¿Cómo mejorar el seguimiento de los proveedores?
Gestionar los procesos de aprovisionamiento de empresas con un gran volumen de compras es bastante difícil. Con un número considerable de socios y cifras elevadas bajo su responsabilidad, cualquier error puede causar daños considerables en la relación con el proveedor, por ejemplo. Por eso, su empresa necesita vigilar de cerca a sus proveedores utilizando un panel de proveedores.
Este seguimiento no siempre se lleva a cabo, principalmente porque los directivos no saben cómo hacerlo. La calidad de los productos entregados, los plazos de entrega, los retrasos y la proactividad del proveedor son puntos que pueden medirse y evaluarse.
Sommaire
¿Qué es el seguimiento de los proveedores?
Es una rutina de evaluaciones constantes de todos los proveedores que intervienen en su cadena de suministro. A diferencia de la gestión de existencias, este trabajo de supervisión afecta aún más al rendimiento de su empresa, porque también está vinculado a otras variables.
Un software de gestión de compras como Weproc le da visibilidad de toda esta información, en tiempo real, gracias a la existencia de un panel de proveedores personalizado.
El seguimiento de los proveedores puede variar ligeramente de una empresa a otra.
- Suele centrarse en proporcionar información oportuna y relevante sobre la relación con cada proveedor y su rendimiento.
- Permite evaluar a los proveedores. Esta evaluación suele centrarse más en la calidad de los productos y servicios suministrados, el cumplimiento de los plazos, los costes y la política de precios. Utilizando este tipo de mediciones, se crea un índice.
- Permite comparar directamente a los proveedores y estudiar su rendimiento para mejorar la empresa
La importancia de la supervisión de los proveedores
El seguimiento de tus proveedores afecta directamente a tus resultados, pero hay otras razones a tener en cuenta.
Un impacto directo en los resultados de la empresa
Los proveedores tienen un gran impacto en la entrega de los productos o servicios que su empresa proporciona a sus clientes. Si este proceso está sujeto a interferencias directas de sus materias primas y servicios contratados, su rendimiento de entrega puede verse afectado.
La capacidad de evaluar el ahorro generado en sus procesos de compra tendrá un impacto directo en la rentabilidad de su empresa. La supervisión de los proveedores también influye en el nivel de suministro. Éste no debe adolecer de falta de materiales en momentos cruciales ni de sobrecarga, pues de lo contrario podría jugar en su contra a la hora de evaluar a los proveedores.
Este examen implica analizar el ciclo de compra de los proveedores, con el fin de medir la importancia de cada uno de ellos.
Ahorrar tiempo y dinero
Evitar las no conformidades es una cuestión muy importante derivada de la supervisión de los proveedores. También se trata de reducir los fallos causados por productos defectuosos que pueden quedar sin utilizar en su empresa.
Con un mejor seguimiento, podrá garantizar una cadena de suministro fluida. Podrá ahorrar tiempo y tener menos procesos burocráticos gracias a la automatización de las facturas de los proveedores, por ejemplo. Esto evitará el trabajo repetitivo de los empleados y esfuerzos innecesarios.
Gracias a estas rutinas optimizadas, verá una mayor facilidad de gestión y una mayor agilidad a su favor. Así dispondrá de más tiempo para ocuparse de otras cuestiones importantes que normalmente pasarían a un segundo plano. Concéntrese en tareas esenciales, como una buena gestión de las relaciones con los proveedores o la negociación antes de la renovación tácita de un contrato, por ejemplo.
Análisis sencillo del rendimiento
Optimizar las rutinas y mejorar la calidad de los procesos es igual de importante. Alcanzar este mayor nivel de madurez en la relación con sus proveedores significa que a ambas partes les resultará más fácil comunicarse. Esto facilitará la relación. Se plantearán cuestiones más estratégicas en lugar de otras menos operativas.
Unas buenas relaciones proporcionarán a su empresa una métrica mucho más consistente y sólida para comparar todo tipo de proveedores. Esto significa necesariamente un poder de negociación mucho mayor para su empresa.
¿Cómo puede optimizar el seguimiento de sus proveedores?
