Achats directs et indirects : Quelles sont les différences ?

Une boulangerie peut-elle produire du pain sans farine ni sel ? Ou sans appareils de cuisine, ustensiles et aménagements adaptés ?

Bien sûr que non ! Afin de gérer une entreprise prospère, vous avez besoin d’une équipe d’approvisionnement dédiée pour obtenir ces biens et services essentiels, assurer une livraison rapide et entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.

La location de bureaux, le paiement des services publics (eau, électricité, etc…) des abonnements informatiques et des services de nettoyage fait également partie de la responsabilité de l’équipe d’approvisionnement. Cependant, ces éléments relèvent d’une catégorie différente, et aujourd’hui, nous allons apprendre lequel est lequel.

Ensemble, nous allons voir les principales différences entre les achats directs et indirects, en quoi leurs stratégies diffèrent et comment contrôler les dépenses pour ces deux catégories d’achats.

Qu’est-ce qu’un achat direct ?

Prenons comme exemple une pizzeria familiale locale que vous adorez, située près de chez vous.

Quels différents produits ou services le personnel doit-il acheter pour produire cette si bonne pizza ? Ont-ils besoin de farine et de sel pour la pâte ? Qu’en est-il des tomates pour faire une sauce et différentes garnitures, comme du fromage et du pepperoni ?

Tous ces éléments sont essentiels pour faire fonctionner une pizzeria, et sans eux, le produit final n’existerait tout simplement pas et une pizzeria fermerait ses portes très bientôt.

Ainsi, ces denrées seraient classés dans les achats directs.

Un achat direct (ou achat de production), est l’achat de biens et de services directement associés à la fabrication du produit final de l’entreprise.

Prenez ces exemples :

• Une usine achetant de l’acier brut non coupé pour fabriquer des pièces de véhicules ;
• Une entreprise de plomberie achetant de nouveaux raccords à installer ;
• Un restaurant achetant des aliments crus ;
• Une boulangerie achetant de la farine pour faire du pain ;
• Une marque de mode qui s’approvisionne en tissus.

Généralement, les achats directs sont effectués en grandes quantités pour obtenir un prix de gros.

Si l’on considère la pizzeria mentionnée ci-dessus, le propriétaire (ou une équipe d’approvisionnement pour une plus grande chaîne) achèterait probablement l’équivalent d’un mois de farine, de sel et de garniture de pizza.

Avant de finaliser l’accord, ils auraient probablement reçu des offres de différents fournisseurs, dans le but d’obtenir une remise plus importante.

Pour l’achat direct, tirer le meilleur parti des matériaux d’approvisionnement, minimiser les risques et favoriser des relations à long terme avec des fournisseurs de confiance apporteront le plus de revenus et de valeur à votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un achat indirect ?

C’est là qu’interviennent les autres petites choses qui soutiennent l’entreprise : l’électricité, le transport et les fournitures de bureau sont tous nécessaires au fonctionnement d’une entreprise.

Certains employeurs fournissent même du café, de l’eau potable et des biscuits. Ces articles relèvent de l’achat indirect.

Ces produits et services ne sont pas directement liés au processus de production de l’entreprise mais le facilitent.

Et voici d’autres exemples courants :

1. Prestations externalisées : les agents de sécurité, les services de conciergerie, l’informatique et tout autre service que l’entreprise gère en externe.
2. Fournitures de bureau : ordinateurs portables, café, papier toilette, stylos et trombones.
3. Voyage et transport : frais de déplacements et de voyages d’affaires.
4. Technologie : ordinateurs, abonnements logiciels, téléphonie.
5. Services professionnels : consultants et conseillers.
6. Utilitaires : eau, électricité et entretien.
7. Marketing : publicité et réseaux sociaux.
8. Fonctions RH : recrutement et formation.
9. Installations : bureaux et laboratoires.

Comme vous pouvez le voir, il y a bien plus que les achats directs qui facilitent les opérations commerciales quotidiennes.

En fait, les dépenses indirectes s’élèvent à 50% de tous les achats de l’entreprise, et si elles sont traitées correctement, les entreprises peuvent réduire les coûts indirects de 25%.

Achats directs ou indirects : comment leurs stratégies diffèrent

La principale différence entre les achats directs et indirects réside dans la manière dont elles sont gérées et les fonctions auxquelles elles répondent.

Les achats directs se concentrent sur la sécurisation des approvisionnements de base destinés à être transformés et livrés aux clients, et les achats indirects portent sur l’achat de biens spontanés.

Et puisque les fonctions achats directs et indirects diffèrent, leur mode de fonctionnement est également différent.

Regardons de plus près comment ils fonctionnent dans différentes catégories.

Configuration organisationnelle

Les achats directs sont généralement gérés par les équipes de la chaîne d’approvisionnement, ont un budget strict et se concentrent sur des domaines de dépenses spécifiques.

