Gestion des achats et spend management : comment maitriser ses dépenses ?

La plupart des entreprises ont souvent du mal à maîtriser les coûts et les dépenses. En situation de crise économique ou sanitaire, leur contrôle devient un enjeu de taille. Il est donc important de connaître les bonnes méthodes pour parfaire ces processus de gestion de business spend management. Retrouvez dans cet article les pratiques qui représentent une bonne gestion de ces enjeux et optimisez la gestion des dépenses de votre organisation.

Qu’est-ce que le spend management ?

Le spend management est un outil de la gestion des achats qui consiste à administrer la gestion financière liée à la création des produits et des services de la société. En général, cette approche englobe différents processus comme l’approvisionnement, la sous-traitance, la gestion des commandes ou encore les stocks. En d’autres termes, le spend management vient rationaliser les dépenses indirectes dans chaque département de l’entreprise.

Une société qui adopte le spend management peut ainsi découvrir de nouvelles voies de développement grâce aux économies dégagées et mettre en place un processus de réduction de coûts. En effet, la plupart du temps, les dépenses s’opèrent de manière non conforme, c’est-à-dire de manière non autorisée ou non comprise dans les contrats négociés.

Cette gestion des dépenses doit être transverse et retrouver dans toutes les demandes d’achats et toutes les commandes de l’entreprise. Elle associe ensuite à ces demandes les bons catalogues produits relatifs aux accords négociés et au processus d’approvisionnement en vigueur. Son principal objectif est d’administrer les catégories de dépenses de chaque commande ou achat interne et de le rendre conforme avec les règles de l’entreprise : contrats fournisseurs, budgets et codes projets ou analytiques adéquats.

Les avantages de la maîtrise des dépenses

Avoir une vue d’ensemble sur les dépenses totales de votre entreprise est primordial pour mieux les maîtriser. À l’image du contrôle de gestion, le business spend management peut avoir des impacts considérables sur les décisions prises par une direction générale. Cette solution offre de nombreux avantages, à savoir :

• Une visibilité optimale sur la gestion des achats et les budgets utilisés
• Une diminution des risques et une réduction des coûts liés à l’approvisionnement
• Une collaboration plus efficace
• Une grande efficacité et une productivité au moyen de l’automatisation
• Une anticipation des éventuels imprévus

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Les méthodes à adopter pour un spend management efficace

La bonne maîtrise des dépenses dans la gestion des achats et le spend management requièrent un plan précis et efficace. Découvrez les bonnes pratiques pour atteindre ces objectifs :

• Digitalisation des processus

Le spend management et la maîtrise des dépenses doivent se faire par la digitalisation ou l’adoption de nouvelles technologies, que ce soit pour les processus d’achat, d’approvisionnement, de facturation, de paiement ou de gestion des fournisseurs. Après cela, il est important de centraliser ces fonctions en un seul outil de gestion disponible sur le cloud.

C’est uniquement grâce à ce procédé que vous pouvez garantir une rapidité de traitement. En effet, vous avez directement accès à toutes les données liées aux dépenses et vous pouvez les contrôler et les analyser facilement dans tous les départements de l’entreprise. Notons bien que certaines données peuvent être délicates ou sensibles. Garantir le niveau de confidentialité au cours des traitements et des tris est donc primordial. Faire appel à un logiciel de gestion est un moyen efficace pour centraliser les données des dépenses et de permettre aux différents départements d’avoir accès aux informations dont elles ont besoin à travers une interface ergonomique.

• Définition des sources de dépenses et catégorisation des dépenses

En général, les catégories de dépenses au sein d’une entreprise sont hétérogènes et diversifiés. Regrouper et interpréter ces paramètres ne sont pas à négliger et peut représenter un intérêt stratégique pour optimiser les coûts de votre chaîne d’ approvisionnement par exemple. Avec un outil digital, il est plus facile de synthétiser les données grâce le plus souvent à l’automatisation et la compilation de celles-ci. Outre le recensement, ce procédé offre la possibilité de réduire, voire de supprimer les risques de doublons. Par la suite, entreprendre la catégorisation des dépenses permet mettre en évidence les besoins réels de l’entreprise. Elle peut se réaliser avec l’aide d’une cartographie des achats et faire partie de votre politique d’achat.

• Analyse des données

Les données collectées et catégorisées passent ensuite par une analyse qui détermine, outre les dépenses répétitives, les différentes failles et anomalies. Ce procédé permet également de définir la part de chaque secteur de dépense. Il est possible de déléguer cette opération à un outil d’Intelligence Artificielle (IA), le résultat sera plus précis et plus efficace. Ou de privilégier des solutions de gestion qui possèdent des tableaux de bords.

• Mise en place d’une stratégie d’optimisation

Après avoir effectué l’analyse de données, il est ensuite conseillé de procéder à la mise en place de la bonne stratégie pour optimiser vos achats ou à rationaliser les dépenses d’entreprise. Elle est souvent suivie par une série de changements et de transformations. Pour le bien de votre structure et afin de conserver un temps d’avance face à vos concurrents.

Le spend management est souvent perçu comme une réduction de coûts, mais il vise aussi à s’assurer que les dépenses concordent avec budgets prédéfinis. Quelle que soit l’organisation de l’entreprise et son objectif, le spend management est un processus essentiel et un enjeu stratégique. Le logiciel de gestion des achats est le meilleur moyen de garantir la collecte, la consolidation et l’analyse des données en une solution unique. Weproc répond parfaitement à ce critère et a démontré sa capacité à améliorer la maîtrise des dépenses des entreprises qui lui font confiance. Plus qu’un outil digital, une aide à la décision permanente qui garantit la bonne santé financière de l’entreprise ce qui lui assure stabilité et viabilité.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.