Comment les nouvelles technologies améliorent-elles la fonction achat en entreprise ?

Avant l’introduction de l’e-procurement, une technologie qui centralise la gestion des approvisionnements d’une entreprise, la fonction achat était généralement gérée par papier. Avec le développement progressif des nouvelles technologies, la transformation numérique du processus d’achats a abouti à des catalogues électroniques et à des systèmes d’approvisionnement complets de bout en bout gérés uniquement en ligne. Les nouvelles technologies sont devenues un véritable facteur de succès pour les entreprises. Comment participent-elles à l’amélioration du processus achats de l’entreprise ?

Une visibilité des dépenses améliorée et coût réduit

L’utilisation de logiciels spécifiques à l’approvisionnement vous permet de structurer la gestion de dépenses fournisseurs et suivre l’ensemble des flux dans un support centralisé. Non seulement cela vous permet de réduire vos coûts, mais aussi d’avoir des informations sur vos dépenses en temps réel. Vous êtres donc mieux équipés pour anticiper la gestion des risques, veiller à la conformité des contrats et le suivi de vos fournisseurs. La productivité est de facto augmentée avec à la clé des économies supplémentaires.

Regrouper toutes les informations de votre processus d’achat au sein d’une solution centralisée facilite son exécution ainsi que l’organisation de vos équipes achats. Dématérialisation des demandes d’achats, commandes et paiements de factures fournisseurs. Vous pouvez facilement voir quels départements de votre entreprise commandent et reçoivent le plus de marchandises, s’ils respectent les budgets, exploitent bien les contrats fournisseurs…

Ces données permettent une prise de décision plus éclairée, ce qui vous garantit de garder un œil sur l’équilibre entre les besoins de votre entreprise et les dépenses engagées pour y répondre. Adopter une tech performance au sein de votre entreprise peut parfaire vos pratiques achats et générer de la valeur ajoutée dans vos processus d’approvisionnement :

• Étant donné que les outils de gestion des achats prennent en charge plusieurs devises, langues et choix logistiques, votre entreprise a la possibilité de s’approvisionner facilement en bien et en services provenant du monde entier.
• Les applications de gestion sur Internet vous connectent à des fournisseurs du monde entier et vous offrent une plus grande variété de produits, de services et de fournisseurs parmi lesquels choisir.

Une meilleure performance opérationnelle

Étant donné que les solutions technologiques d’approvisionnement permettent d’automatiser de nombreux processus internes, y compris l’évaluation des fournisseurs et le suivi des commandes d’achat, votre entreprise fonctionne plus efficacement. Au plus vous limitez l’intervention humaine dans le processus d’achat, au plus vous réduisez les erreurs qui peuvent être très coûteuses.

Au niveau de la gestion des commandes par exemple, grâce aux logiciels de gestion des achats, vous pouvez centraliser les demandes de vos clients internes, gagner du temps et mieux suivre les indicateurs de performance. Vous respectez ainsi mieux les règlements liés à la facturation. Enfin, si vous déchargez les employés de ces tâches, ils ont plus de temps pour se concentrer sur des tâches qui ne peuvent pas être automatisées, tels que la réflexion sur une politique d’achat, organiser une mise en concurrence ou la gestion des contrats après de fournisseurs stratégiques.

Flux de travail standardisé

L’utilisation de la technologie dans la fonction achat d’une entreprise produit un système qui standardise les flux de travail et une automatisation des procédures, ce qui favorise son efficacité. Le système d’achat digital permet de consulter rapidement et facilement les données dont vous avez besoin quand vous le souhaitez, qu’il s’agisse des coordonnées d’un fournisseur, d’un contrat, d’une commande ou d’une mise en concurrence avec des devis. Les transactions sont acheminées via les canaux appropriés et une approbation permet de s’assurer que les commandes sont passées auprès des bons fournisseurs, selon les conditions du contrat en vigueur, et au bon prix. Ainsi aucun achat n’est effectué hors contrat ce qui génère un double avantage : réduction des coûts et obtentions de remises de fin d’année (RFA).

Votre entreprise bénéficie aussi d’un processus simplifié avec le logiciel de gestion. Ces logiciels permettent le stockage électronique des documents, ce qui assure une meilleure tenue des processus. Le délai d’exécution de la passation de la commande est réduit, car les modèles sont réutilisables et facilement accessibles. Les contrats et les commandes sont également stockés dans le système, ainsi vous dépensez moins de temps pour trouver d’anciens documents. Cela accélère les contrôles de conformité des contrats et réduit les risques d’erreurs.

Précision des données améliorée

L’acheminement des données est rationalisé lorsqu’il est traité avec des logiciels performants, ce qui contribue à l’amélioration de votre stratégie achats. Votre référentiel de documents est bien organisé et facilement accessible. La visibilité sur vos meilleurs articles, l’administration des relations fournisseurs avec la demande de pièces complémentaire, la conformité des contrats ou encore les informations nécessaires pour vos clients internes. Centraliser les données est un enjeu et plus sécurisé qu’un stockage dans une boite mail.

Étant donné que le système d’approvisionnement garantit la transparence, vous pouvez garder une trace de qui fait quoi dans le système. Cela signifie que tout le monde est tenu responsable de ses actions et que l’intégrité des données n’est pas compromise. Une bonne gestion des achats efficace passe par une maîtrise des flux et un recul sur les mouvements. Les directions achats apprécient particulièrement l’optimisation et le suivi d’indicateurs de performance sont des bonnes pratiques achats.

Grâce à la transparence, la traçabilité est automatiquement mise en œuvre. Vous pouvez ainsi connaître toutes les actions réalisées sur la passation d’une commande. Qui a passé la demande d’achat, quel sont les approbateurs du circuit de validation et quelles décisions ont ils prise, le suivi du bon de commande fournisseur, à quelle date la commande a été officiellement passée auprès du fournisseur, l’historique de la réception… Grâce à un logiciel de gestion, assurez une durée de vie des dossiers et retrouvez vos informations a posteriori.

Un grand nombre d’entreprises adopte la technologie pour automatiser la fonction achat, ce qui apporte des bénéfices nets significatifs aux entreprises grâce à un accroissement de leur productivité, de leur visibilité et de leur rentabilité. Le logiciel d’achat Weproc permet d’augmenter l’efficacité des organisations achats et de générer des leviers de performance opérationnelle.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.