¿Qué es Factur-X?

En su Ley de Finanzas de 2020, el Gobierno francés decidió que la facturación electrónica sería obligatoria para las transacciones B2B entre empresas francesas. La transición a la facturación electrónica se llevará a cabo gradualmente, comenzando el 1 de julio de 2024 y continuando hasta el 1 de enero de 2026, dependiendo del tamaño de la empresa en cuestión. La reforma se basa en la creación de un Portal Público de Facturación (PPF) por el que pasarán todos los flujos de facturación franceses. Sin embargo, el PPF no aceptará todos los tipos de formatos de factura. Sólo estarán autorizados los formatos XML UBL, XML CII y Factur-X, aunque será posible utilizar otros formatos, como EDI, si se trabaja con una plataforma de desmaterialización asociada (PDP).

Pero la futura implantación del llamado formato mixto de factura también está ligada a un contexto legislativo y tecnológico. En su lucha contra el fraude del IVA, las autoridades públicas siguen una política de fomento de la desmaterialización de las facturas. El paso a la factura electrónica se acelera en todo el mundo: cada año se emiten 2.500 millones de facturas entre empresas, y en 2019 se desmaterializaron 15, frente al 5% de 2015. ¡Descubre todos los entresijos en este artículo!

Cómo entender el formato Factur-X

Factur-X es un formato de factura electrónica. Como recordatorio, una factura electrónica es una factura que se crea, emite y recibe en formato electrónico. Factur-X fue creado conjuntamente por Francia y Alemania en 2017. Este formato cumple los requisitos de la norma europea EN16931 establecida por la Comisión Europea de Normalización (CEN). En Francia, fue desarrollado por el Forum national de la Facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) y su equivalente alemán, FeRD.Junto con Francia, Alemania ha desarrollado el formato híbrido ZUGFeRD 2.1 / Factur-X para que el intercambio electrónico de datos sea accesible a todas las empresas, independientemente de su tamaño o recursos potenciales. Esta norma combina los dos formatos de factura más utilizados: XML y PDF.

Gracias a su vista de información detallada y a su formato de factura estructurado, Factur-X crea valor añadido tanto para los proveedores como para los emisores de facturas

Factur-X: una mezcla de datos y tecnología

Pero, ¿qué es exactamente Factur-X?Es un archivo PDF/A-3, es decir, un formato mixto o «híbrido» que combina un formato PDF y un formato estructurado. En otras palabras, este formato se compone de :

• una factura en formato PDF legible por humanos
• un archivo de datos estructurados XML (archivo XML) que contiene los detalles de la factura.

La parte estructurada permitirá integrar automáticamente la factura en su sistema de gestión, como ERP, o en su programa de contabilidad.

Perfiles de datos de Factur-X

Para facilitar la adopción y el uso generalizado de este formato de factura electrónica, se han establecido diferentes perfiles de datos que se adaptan a distintos tamaños de empresa:

• MÍNIMO: corresponde a la extracción de los datos de cabecera y pie de página mediante OCR. Corresponde a los datos mínimos exigidos por la plataforma Chorus Pro en el marco de la factura electrónica obligatoria para los intercambios B2G en Francia.
• BASIC WL (Sin líneas): corresponde a los datos de encabezado y pie de página más utilizados por los compradores.
• BASIC: añade los datos de línea esenciales al perfil BASIC WL.
• EN 16931: incluye todos los datos enumerados en la norma semántica europea EN16931.
• EXTENDED: corresponde al perfil anterior, pero tiene en cuenta procesos comerciales más complejos (facturas con múltiples lugares de entrega, condiciones de pago específicas, plazos de pago, etc.)

Factur-X: datos que debe conocer

Para ayudar a las empresas a adaptarse a estas nuevas obligaciones de facturación, se ha desplegado un calendario de implantación progresiva entre 2024 y 2026. La facturación electrónica será obligatoria :

• 1 de julio de 2024, para las facturas recibidas, para todas lasempresas sujetas al IVA,
• 1 de julio de 2024, para la transmisión, pero sólo para las grandes empresas,
• 1 de enero de2025, para la transmisión, para las medianas empresas,
• 1 de enero de2026 , para las pequeñas y medianas empresas y las microempresas.

Por tanto, es importante anticiparse a la implantación de un programa informático de facturación electrónica. Pero igual de importante es empezar a buscar plataformas de almacenamiento para las facturas Factur-X. Como ya se ha mencionado, será obligatorio poder recibir facturas Factur-X a partir del 1 de julio de 2024.

