¿Cómo gestiona las compras de su empresa?
Compras permite a una empresa adquirir los bienes, productos y servicios que necesita para funcionar correctamente. Este departamento es responsable de un amplio abanico de tareas y es esencial que tenga una visión estratégica. Para que la gestión de compras sea eficaz, es necesario definir de forma precisa y correcta los productos que la empresa necesita realmente. ¿Qué se puede hacer para mejorar el rendimiento del departamento de gestión de compras?
Sommaire
Adoptar un enfoque global y estratégico
Sea cual sea el tamaño de la empresa, la gestión eficaz de las compras debe enfocarse de forma global. Esto se aplica a todos los sectores empresariales. En este sentido, la empresa debe tener visibilidad sobre todos sus gastos. Algunas empresas han optado por controlar las compras directas, pero no son necesariamente conscientes de las demás compras realizadas por sus distintos departamentos (compras indirectas, como los gastos generales). Cuando se trata de la política de compras, ahorrar puede tener un impacto significativo en los resultados de una empresa. Para muchas empresas, las compras representan más de la mitad de las ventas.
Algunas empresas sólo tienen en cuenta las compras relacionadas con la producción. Sin embargo, para ser eficaz, la gestión del gasto debe realizarse en su conjunto. Ciertos elementos, como el software utilizado para las nóminas o el proveedor de servicios encargado de elaborarlas, deben tratarse como compras y no como gastos excepcionales. Hay que hacer un seguimiento de todos los gastos incurridos (gastos bancarios, compra de servicios, etc.).
Todas las compras deben ser objeto de un análisis de costes. En el enfoque estratégico, es necesario conocer los costes generados por el acto de compra. Para visualizar el coste global, es necesario tener en cuenta los costes de adquisición, los costes de gestión de existencias y los costes de procesamiento. Tras evaluar todos estos parámetros, se puede ver que una factura de 30 euros puede «costar» a la empresa lo mismo que una factura de 30.000 euros.
Disponer de las herramientas adecuadas
Una vez delimitados los gastos e identificados los actores, es útil cartografiarlos. La cartografía de las compras facilita la visibilidad de los volúmenes de compra y de los compradores de la empresa. El objetivo principal es encontrar una herramienta que simplifique este procedimiento y garantice una mayor eficacia. Los programas informáticos de gestión, por ejemplo, son un buen medio para garantizar un buen aprovisionamiento.
Con un buen análisis de costes, será más fácil ver si las compras deben globalizarse o agruparse. Aplicando un método ABC, por ejemplo, es fácilidentificar las compras de poco valor, de clase C. También tendrá que considerar el mejor método para gestionarlas. Será la ocasión de determinar si piensa utilizar una plataforma específica o si desea agrupar las compras con otras empresas. Por otro lado, para las compras de mayor envergadura, deberá elegir cuidadosamente a su proveedor. También hay que considerar sus requisitos y si es posible desarrollar relaciones fructíferas con ellos.
Organizarse
Una vez elaborado el mapa, es esencial establecer una buena política de compras. Ésta debe determinarse en función de :
- El tamaño de la empresa,
- El contexto de la organización,
- Las necesidades de la empresa en materias primas, recursos humanos y otros costes,
- Sus ambiciones.
Tras el análisis, algunas compras pueden centralizarse en una sola persona. Esta persona negociará con un único proveedor. Una vez que la empresa disponga de una organización adecuada, podrá moverse con más soltura. También será una forma de ahorrar, ya que un pedido de gran volumenoptimizará los costes. O establecer contratos con proveedores o acuerdos marco en los que capitalizar el proceso de compra.
Revisar las relaciones con los proveedores
Gracias a la cartografía del gasto, las compras superiores a un determinado importe pueden vincularse a los proveedores estratégicos de la empresa. Es una forma de generar ahorros y producir resultados rápidos, porque el enfoque es diferente. El mapeo facilita la identificación de los proveedores más importantes. Hay que hacerse preguntas sobre la calidad de los proveedores. Será más fácil distinguir entre los proveedores que cumplen los compromisos de la empresa y los que asumen riesgos.
