Entender cómo funciona el circuito de aprobación de compras
El circuito de validación de las compras es un proceso que permite hacer circular un documento o una información para su aprobación por un superior, o por uno o varios empleados, con vistas a su validación completa y definitiva. Las compras forman parte integrante de su empresa, desde la expresión de la necesidad hasta la facturación. Desde la expresión de la necesidad hasta el método de pago elegido, requiere la participación de varios actores. Comprender cómo gasta dinero su empresa es tan importante como comprender cómo se generan los ingresos.
La aprobación es la etapa que certifica la conformidad de su proceso de compra. Una vez elegida una oferta, con o sin negociación, hay que presentarla a uno o varios responsables para su aprobación.
Incluso antes de aprender a establecer un circuito de aprobación de compras en su empresa, es importante comprender cómo funciona este tipo de proceso y cuáles son las diferentes etapas.
Sommaire
1 – ¿Qué es la aprobación de compras?
Proceso formal definido dentro de una empresa, la aprobación de compras es la etapa en la que se recibe el acuerdo para comprometer el pedido de compra de bienes o servicios. La conceden uno o varios miembros del personal y varía en función del tamaño del departamento o de su organización.
También se conoce como aprobación previa del gasto. Este enfoque de control interno se aplica a todos los tipos de compras y puede adaptarse a las necesidades de su empresa.
El objetivo es garantizar la trazabilidad de todos sus flujos y asegurar la visibilidad de sus operaciones. Sus compromisos se cumplen y su riesgo de compra se reduce. La confianza no excluye el control, por eso un circuito de validación adaptado beneficia a su empresa.
2 – ¿Cómo funciona el circuito de validación?
Se envía la solicitud de compra
Es la primera etapa de un buen circuito de validación. Las solicitudes de compra son esenciales, ya que permiten a sus empleados expresar detalladamente sus necesidades. Se trata de documentos en forma de pliegos de condiciones rápidos en los que se da la información principal, como la descripción, la fecha de necesidad o el departamento correspondiente.
Estas solicitudes de aprobación establecen controles proactivos previos al gasto. Esto es preferible a la validación de facturas cuando el gasto ya se ha realizado.
Nuestro consejo: Varios empleados pueden tener una necesidad similar. En este caso, al agrupar las compras, puede centralizar sus solicitudes en un único pedido. Ganará en eficacia y productividad
Se identifican los aprobadores
La cadena de aprobación se refiere a todas las partes que validan el compromiso de gasto. Formada por los responsables de la toma de decisiones, esta cadena puede variar en función de la familia de compras, el importe o el departamento de que se trate.
En general, cuanto más elevado es el importe, más larga es la lista de responsables. La estructura de aprobación se basa inicialmente en un jefe de departamento. Si el gasto es de cierta cuantía, la evaluación de la compra puede implicar también al departamento financiero o la firma del director general de la empresa.
Mediante un proceso de compra digitalizado, las etapas de aprobación se automatizan y las solicitudes de compra se dirigen automáticamente a los responsables que aprueban o rechazan la solicitud. Mejor que la validación oral o por correo electrónico, la transmisión de la información y la trazabilidad están garantizadas, lo que aumenta la eficacia de su gestión.
Nuestro consejo: es una buena idea incluir al departamento de compras en la lista de aprobaciones para comprobar que se respetan los acuerdos y contratos con los proveedores.
Niveles acordados
La mejora de su proceso pasa por una mejor administración de los parámetros de autorización. Por ejemplo, cada nivel de autorización está fijado por umbrales de gasto. Los criterios difieren de una empresa a otra: el motivo, el tipo de compra, el establecimiento o departamento, etc. Corresponde a la dirección definir estos diferentes niveles de autorización y las condiciones de aprobación.
Sus flujos de aprobación también deben tener en cuenta situaciones excepcionales, como la ausencia de un miembro del personal responsable de la validación. En este caso, su sistema debe ser ágil y la evaluación debe delegarse automáticamente en otro usuario.
¿Sabía que? El 49% de los profesionales afirma que el mayor obstáculo a su productividad es esperar a que su personal actúe.
Tramitación optimizada y trazada
El ahorro de tiempo es un valor añadido real del proceso de aprobación. Si no está persiguiendo a su personal para obtener su aprobación, ¡podrá concentrar su energía en otras tareas! Configure un modo de notificación adaptado a su estructura para las aprobaciones pendientes.
Asegúrese de que cada solicitud de compra incluye la fecha exacta de necesidad. Los plazos precisos optimizan su proceso y revisan el procedimiento para su personal y sus proveedores.
Por último, es importante hacer un seguimiento de las acciones realizadas en un expediente. Este objeto permite encontrar a los usuarios interesados en la compra y comprobar la conformidad y la aplicación de sus sistemas de organización.
En caso de auditoría, la trazabilidad de las compras permite comprobar que un proceso se sigue correctamente, o rastrear la pista de auditoría fiable (PAF) para justificar la conformidad de una compra. También es útil en caso de litigio, ya que permite rastrear todo el circuito de compra y analizar las posibles deficiencias.
Tanto si se utiliza un programa informático de gestión como Excel o el correo electrónico, es necesario conservar el acceso a los documentos utilizados y transmitidos para que los elementos del expediente estén centralizados.
Para concluir, es importante entender cómo funciona un proceso de aprobación de compras y por qué es útil en una empresa. La aprobación de las compras es una etapa del proceso de compra que constituye un control previo que compromete el pedido. Los principales objetivos de un circuito de aprobación son transmitir las solicitudes de compra, identificar a los aprobadores/actores del proceso, definir los niveles de autorización en función de los umbrales de gasto y, por último, optimizar y rastrear todo el procesamiento. La gestión de sus gastos empieza por la correcta aprobación de sus compras Descubra cómo establecer un circuito de aprobación de compras optimizado.
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