Las ventajas del formato Factur-X

¿Por qué utilizar el formato Factur-X? El formato de factura Factur-X permite el procesamiento automatizado de sus facturas. Esto reduce el riesgo de errores y litigios, así como los costes administrativos de la gestión de facturas. Factur-X también acelera el proceso de facturación reduciendo el tiempo que se tarda en recibir y pagar las facturas, para que pueda concentrarse en tareas de mayor valor añadido. Con un proceso automatizado, Factur-X también minimiza los errores tipográficos y de otro tipo que pueden producirse durante la facturación manual, reforzando la precisión e integridad de sus datos de facturación. En conjunto, optimiza sus costes, asegura su información y mejora sus relaciones comerciales. Factur-X significa mayor productividad y rentabilidad.

¿Cómo se crea Factur-X?

Para crear un Factur-X, ahora necesita trabajar con un proveedor de servicios de desmaterialización de facturas emitidas. Después, la solución variará en función de sus capacidades internas.

Operadores de desmaterialización (DO)

Un Operador de Desmaterialización (OD) es una empresa privada que ofrece una plataforma de emisión, envío y recepción de facturas electrónicas. Actúa como intermediario entre una empresa y el Portal Público de Facturación (PPF) o la Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP). El Operador de Desmaterialización desempeña, por tanto, un papel esencial en el proceso de facturación electrónica, facilitando la gestión y transmisión de facturas en formato Factur-X. Es importante tener en cuenta que no todos los operadores que ofrecen servicios de facturación electrónica están necesariamente reconocidos como PDP por las autoridades fiscales. En consecuencia, a la hora de elegir un operador de desmaterialización, es importante comprobar su estatus y reconocimiento por parte de las autoridades fiscales.

La Plataforma de Desmaterialización Asociada (PDP)

Una Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP) es un actor clave en el proceso de facturación electrónica. Como socio privado certificado y registrado ante las autoridades fiscales, la PDP proporciona un enlace seguro entre las empresas y el gobierno. Su misión es recibir, procesar y transmitir facturas electrónicas y sus datos asociados (datos XML para Factur-X).

El PDP se encarga de convertir los documentos en los formatos electrónicos adecuados y de comprobar su conformidad. Se asegura de que toda la información necesaria, como la identidad de las partes, los importes facturados y los avisos legales, es correcta antes de transmitirlos.

En el marco de la nueva obligación de facturación electrónica, la Plataforma de Desmaterialización de Socios desempeña un papel esencial para facilitar la transmisión de facturas y datos entre las empresas, el portal público de facturación y la administración fiscal. Aunque todavía no se ha aprobado a ningún operador como PDP, el primero se anunciará en 2023.

El Portal Público de Facturación (conocido como PPF)

El portal público de facturación (PPF) es una plataforma que forma parte de la reforma de la facturación entre empresas en Francia y Europa. Se trata de una solución electrónica segura que simplifica el intercambio de facturas entre las empresas y la administración fiscal.

Como tercero público de confianza, la PPF garantiza la confidencialidad y la seguridad de los datos intercambiados. Desempeña un papel crucial en la implantación de la facturación electrónica en Francia.

El Portal Público de Facturación ofrece numerosas ventajas. Simplifica los procedimientos de facturación al ofrecer una solución electrónica fácil de usar y disponible para todos de forma gratuita. También contribuye a reducir los costes asociados a la gestión de las facturas en papel y a proteger el medio ambiente.

El PPF se desplegará a partir de julio de 2024, marcando un paso importante en la transición hacia la facturación electrónica en Francia.

Portales de proveedores para presentar facturas Factur-X

Algunos grandes grupos disponen de un portal de proveedores en el que el emisor puede presentar las facturas en formato digital (PDF simple o firmado, y formatos de imagen). EDF y los grandes grupos de construcción disponen de intranets abiertas a sus subcontratistas, en las que intercambian documentos, ofertas, presupuestos, facturas, etc.

En el lado público, Chorus Pro es un portal de servicios públicos para la presentación de facturas B2G. Este modo de funcionamiento requiere controles de autentificación de los proveedores y un tratamiento específico de los datos antes de que las facturas puedan integrarse en los sistemas contables oficiales.

Para otras empresas francesas que necesitan poder recibir y almacenar facturas en formato Factur-X, algunos programas informáticos como Weproc ofrecen un portal de proveedores que permite a todos sus proveedores presentar directamente sus facturas, que se concilian con los pedidos de compra y se almacenan directamente en el programa informático, en formato Factur-X.

¿Quién puede utilizar Factur-x?

