Racionalización del panel de proveedores

Es habitual escuchar a los proveedores durante las negociaciones: «El volumen de negocio es demasiado bajo para que pueda beneficiarse de mayores descuentos o tarifas más competitivas».

Sin embargo, una de las principales palancas para los compradores sigue siendo el efecto volumen. Entonces, ¿cómo explicar el tamaño de ciertos paneles?

Hay muchas razones: históricas, políticas, estratégicas, económicas, tecnológicas…

A la hora de gestionar sus relaciones con los proveedores, las empresas buscan la eficacia, y una de las primeras estrategias que se ponen en marcha es la masificación de las compras mediante la reducción del número de proveedores.

Por lo tanto, se ha hecho necesario y urgente definir la racionalización del panel de proveedores como uno de los principales ejes de la política de compras. En este artículo, conocerá la importancia, los beneficios y los pasos que hay que dar para prepararse a reducir el panel.

1 – ¿Por qué ha crecido el panel de proveedores con el tiempo?

El crecimiento de la empresa y el aumento o rotación del número de compradores en el departamento de compras ha hecho que cada vez se haga referencia a más proveedores.

Además de estos proveedores referenciados, también existen proveedores no referenciados a los que los departamentos han realizado » compras no autorizadas » , es decir, al margen de cualquier procedimiento.

2 – ¿Cuáles son los costes generados por este panel?

El aumento del número de proveedores genera automáticamente un aumento de los distintos costes administrativos asociados al panel.

• Por una parte, están los costes de gestión del panel de proveedores, estimados entre 800 y 1.000 euros, que se refieren más concretamente a los costes de inscripción de los proveedores y de actualización de la base de datos.
• Por otra parte, los costes de realización de pedidos, estimados entre 30 y 100 euros, que cubren los costes administrativos de la realización de un pedido (compras, recepción de mercancías y contabilidad de los proveedores).

La suma anual de estos costes no es desdeñable y lleva a las empresas y a sus departamentos de compras a reducir el panel de proveedores, ya que esta reducción permite reducir los costes administrativos, pero sobre todo se convierte en una verdadera palanca con los proveedores restantes.

3 – ¿Por qué reducir el panel de proveedores?

La reducción del panel de proveedores es una palanca bien conocida por los compradores. El hecho de que el importe total de las compras se reparta entre un número limitado de proveedores otorga al comprador poder de negociación, lo que generalmente se traduce en una reducción de los precios.

Más allá de estas ventajas puramente financieras, la reducción del panel de proveedores permite a los compradores gestionar mejor su carga de trabajo en el día a día, mejorando así su productividad.

Además, la optimización del panel también lleva a los proveedores a aumentar su implicación, sobre todo participando activamente en la innovación y mejorando la calidad y puntualidad de las entregas, con el objetivo de mantener las relaciones comerciales con sus clientes.

Hay que tener cuidado, sin embargo, de no reducir el panel más de lo que dicta la situación. Es importante mantener una lógica industrial y hacer agrupaciones inteligentes: por oficios, por tecnologías, etc.

Cada eliminación debe ser reflexionada y discutida: ¿por qué eliminar a un proveedor concreto? ¿Qué es lo que está en juego, las posibles ganancias, los riesgos para el futuro?

Si la reducción del panel de proveedores forma parte de la política general de la empresa, debe reflexionarse detenidamente. De hecho, esta estrategia debe contar con el apoyo de todos los agentes de la empresa, en primer lugar porque cada uno tiene un papel específico que desempeñar, pero también porque se trata de una acción a largo plazo que requiere la movilización de importantes recursos humanos.

4 – ¿Cómo reducir el panel?

Antes de entrar en materia, es importante definir algunos conceptos básicos:

¿Cuándo se incluye a un proveedor en el panel?

✅ Cuando suministran materias primas, piezas de la lista de materiales o realizan trabajos de subcontratación

✅ Cuando existe un pedido abierto y al menos una entrega al año

✅ Cuando el proveedor es externo.