Quant aux achats indirects, ils sont souvent décentralisés et sont gérés par plusieurs parties prenantes internes avec moins de rigidité, sont souvent dispatchés dans des budgets par service, et ont un processus de validation distinct.

Néanmoins, avoir des dépenses indirectes dispersées dans l’entreprise n’est pas idéal. La création d’une structure centralisée ainsi que de catégories de dépenses pour les achats indirects permet de garantir la conformité et de réduire les coûts, en particulier dans les entreprises axées sur les services où les coûts indirects sont élevés.

Gestion de la relation fournisseurs

Étant donné que les équipes d’achats directs traitent avec des fournisseurs dont les matériaux ont un impact direct sur la qualité du produit final et, par conséquent, sur la réputation et la crédibilité de l’entreprise ,la gestion de la relation fournisseur est leur priorité.

C’est pourquoi beaucoup de temps et d’efforts sont investis dans l’établissement de relations à long terme, durables et collaboratives pour assurer une chaîne d’approvisionnement stable, améliorer la qualité et améliorer l’efficacité.

En revanche, les équipes d’achats indirects se concentrent davantage sur la gestion des dépenses et la réduction des dépenses de l’entreprise, la relation avec les fournisseurs est de ce fait plus transactionnelle.

Mais ne vous méprenez pas, la relation fournisseurs du côté des achats indirects peut avoir une importance en fonction du domaine de l’entreprise.

Par exemple, une société de logiciels n’ayant que peu ou pas besoin d’achat direct peut, grâce à une gestion stratégique des fournisseurs, réduire ses frais généraux et négocier les meilleurs prix pour les services connexes.

Gestion de l’inventaire

Revenons à notre pizzeria locale.

Supposons qu’elle soit ouverte depuis 2 ans maintenant. Le propriétaire sait sûrement déjà combien de pizzas il vend par mois.

Par exemple, s’il sait qu’il vend environ 300 pizzas par mois, il calculera la quantité de farine nécessaire et en achètera suffisamment pour le mois.

Une gestion efficace des stocks et un approvisionnement direct sont interconnecté. Si une entreprise manque de matières premières, cela peut nuire considérablement à la chaîne d’approvisionnement et avoir des conséquences dévastatrices sur les résultats de l’entreprise.

Pendant ce temps, les achats indirects opèrent sur un besoin mouvant, car les coûts mensuels du café pour le personnel, l’équipement de bureau et les services ne peuvent pas être prédits avec précision à l’avance. Par conséquent, il y a peu de possibilités de planifier ou de budgétiser les dépenses indirectes.

Mesure du rendement

Étant donné que les activités d’approvisionnement pour les achats directs et indirects ne sont pas les mêmes, la mesure de leur succès est également différente.

Les équipes d’achats indirects se concentrent principalement sur le contrôle des dépenses, en veillant à ce qu’il n’y ait pas de dépenses redondantes et en s’assurant que l’entreprise ne gaspille pas d’argent sur des coûts qui ne soutiennent pas activement la croissance de l’entreprise.

C’est pourquoi ils mesurent généralement leur succès en utilisant des indicateurs, par exemple, le blocage des achats sauvages et la réduction des coûts.

D’autre part, la tâche principale des équipes d’achats directs est de répondre aux commandes des clients dans les délais et dans leur intégralité. Les gains sont aussi importants que la gestion des stocks et les indicateurs de livraison.

Par exemple, les stocks inutilisés entraînent des coûts inutiles permanents en occupant de l’espace de stockage et en immobilisant les flux de trésorerie. Pendant ce temps, les retards de livraison et les mauvaises performances des fournisseurs entraînent une incapacité à satisfaire la commande du client et, par conséquent, peuvent gravement nuire aux résultats de votre entreprise.

Ainsi, s’assurer que l’entreprise dispose des bons matériaux au bon moment est une priorité.

Impact sur les industries

Nous ne devons pas sous-estimer l’impact indirect ou direct des achats sur la réussite globale de l’entreprise.

Naturellement, comme les processus et les besoins diffèrent selon l’industrie, il en va de même pour le montant dépensé en coûts directs par rapport aux coûts indirects.

Par exemple, les dépenses directes dépassent de loin les dépenses indirectes dans les industries où les matériaux que les entreprises achètent ont un impact direct sur leur produit final, par exemple la fabrication, la construction ou la vente au détail.

De l’autre côté, les entreprises informatiques, les agences de recrutement et les entreprises de services privilégient les dépenses indirectes.

Conseils pour mieux contrôler les achats directs et indirects

Il est désormais clair que les achats indirects et directs impliquent des processus, des parties prenantes, des fonctions, des objectifs et des stratégies différentes selon le fournisseur.

Il est préférable de développer des approches et des stratégies distinctes pour ces deux types de dépenses.