Factur-X es un estándar de facturación electrónica para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran corporación, Factur-X está diseñado para satisfacer sus necesidades de facturación, lo que facilita su adopción.

Una de las principales ventajas de Factur-X es su flexibilidad. Ofrece diferentes perfiles, desde el mínimo, ideal para pequeñas y medianas empresas (PYME), hasta el ampliado, que ofrece una serie de funcionalidades específicas adaptadas a empresas de mayor tamaño. Todos estos perfiles cumplen la norma europea EN 16931, lo que le permite emitir facturas electrónicas válidas en toda la Unión Europea.

¿Cómo crear un sistema Factur-X?

Para la empresa que emite la factura, la implantación del formato Factur-X es sencilla. No requiere ningún cambio de software de facturación ni ninguna inversión importante.

Lo único que tiene que hacer el emisor es seguir emitiendo facturas en formato PDF, con todos los requisitos legales y comerciales habituales.

Para convertir la factura PDF a Factur-X, será necesario utilizar un intermediario o una plataforma desmaterializada que admita la conversión de PDF a formato PDF/A3. El remitente, por ejemplo, puede optar por un formato PDF/A3 firmado electrónicamente con un certificado RGS (Référence Générale de Sécurité). A continuación, la factura PDF/A3 se envía al destinatario. La información queda registrada y, de este modo, la empresa emisora se libera de la obligación de registrar una pista de auditoría fiable.

Directrices para la desmaterialización de facturas

La desmaterialización de las facturas es un proceso que debe llevarse a cabo respetando ciertas normas y procedimientos definidos por la ley. Estas normas se refieren tanto a la emisión como a la conservación de las facturas electrónicas.

A la hora de emitir facturas electrónicas, existen varias opciones. Puede optar por :

• Utilización de la firma electrónica,
• Elintercambio electrónico de datos (EDI) para el envío de facturas,
• O cualquier otra solución tecnológica que reúna los documentos necesarios como parte de la pista de auditoría fiable.

En cuanto a la conservación de las facturas, es importante tener en cuenta que las facturas electrónicas deben conservarse en un soporte informático durante tres años, y después en otro soporte durante otros tres años. En el caso de las facturas con firma electrónica, el documento original debe conservarse durante seis años. Del mismo modo, en el caso de las facturas EDI, la información debe conservarse durante seis años.

En cuanto al formato de las facturas, hay varias opciones disponibles, como PDF, EDI, escaneado, etcétera. Sin embargo, le recomendamos que deje a sus proveedores elegir el formato que más les convenga, para facilitar su implicación en el proceso de desmaterialización. Su participación es esencial para el éxito del proceso.

Elegir su programa de facturación

Para elegir el programa de facturación adecuado para Factur-X, es esencial empezar por evaluar sus necesidades específicas. ¿Cuántas facturas emite al mes? ¿Cuál es su nivel de complejidad? ¿Necesita funcionalidades específicas? Una vez que tenga una idea clara de sus necesidades, puede empezar a buscar software compatible con Factur-X. Asegúrese de que son capaces de generar facturas en este formato y de que cumplen todas las especificaciones de Factur-X.

Un buen programa de facturación debe ser fácil de usar. Debe tener una interfaz intuitiva y funciones que faciliten la recepción, el almacenamiento y la gestión de las facturas. La automatización también puede facilitar mucho la gestión de las facturas. Busque un software que ofrezca funciones de automatización, como la recepción automática de facturas o el seguimiento automático de pagos.
Weproc ofrece precisamente este tipo de funciones

Factur-x de Weproc

En Weproc, hemos integrado Factur-X en el corazón de nuestro módulo de facturación electrónica, diseñado específicamente para digitalizar las facturas de los proveedores.

Le ofrecemos una plataforma única desde la que podrá gestionar todo su proceso de compras, desde la creación de solicitudes de compra hasta la gestión de sus facturas. Con Weproc, sus facturas se concilian automáticamente con sus pedidos de compra y se almacenan en formato Factur-X, en cumplimiento de la nueva normativa. Además, nuestra plataforma le permite realizar un seguimiento de sus presupuestos en tiempo real, dándole una visibilidad completa de sus gastos.

Normativa de Factur-X

Factur-X se basa en la norma semántica EN 16931. Esta última se diseñó como norma común para Francia y Alemania, lo que convierte a Factur-X en un compromiso eficaz legible tanto por humanos como por ordenadores.

Visualmente, Factur-X se parece a un documento PDF estándar. Sin embargo, está asociado a un archivo XML que contiene todos los metadatos específicos de la factura, como el número de factura, la fecha, las identidades del remitente y el destinatario, los importes y mucho más. Todo ello en plena conformidad con las normas europeas.