Cuándo se elimina a un proveedor del panel?

✅ Cuando se ha cerrado el pedido abierto

✅ Cuando se ha realizado la última entrega

✅ Cuando se ha pagado la última factura.

Cuáles son los pasos previos a la eliminación de proveedores?

Análisis del panel: el método ABC

El método ABC(Activity Based Costing) consiste en cruzar el número de proveedores y de ventas.

Principio: este método permite medir con gran precisión los costes y el rendimiento de las compras. Existen tres tipos de compras, divididas en otros tantos segmentos:

Segmento	% de las ventas	% del número de proveedores
A	80%	20%
B	15%	20%
C	5%	60%

Identificar a los proveedores «candidatos» a la eliminación

Dos limitaciones importantes a tener en cuenta:

Medir el rendimiento del proveedor

Antes de pensar en reducir el panel de proveedores, es imperativo establecer una medición del rendimiento de los proveedores, porque sin ella se corre el riesgo de perder a los «buenos» proveedores y mantener a los «malos».

De este modo, será posible determinar con qué proveedores la empresa no desea seguir trabajando. De la pertinencia de este estudio depende el éxito de la operación.

Pero para evitar errores, es importante implicar a toda la empresa. La participación de todos es esencial, en primer lugar para recabar la mayor cantidad de información posible, pero también para legitimar la eliminación de determinados proveedores.

Se puede elaborar una lista no exhaustiva de las personas con las que hay que reunirse y de la información pertinente:

✅ Recepción / control :

• Cumplimiento de los plazos de entrega
• Conformidad de las entregas con los pedidos, etc.

✅ Calidad :

• Cumplimiento de los procedimientos
• Auditoría de los centros de producción…

✅ Operaciones :

• Problemas encontrados
• Contacto con los departamentos técnicos de los proveedores…

✅ Compras:

• Nivel de precios
• Servicios auxiliares…

✅ Contabilidad :

• Litigios en materia de facturación
• Cumplimiento de las condiciones generales de compra….

Para recopilar datos de estas distintas fuentes, puede ser conveniente agrupar a los proveedores buscando denominadores comunes:

➡ Misma tecnología (corte, inyección…),

➡ Mismos productos (fijaciones, envases, etc.),

➡ Misma aplicación

 

• El índice de dependencia delos proveedores

Cuando el nivel de dependencia de un proveedor supera el 30% , el riesgo para el proveedor es que se encuentre en una situación financiera delicada que podría llevarlo a la quiebra, sobre todo si lo elimina de su panel muy rápidamente.

En Francia, tener un nivel de dependencia del proveedor superior al 30% impone normas estrictas para eliminarlo de su panel, a menos que pueda demostrar que no cumple sus requisitos.

Evaluar la viabilidad de la retirada

La viabilidad de una retirada depende de muchos parámetros. Sin duda es imposible controlarlos todos, pero tener en cuenta el mayor número posible de elementos da una idea bastante precisa de los recursos necesarios para gestionar una retirada.

Entre estos factores figuran el número de referencias afectadas, la naturaleza específica de los productos, la necesidad de utilizar utillaje específico, la situación competitiva del mercado, etc

En conclusión, el aumento del número de proveedores se debe a la evolución de la empresa. La reducción del número de proveedores es una estrategia empresarial que presenta numerosas ventajas: beneficios financieros, mejor gestión, mayor implicación de los proveedores restantes, etc.

Para reducir eficazmente la base de proveedores, es importante seguir unos pasos previos: en primer lugar, hay que analizar la base de proveedores; a continuación, hay que identificar a los proveedores que se pueden eliminar midiendo el rendimiento y la tasa de dependencia de los proveedores; y, por último, hay que evaluar la viabilidad de eliminarlos.

Alternativamente, hay una serie de métodos y herramientas que puede utilizar para reducir con éxito su panel de proveedores.

 

¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.