Nous avons réunis quelques bon bons conseils pour augmenter la valeur des processus d’achats au sein de votre entreprise en ce qui concerne les dépenses directes et indirectes :

• Utilisez vos données pour comprendre les tendances, identifier les opportunités et développer des stratégies d’achats par catégorie.
• Consultez régulièrement vos contrats pour trouver des opportunités d’économies ou des restrictions qui augmentent les coûts ou limitent les services, telles que les frais de résiliation, les augmentations de prix automatiques ou les renouvellements de contrat.
• Travailler en étroite collaboration avec le service financier. La coopération entre les deux améliorera les rapports financiers, la planification de la demande et la prise de décision ; cela contribuera également à augmenter les économies et à renforcer les relations avec les fournisseurs.
• Suivre et mesurer les indicateurs pour améliorer la prise de décision et aligner le processus d’approvisionnement sur les objectifs, les buts et les stratégies de l’entreprise.
• Investissez dans la technologie (logiciels) pour aborder au mieux la question des achats responsables.

Un logiciel de gestion des achats vaut-il vraiment le coup ?

L’automatisation des achats offre aux équipes d’achats directs et indirects la visibilité nécessaire pour maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs, gérer les stocks et identifier les opportunités d’amélioration de l’approvisionnement et de réduction des coûts.

Voici comment améliorer vos gestion achats avec un logiciel eProcurement :

1. Fini les tâches manuelles et répétitives. Remplacez le travail fastidieux par une automatisation de processus personnalisables.
2. Oubliez les commandes Excel ou PDF. Générez automatiquement vos bons de commandes, et transmettez-les instantanément aux fournisseurs.
3. Commandez vos produits et services avec des catalogues de produits illimités pour une gestion facilitée.
4. Gagnez 90% du temps d’approbation des demandes avec des seuils d’approbation, des rappels intelligents, la possibilité de rejeter ou d’approuver de n’importe où par mail.
5. Obtenez des informations précieuses sur vos performances avec des tableaux de bord et des rapports personnalisés afin d’identifier les opportunités de réduction des coûts, de mieux prévoir les dépenses et de répondre aux besoins d’inventaire.
6. Gérez facilement les fournisseurs et les budgets à un seul et même endroit.
7. Rapprochez automatiquement vos bons de commande avec les factures fournisseurs reçues.
8. Intégrez vos données Weproc à n’importe quel système comptable ou ERP et synchronisez tous les documents et données fournisseurs.

FAQ

Les achats indirects sont-ils aussi importants que les achats directs ?

Ça dépend.

Certaines industries, comme la fabrication, la construction et la vente au détail, valorisent davantage les achats directs.

Néanmoins, les entreprises technologiques, les agences de recrutement et les entreprises qui fournissent des services professionnels peuvent donner la priorité aux achats indirects.

Pourquoi les achats indirects sont-ils importants ?

Même si cela n’en a pas l’air, les achats indirects représentent une part substantielle du budget de toute entreprise, et ont donc un impact significatif sur le succès à long terme d’une entreprise.

C’est particulièrement critique pour les entreprises à croissance rapide, qui ont plus de contrats de fournisseurs, de données et d’achats – ces coûts peuvent rapidement devenir incontrôlables à mesure que l’entreprise se développe.

Avec une bonne stratégie et un suivi précis des produits et services relevant des achats indirects, vous pourrez :

• Éliminer les achats sauvages,
• Réduire les coûts et augmenter les gains,
• Renforcer les opérations commerciales,
• Développer des relations mutuellement bénéfiques avec vos fournisseurs.

Quels sont les enjeux des achats indirects ?

Quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise, certains des défis courants que vous pouvez rencontrer lors de la gestion des achats indirects, en particulier si vous n’avez pas de logiciel de gestion des achats pour vous aider, incluent :

• Travailler avec un panel de fournisseurs conséquent,
• Peu de visibilité des processus,
• Des achats sauvages,
• Un manque de contrôle,
• Des dépenses excessives.

Conclusion

La principale différence entre les achats directs et indirects réside dans les fonctions qu’elles remplissent et les objectifs qu’elles tentent d’atteindre.

Les achats directs font référence à l’approvisionnement en matières premières qui ont un impact direct sur les revenus et le processus de production de l’entreprise, par exemple, une pizzeria achetant de la farine pour produire une pizza. Il se concentre sur le maintien des relations avec les principaux fournisseurs, l’inventaire et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Fondamentalement, vous voulez que vos fournisseurs vous fournissent des produits de la meilleure qualité à temps afin que vos clients obtiennent le meilleur service possible.

D’autre part, les achats indirects signifient l’achat de matériaux qui facilitent le processus de production et qui ne sont pas directement liés à celui-ci, par exemple, payer les services, les bureaux ou le transport. En ce qui concerne les coûts indirects, de nombreuses entreprises essaient – et doivent – réduire leurs coûts autant que possible.

Les achats directs sont plus orientés client final, tandis que les achats indirects sont orientés vers le business. Dans les deux cas, l’évaluation et l’optimisation des processus d’achats permettent d’optimiser les dépenses et d’obtenir un meilleur résultat net.

 

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