Información obligatoria

Como todas las facturas, Factur-X debe incluir una serie de datosobligatorios para cumplir la normativa. Entre ellos se incluyen :

• La identidad del vendedor o prestador de servicios.
• Fecha de la factura.
• Número de identificación a efectos del IVA.
• Tipo de IVA legalmente aplicable.
• Identidad del comprador o cliente.
• Descripción y desglose de los productos y servicios prestados.
• Número de factura.
• Fecha de venta del servicio.
• Precio de lista.
• Dirección de facturación.
• Información sobre el pago.
• Importe adeudado.
• Número de pedido.
• Reducción del precio, si procede.
• Existencia y duración de la garantía legal de conformidad de dos años (para determinadas mercancías).

Estos datos son esenciales para garantizar que Factur-X cumple las normas vigentes en materia defacturación electrónica.

El formato Factur-X para PPF

El formato Factur-X es uno de los 3 formatos de base obligatorios que debe aceptar el Portal de Facturación Públicafrancés (PPF). Los otros dos son XML UBL y XML CII.

En otras palabras, sólo será posible enviar facturas en uno de estos tres formatos al PPF.

En el marco de las obligaciones de 2024, sólo se autorizarán los perfiles que figuran a continuación para el formatoFactur-X:

• BASIC WL
• BASIC
• EN 16931
• EXTENDED

En función de sus necesidades y las de sus socios, puede ser necesario optar al menos por el perfil BÁSICO, que contiene los datos esenciales de la línea.

Sanciones por incumplimiento

Es importante entender que el incumplimiento de la normativa Factur-X puede acarrear fuertes sanciones. Actualmente, la normativa prevé una multa de 15 euros por facturano conforme , con un límite de 15.000 euros al año. Además, el incumplimiento de ladeclaración electrónica puede dar lugar a una multa de 250 euros por factura , también con un límite de 15.000 euros al año. (fuente)

Pero las consecuencias financieras no acaban ahí. Con el nuevo sistema de facturación electrónica , cualquier irregularidad se hace visible inmediatamente. Esto significa que las empresas pueden ser sancionadas más fácilmente por incumplir la Ley francesa de Modernización de la Economía (LME), o por omitir algunos de los muchos detalles obligatorios en sus facturas.

Como puede ver, la amenaza de sanciones es muy real, y no debe tomarse a la ligera. Además de las multas, el incumplimiento de la normativa también puede poner a la empresa en conocimiento de las autoridades fiscales, con todas las consecuencias que ello puede acarrear. Por lo tanto , es esencial que las empresas cumplan la nueva normativa sobrefacturación electrónica.

Un gran cambio europeo

Francia, junto con Italia y Polonia, está a la cabeza de la adopción de la facturación electrónica en Europa. Varios factores impulsan esta transición:

• La lucha contra el fraude fiscal: Según un informe de la Comisión Europea, los Estados miembros de la UE perdieron 134.000 millones de euros en ingresos por IVA en 2019 debido a declaraciones parciales.
• Mejora de la competitividad empresarial: lafacturación electrónica reduce los costes de procesamiento de facturas y ayuda a combatir la morosidad.
• Simplificación de las obligaciones de información: la facturación electrónica permite precumplimentar las declaraciones de IVA.
• Gestión más eficaz de las condiciones económicas: La información en tiempo real sobre la actividad económica permite ajustar mejor la política económica a la realidad sobre el terreno.

Sin embargo, la implantación de la facturación electrónica difiere de un país a otro. En Italia y Polonia, se ha creado una plataforma única (Fattura PA y KSeF). En Francia, el enfoque es más descentralizado, con un plan director que permite integrar diferentes soluciones de mercado (DO, PPF, PDP, etc.).

Asegure sus transacciones con la facturación electrónica

La facturaciónelectrónica es una potente herramienta para reforzar la seguridad de las transacciones financieras de las empresas. Al consolidar todos los documentos administrativos en una única plataforma, ofrece una gestión más eficaz y una mayor visibilidad de las operaciones financieras. He aquí algunas ventajas clave:

• Implantación del PAF: Factur-X desempeña un papel crucial en la implantación del Rastro Fiable de Auditoría, un sistema diseñado para luchar contra el fraude fiscal. El PAF requiere una prueba de autenticidad de la factura, como un escaneado de una factura en papel o una factura en PDF, garantizando así que la factura es auténtica, inalterada y legible.
• Acceso instantáneo al historial de pagos: La facturación electrónica proporciona acceso inmediato al historial de pagos, facilitando la gestión financiera.
• Mejor visibilidad de las operaciones bancarias: La facturación electrónica ofrece a las empresas una visión clara de sus operaciones bancarias, ayudándoles a tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.

