la bonne façon. Grâce à Weproc, vous pouvez avoir une meilleure compréhension de tous les aspects de l’e-procurement, et les apports pour fonction achats se feront rapidement ressentir.

 

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