He aquí algunos criterios que debe seguir para llevar a cabo una auditoría de proveedores, encontrar a los proveedores adecuados, supervisar el rendimiento de sus proveedores y establecer una relación de confianza:
Calidad
Es de suma importancia establecer y mantener normas de calidad alineadas entre su empresa y cada uno de sus proveedores. Para ello, es esencial supervisar la calidad de los proveedores y de los servicios que prestan. Si no se realiza este seguimiento, el proveedor no puede saber si los estándares de calidad están alineados, si la empresa está satisfecha y si existe la posibilidad de una ruptura de la relación comercial.
Un criterio de calidad muy importante que hay que controlar es el número de artículos rechazados por entrega. Este índice proporciona información sobre la preocupación del proveedor por garantizar que las entregas se realizan de acuerdo con lo solicitado por el cliente. La empresa debe fijar un estándar aceptable de problemas de calidad para cada tipo de entrega y utilizarlo para evaluar el rendimiento y la calidad de los proveedores.
Además de la supervisión, es importante dejar claras estas normas al firmar los contratos con los proveedores. Los proveedores que no cumplan las normas de calidad de la empresa deben ser sancionados, dependiendo de la magnitud de la situación. La calidad del servicio es un elemento importante a tener en cuenta en la gestión de los proveedores.
Rendimiento
Otra serie de criterios que deben presentarse son los relativos al rendimiento de las entregas. Cuando se firma un contrato, éste contiene las fechas en las que deben entregarse los productos o prestarse los servicios, y esta fecha debe cumplirse estrictamente.
Mientras tanto, las empresas suelen llevar a cabo una «desviación estándar» de las fechas de entrega, aproximadamente 1 día antes y 1 día después de la fecha fijada previamente. Esta desviación existe para permitir incidencias en la entrega, y también se establece un margen de error para la mercancía no entregada (en torno al 10% del total del pedido). Pueden ocurrir accidentes y todo tipo de sucesos. Establecer una desviación aceptable es una forma mejor de controlar el rendimiento de sus proveedores.
Controle estrictamente el respeto de las fechas y los resultados, salvaguardando al mismo tiempo un margen de error aceptable, y puntúe a cada proveedor en función de estos puntos.
Otros criterios de evaluación
También es posible evaluar el rendimiento de un proveedor en función de su posición en determinados frentes de negociación. Evalúe si el proveedor está dispuesto a reducir costes en función de sus ofertas y a flexibilizar las condiciones de pago. Esto demuestra la voluntad del proveedor de mantener una relación a largo plazo con su empresa.
Otra opción es evaluar la transparencia del proveedor. Debe facilitar datos de contacto de clientes anteriores, a los que puede pedir referencias. Esto dice mucho de la idoneidad de la empresa, y su organización sólo puede beneficiarse de llevar a cabo una auditoría exhaustiva de los proveedores con los que se asocia.
Análisis del rendimiento del proveedor
Una vez que haya evaluado el rendimiento del proveedor, le haya dado puntuaciones y haya hecho las observaciones necesarias, es importante analizar los datos. En el caso de los proveedores que prestan el mismo tipo de servicio, es interesante hacer una comparación entre las puntuaciones y las observaciones. De este modo, podrá decidir sobre la permanencia de ambas o dar preferencia a una de ellas.
Para todos los proveedores, es importante evaluar la posibilidad de mantenerlos en la empresa. Si el rendimiento de un proveedor no cumple los estándares de la empresa, merece la pena programar una reunión y revisar los términos de la colaboración, o incluso considerar la posibilidad de rescindir el contrato. Proporcionar una retroalimentación constante es la mejor forma de transmitir estas evaluaciones a los proveedores, permitiéndoles introducir mejoras en sus procesos internos y vigilar la relación con su empresa.
De este modo, es posible evitar situaciones extremas de insatisfacción entre las partes ymantener una buena relación con el proveedor. Estas evaluaciones son una forma excelente de analizar cómo funcionan los procesos de gestión de suministros de su empresa y de gestionar el riesgo de los proveedores. Puede mantener contratados a los mejores proveedores. Puede probar y optimizar continuamente los procesos y métodos de gestión.
¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.
Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.