¿Por qué es importante la gestión de compras?
La gestión de compras y suministros desempeña un papel esencial en una empresa. Aunque están estrechamente entrelazados en una cadena de suministro, estos métodos de gestión son, sin embargo, diferentes y presentan sus propios retos específicos. ¿Cuáles son estos retos? ¿Cuál es laimportancia estratégica de la gestión de compras y suministros? Descubra por qué en este artículo.
Sommaire
Lo que hay que saber sobre la gestión de compras y suministros
¿En qué consiste?
Las compras son un sistema que permite a las empresas satisfacer sus necesidades de servicios o productos. Es un proceso de gestión que ayuda a mantener el buen funcionamiento de su empresa. Con este sistema, su empresa compra bienes, materias primas, etc., que luego puede almacenar, revender o procesar. A continuación, éstos pueden almacenarse, revenderse o procesarse. Para una empresa, la gestión de suministros es, por tanto, esencial.
¿Cuáles son los principales objetivos de este sistema?
Una buena gestión del aprovisionamiento reduce los costes de compra y almacenamiento, lo que permite a la empresaoptimizar sus costes yanticiparse a situaciones de exceso de existencias o de falta de existencias. En resumen, una mala gestión de los costes puede provocar gastos elevados e innecesarios.
Durante el proceso de compra, el objetivo de su organización esacceder a productos de calidad en las mejores condiciones posibles. Como resultado, podrá obtener los elementos esenciales para mejorar el valor final de sus productos y la rentabilidad de sus servicios.
¿Qué importancia tiene el proceso de adquisición?
Durante el aprovisionamiento, una organización tiene que comprometer fondos para comprar los bienes y servicios que necesita. Según las estadísticas, en 2019, las empresas gastaron el 30 % de su presupuesto en órdenes de compra que no tuvieron mayor repercusión en las compras internas. Cuanto más eficiente sea un ciclo de aprovisionamiento y más optimizado esté el proceso de compra, más efecto positivo tendrá en los resultados de la empresa.
Según una encuesta Pulse of Procurement de 2018 realizada por Zyncus, el 54 % de las empresas con una función de aprovisionamiento se centran principalmente en el ahorro de costes. Esto demuestra que una gran proporción de empresas reconoce que los métodos de aprovisionamiento anticuados generan gastos innecesarios. Prefieren centrarse en una ejecución eficiente. Un buen método de gestión de suministros y compras :
- Reducir los gastos innecesarios
- Limitará el flujo de procesos;
- Ayudar a mejorar las relaciones con los proveedores;
- Facilitar la gestión de riesgos.
Para que la cadena de suministro funcione de forma óptima, es necesario mejorar periódicamente el rendimiento de los proveedores. Por ejemplo, la empresa debe comprobar que el cumplimiento de los pedidos se ajusta a las normas elegidas. Esta evaluación facilita la identificación de los puntos fuertes y débiles de la cadena. Así será más fácilprever las nuevas necesidades y las medidas necesarias para el cambio.
Prevenir los riesgos potenciales también favorece la eficacia operativa y la rentabilidad de sus operaciones. Es una buena estrategia para anticiparse a las complicaciones del suministro y supone un incentivo para mejorar la gestión de las existencias.
Una estrategia de abastecimiento eficaz, combinada con controles de calidad periódicos , optimiza las etapas de la cadena de suministro. Es una excelente forma de ahorrar.
¿Por qué optar por un sistema automático?
Establecer una estrategia de aprovisionamiento plantea muchos retos. Sin embargo, si opta por un sistema de pedidos automatizado, podrá anticiparse a los problemas de la cadena y eliminar los errores humanos. El software de gestión de compras y suministros ayuda a simplificar el proceso de compra.
Es una solución eficaz
El software de compras es una herramienta de gestión digital rápida y precisa. Permite regular el proceso de compra de acuerdo con las normas de calidad y organización. Con esta herramienta, cada vez será menos necesario movilizar mano de obra durante el proceso de compra. Ofrece la posibilidad de generar informes detallados de los pedidos para analizar todos los costes. Los datos obtenidos en tiempo real ayudan a optimizar los niveles de existencias, garantizando una mejor organización de la cadena de suministro yevitando gastos innecesarios.
Reduce los errores humanos
Con el software de gestión de compras, el control humano se reorienta hacia los indicadores de rendimiento en lugar de hacia la gestión administrativa. Reduce considerablemente los errores operativos y mejora la consecución de los objetivos definidos por la política de compras de la empresa. La información es transparente y está centralizada, lo que facilita y agiliza el análisis y la evaluación del ciclo de compras.
Gracias a esta solución, todos los implicados en el proceso de compras se benefician de un sistema automatizado. Los datos se comparten de forma transparente entre las operaciones internas y externas, y cada una de ellas puede llevarse a cabo sin confusión. Todos los miembros del equipo tienen acceso a la misma página y a la misma información. Esto reduce el riesgo de discrepancias dentro de la cadena de suministro.
Optimiza la estrategia de gestión de suministros y compras
El software de gestión de suministros puede tener en cuenta los objetivos impuestos por la empresa. De este modo, la empresa puede alinear sus prioridades con datos cuantitativos, lo que le permiteevolucionar y tomar las decisiones estratégicas adecuadas.
La gestión de suministros y compras es un proceso que requiere precisión y recursos humanos y técnicos. Para facilitar su aplicación, puede utilizar un software de compras automatizadas como Weproc. De este modo, su organización podrá aumentar sus ahorros y beneficios.
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