PREGUNTAS FRECUENTES

Sabemos queFactur-X puede plantear muchas preguntas. Por eso hemos recopilado aquí las preguntas más frecuentes.

¿Cómo crear una factura en formato Factur-X?

Para crear una factura en formatoFactur-X , necesitará un programa defacturación capaz de generar este tipo de formato. Este software convertirá la información de su factura en un archivo XML, que luego se adjuntará a un documento PDF. Este proceso garantiza que la factura pueda ser leída tanto por humanos como por máquinas. Es importante tener en cuenta que toda la información esencial de la factura debe incluirse en el archivo XML para garantizar el cumplimiento de las normas Factur-X.

¿Cuáles son las fechas clave de Factur-X?

La transición a Factur-X en Francia está prevista de forma gradual, según un calendario específico establecido para permitir a las empresas adaptarse a estos nuevos requisitos. He aquí las etapas clave de la implantación:

• A partir del 1 de julio de 2024, todas las empresas sujetas al IVA deberán poder recibir facturas electrónicas.
• En la misma fecha , las grandes empresas deberán empezar a emitir facturas electrónicas.
• A partir del 1 deenero de 2025 , esta obligación de emitir facturas electrónicas se extenderá a lasmedianas empresas.
• Por último, a partir del 1 deenero de 2026 , todas las pequeñas y medianas empresas, así como lasmicroempresas, también tendrán que emitir sus facturas electrónicamente.

¿Cuáles son las diferentes formas de presentar Factur-X?

Existen varias formas de presentar facturas electrónicas en formato Factur-X:

• Portal Público de Facturación (PPF): Se trata de un portal creado por el Gobierno francés que acepta facturas en formato Factur-X. Las empresas pueden cargar sus facturas en PDF una a una en el PPF , que generará un formato Factur-X a partir de su PDF utilizando un sistema OCR.
• Plataforma de Desmaterializaciónde Socios (PDP): Las empresas también pueden utilizar una PDP para depositar sus facturas. Una PDP es un operador de desmaterialización que ha sido registrado por las autoridades fiscales.
• Operadores deDesmaterialización (OD): Los OD son intermediarios que transmiten o recuperan facturas a través del PPF o PDP y luego extraen los datos.
• Portales deproveedores: Algunos grandes grupos disponen de un portal de proveedores en el que el emisor deposita sus facturas en forma de ficheros digitales.

Es importante señalar que la elección del método de depósito depende de las necesidades específicas de cada empresa.

¿Cuáles son las directrices para desmaterializar las facturas?

La desmaterialización de facturas está regulada por normas precisas para garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad.

• Elección del formato: Las facturas deben emitirse en un formato desmaterializado autorizado, comoFactur-X, UBL o CII.
• Conservación de las facturas: Las facturas electrónicas deben conservarse durante 10 años. Esta conservación debe garantizar su legibilidad e integridad durante todo este periodo.
• PAF: Para probar la autenticidad y la integridad de la factura, la empresa debe establecer una Pista de Auditoría Fiable. Esto debe permitir rastrear todas las etapas de la vida de la factura , desde su emisión hasta su archivo.
• Informaciónobligatoria: Al igual que las facturas en papel, las facturas electrónicas deben incluir cierta información obligatoria, como el número de factura, la fecha, la identidad del vendedor y el comprador, los detalles de los productos o servicios vendidos, el importe total a pagar, etc.
• Firmaelectrónica: Aunque no es obligatoria, la firma electrónica puede utilizarse para reforzar la autenticidad de la factura.

Es aconsejable recurrir a la ayuda de un operador de desmaterialización como Weproc para garantizar el cumplimiento de todas estas normas.

Factur-X: Anticiparse a la transición a la factura electrónica obligatoria

A partir de 2024, todas las empresas deberán poder recuperar y almacenar las facturas recibidas en formato Factur-X. Weproc es un software de gestión de compras que le permite seguir y gestionar sus pedidos , así como conciliar y almacenar las facturas en cada uno de sus archivos.

El portal de proveedores deWeproc le permite que todos sus proveedores envíen sus facturas directamente en formatoFactur-X. La gestión desus facturas está asegurada gracias a la conciliaciónautomatizada con los pedidos de compra , respetando al mismo tiempo el proceso defacturación.

 

 

¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.