logiciel gestion achats

La gestion des achats est un enjeu stratégique pour les entreprises qui se développent et se structurent. Une mauvaise gestion des engagements peut rapidement devenir un centre de coût à part entière. Or, la transformation digitale des processus de gestion en entreprises, engagée ces dernières années, promet à la fois un gain de temps et un gain de productivité. Le processus achats mis dans son ensemble représente une succession de démarches administratives qui peuvent ralentir le fonctionnement d’une structure. Or il doit être vu comme la source de véritables opportunités stratégiques avec des bénéfices visibles. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats doit être réellement considéré pour les PME. Retrouvez dans cet article 5 bonnes raisons de mettre en place un logiciel achats dans votre organisation.

Un logiciel de gestion pour contrôler le cycle d’achat

Tout d’abord, la gestion des commandes auprès des fournisseurs nécessite une véritable attention, car elle conditionne directement la gestion financière de l’entreprise. En effet, lorsque l’on passe une commande d’achats, le portefeuille de l’entreprise est utilisé. C’est pourquoi les procédures achats sont écrites afin de préserver les intérêts de l’entreprise et s’assurer que la dépense est justifiée en répondant à un besoin précis.

Grâce à un logiciel de gestion des achats, vous avez la certitude de maîtriser vos dépenses en temps réel. Le processus d’achats est intrinsèquement collaboratif, car il rassemble plusieurs acteurs. Ainsi, un bon logiciel des achats possède un workflow de validation des commandes. De l’émission des besoins des clients internes, avec les niveaux de validation, jusqu’à la réception des factures fournisseurs, la gestion des demandes de l’entreprise doit être administrée de bout en bout sur le logiciel. Ainsi, vous pourrez identifier et retrouver tous les dossiers achats de votre organisation. Le recoupement des données s’opère ensuite avec votre gestion des fournisseurs ou votre gestion de catalogue, et vous maitriserez alors votre cycle d’achat.

Il suffit de trouver le bon logiciel d’achat pour assurer la gestion des commandes fournisseurs dans son ensemble. Celui-ci doit être impliqué dans toutes les composantes du processus d’achat et les services avec lesquels il évolue. Contrôle des budgets, gestion des contrats fournisseurs, intégration comptable… Pour être efficients, les logiciels de gestion doivent être interopérables.

Garder un œil sur le stock

En plus de contrôler le cycle d’achat, assurer une bonne gestion des stocks est également un enjeu selon la nature de votre activité. En effet, les niveaux de stock s’ils ne sont pas maîtrisés peuvent avoir un impact sur la production de votre entreprise. Notez que la maîtrise des dépenses passe par une bonne gestion des commandes. Les logiciels ERP détiennent en leur sein un module de stock souvent suffisant pour les besoins d’une PME. En revanche intégrer un module capable de déclencher une consultation ou une commande grâce à une alerte sur les stocks est une bonne pratique.

Une bonne gestion des stocks est toujours avantageuse pour une entreprise. Un logiciel dédié basé sur votre gestion de catalogue permet une évolution sereine. Vous pouvez par exemple contrôler le nombre de produits souhaités, les limites à ne pas dépasser ou encore prévoir des achats futurs. On peut dire que l’organisation de votre entreprise ainsi que la gestion des approvisionnements se feront dans de meilleures conditions grâce à un logiciel.

L’organisation des factures avec les rapports périodiques

Un logiciel de gestion pour les achats permet en même temps de bien organiser vos factures. À l’inverse d’un logiciel de comptabilité, qui intervient qu’en fin de processus, le traitement des factures est ici amélioré. Il en découle les avantages suivants :

  • Règlements fournisseurs accélérés,
  • Meilleure gestion budgétaire grâce à la visibilité sur les provisions en temps réel,
  • Rapprochement bon de commande facture rapide, voire instantané.

En effet, la vérification des factures peut se faire bien plus vite contrairement à ce que vous pouvez imaginer. Améliorer la productivité des entreprises est l’objectif de la digitalisation des processus, surtout lorsqu’ils comportent une partie administrative lourde. Recourir à un logiciel achats permet d’effectuer un contrôle efficace sur vos fournisseurs et vérifier notamment le volume de factures sur une période. La gestion des factures est un coût supplémentaire dans une organisation. Agir sur ce poste, c’est participer à la réduction des coûts de passation de la commande. Vous connaîtrez alors vos indicateurs et saurez prendre les bonnes décisions afin de ne plus se soucier de la gestion de vos achats avec les coûts cachés.

En cas de besoin, vous pouvez choisir un logiciel capable de générer des statistiques. Cela concerne principalement le côté économique de votre société. À souligner que les statistiques peuvent être remplacées par des graphiques si c’est ce qui vous convient.

Gérer facilement les offres de vos fournisseurs

Le recensement et la gestion des offres fournisseurs est un point essentiel et répond aux exigences d’un audit. Conserver les appels d’offres et l’évaluation des offres reçues est essentiel. Or la dématérialisation facilite cette tâche et assure de plus une traçabilité des actions effectuées.

À la différence d’une gestion de catalogue, vous devez garder sous la main des offres fournisseurs et être en mesure de les demander facilement au moyen d’un logiciel. Les enchères inversées font également partie des spécificités technologiques existantes avec l’avantage de vous aider à comparer toutes les offres que vous recevrez. Vous aurez alors plus de facilité à vous orienter pour la gestion de vos achats. Enfin les catalogues dits punch out proposent une méthode de gestion innovante, car les offres fournisseurs évoluent en temps réel et l’expérience achat est innovante, proche de celle d’un consommateur.

Une utilisation simple et efficace

L’optimisation des achats avec un logiciel de gestion ne s’arrête pas à ces fonctionnalités. Vous devez veiller à investir dans un produit facile à utiliser et ergonomique. L’idéal est une prise en main qui ne prend pas beaucoup de temps afin de favoriser l’adoption de vos utilisateurs. Cet aspect revêt d’une importance capitale, car elle assure la mise en œuvre réussie à court terme de la solution de gestion.

Opter pour une solution cloud est également une raison qui doit vous rassurer dans l’acquisition d’une solution logicielle. En effet, ces-dernières possèdent des avantages non négligeables comme la mise à jour sans coût supplémentaire, l’évolution du produit et enfin la connexion facilitée. En effet, le mot cloud dans le monde de l’internet signifie que le logiciel est sans installation. Les solutions récentes en sont de plus en plus pourvues et présentent des différences notables qui correspondent davantage à la gestion des PME.

Vous savez désormais que l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats peut vous offrir des avantages considérables. Pour vous aider dans cette réflexion, Weproc digitalise aujourd’hui les processus des achats de plus en plus d’entreprises et d’associations.

 

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