La gestión de las relaciones con los proveedores va más allá de la simple transacción de compra para centrarse en la creación de relaciones estratégicas a largo plazo con los proveedores clave. El objetivo es crear relaciones mutuamente beneficiosas que permitan mejorar el rendimiento de la cadena de suministro.
Adoptar la gestión de riesgos
Un aspecto crucial de la gestión de compras, pero que a menudo se pasa por alto, es la gestión de los riesgos asociados al proceso de compra. En el contexto de las compras, estos riesgos pueden proceder de diversas fuentes, como fluctuaciones de precios, problemas de calidad, retrasos en las entregas, problemas de conformidad y problemas con los proveedores.
Para gestionar estos riesgos con eficacia, es esencial identificar y evaluar los riesgos potenciales, poner en marcha estrategias para mitigarlos y supervisarlos de forma continua. Por ejemplo, para gestionar el riesgo de fluctuación de precios, una empresa puede utilizar contratos a plazo u opciones para fijar los precios por adelantado. Para gestionar el riesgo de los proveedores, puede diversificar sus fuentes de suministro para no depender de un único proveedor. Por último, puede aplicar rigurosos controles de calidad para evitar problemas de calidad.
En definitiva, una gestión eficaz del riesgo puede ayudar a una empresa a evitar sorpresas desagradables y garantizar la continuidad de sus operaciones.
Formación de equipos
Impartir formación para evitar la improvisación
Para garantizar el buen funcionamiento de su organización de compras, no debe haber lugar para la improvisación. Es importante recordar que «comprar» es una «profesión»: la profesión del comprador. Una organización adecuada para una empresa no lo será necesariamente para otra. Hay que organizar las compras en función del contexto, de la naturaleza de las compras, del sector de actividad, etc. Gracias a la formación, los equipos de gestión de compras disponen de las claves necesarias para optimizar con éxito sus departamentos.
Aprenda a utilizar las nuevas herramientas de gestión de compras
Herramientas como los sistemas de gestión de compras, las plataformas de contratación electrónica y los programas de análisis de datos pueden ayudar a automatizar los procesos de compra y proporcionar información valiosa para la toma de decisiones.
Aprendiendo a utilizar estas herramientas, los equipos pueden reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar las compras de la empresa, minimizar los errores y mejorar la trazabilidad y el control.
¿Quién debe recibir formación?
La dirección general debe tener en cuenta la naturaleza de sus compras. No existe un especialista en compras polivalente. Cada empresa puede elegir la opción que más le convenga. Algunas empresas preferirán formar a una persona responsable de difundir la cultura de compras, informar y comunicar el enfoque dentro de la empresa. Esta persona se encargará de negociar, seleccionar proveedores, etc. Otras, en cambio, formarán un grupo de compradores, porque las compras ocupan una posición especialmente estratégica en la estructura organizativa. Por último, algunas empresas dan mayor versatilidad a la función de compras, lo que requiere una gestión adicional de los riesgos.
Aplicar una política de RSE
Cada vez más empresas reconocen la importancia de la ética y la sostenibilidad en sus prácticas de compra. Esto significa que se esfuerzan por comprar productos que no sólo sean de buena calidad y a buen precio, sino que también se produzcan de forma ética y sostenible. Por ejemplo, pueden intentar trabajar con proveedores que traten a sus empleados de forma justa, minimicen su impacto en el medio ambiente o hagan una contribución positiva a su comunidad.
Para adoptar una política de compras responsable, una empresa puede tener que introducir nuevos criterios de RSE en su proceso de selección de proveedores, formar a sus empleados en estas cuestiones y supervisar y evaluar periódicamente la actuación de sus proveedores en estos aspectos. Aunque esto puede requerir una inversión inicial, cada vez se reconoce más que las compras éticas y sostenibles pueden reportar beneficios a largo plazo.
En cualquier caso, corresponde a cada empresa pensar en un enfoque adecuado a su forma de operar. Una vez establecida la fórmula adecuada, el departamento de gestión de compras dispondrá de las claves esenciales para garantizar su rendimiento. Para acceder a los datos esenciales de las compras y automatizar determinados procesos, las empresas pueden optar por un software de gestión de compras como Weproc. Esta herramienta SaaS se adapta a la organización de una empresa y completa su proceso de compras.
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